BIL/1. Majlis Makan Malam Kolej Ungku Omar 2013/2014. Universiti Kebangsaan Malaysia

Transcription

1 MINIT MESYUARAT MINIT MESYUARAT BIL/1 Majlis Makan Malam Kolej Ungku Omar 2013/2014 Universiti Kebangsaan Malaysia Tarikh : 11 Disember 2014 Masa : 8.30 pm pm Tempat : Foyer Kolej Ungku Omar AGENDA PERKARA TINDAKAN/ MAKLUMAN 1.0 Mesyuarat dimulakan dengan surah Al-Fatihah Timbalan Pengarah 1 disertakan dengan kata-kata aluan oleh Ketua Pengarah dan ucapan terima kasih kepada semua ahli yang hadir. 2.0 Menetapkan tarikh dan tempat bagi program Semua Ahli Majlis Makan Malam Kolej Ungku Omar 2.1 Mesyuarat secara sebulat suara mencadangkan 17 Mei 2014 dan bersetuju dengan cadangan tersebut. 2.2 Tempat bagi program pula adalah di Dewan Tunku Abdul Razak. 2.3 Dengan tema (hitam, merah, putih). 3.0 Membentangkan gerak kerja program 3.1 Setiap ketua post membentangkan gerak - Ketua Pengarah - Ketua post kerja mengikut post masing-masing. 3.2 Ketua Pengarah memberikan komen-komen pada setiap gerak kerja yang dibentangkan agar program ini akan berjalan dengan lebih lancar. 4.0 Penutupan majlis 1.1 Majlis ditutup dengan bacaan doa. 1.2 Majlis bersurai. Semua ahli

2 Disediakan Oleh: (NOOR ATIKAH BINTI SAMSUL BAHAR) Naib Setiausaha Majlis Makan Malam, Disemak Oleh: (ILLYNA BINTI IBAHIM) Ketua Pengarah Majlis Makan Malam,

3 MINIT MESYUARAT BIL/2 Majlis Makan Malam Kolej Ungku Omar 2013/2014 Universiti Kebangsaan Malaysia Tarikh : 16 Disember 2014 Masa : 9.00 pm pm Tempat : Foyer Kolej Ungku Omar AJK Terlibat : Ketua-ketua post AGENDA PERKARA TINDAKAN/ MAKLUMAN 1.0 Mesyuarat dimulakan dengan surah Al-Fatihah Ketua Pengarah disertakan dengan kata-kata aluan oleh Pengerusi dan ucapan terima kasih kepada semua ahli yang hadir. 2.0 Membentangkan gerak kerja program Ketua-ketua post 2.1 Setiap ketua post membentangkan hasil terkini gerak kerja mengikut post masingmasing. 2.2 Ketua post Tugas-Tugas Khas dan Publisiti diminta untuk menyediakan perancangan dekorasi dewan dan keperluan yang diperlukan pada waktu program. 3.0 Alternatif mendapatkan dana bagi Ketua Pengarah menjayakan aktiviti program 3.1 Membuka satu booth permainan dart pada Hari KGV kolej. 3.2 Bercadang untuk menjual kerepek pada semua pelajar. 4.0 Bercadang membuat perkampungan pada Ketua pengarah cuti pertengahan semester 4.1 Perkampungan ini dicadangkan dibuat pada cuti pertengahan semester untuk memastikan segala persiapan yang diperlukan sehingga tibanya hari program dapat berjalan dengan lancer 5.0 Penutupan majlis 5.1 Majlis ditutup dengan bacaan doa. Semua ahli

4 5.2 Majlis bersurai. Disediakan Oleh: (NOOR ATIKAH BINTI SAMSUL BAHAR) Naib Setiausaha Majlis Makan Malam, Disemak Oleh: (ILLYNA BINTI IBRAHIM) Ketua Pengarah Majlis Makan Malam,

5 MINIT MESYUARAT BIL/3 Majlis Makan Malam Kolej Ungku Omar 2013/2014 Universiti Kebangsaan Malaysia Tarikh : 31 Mac 2014 Masa : pm pm Tempat : Foyer Kolej Ungku Omar AJK Terlibat: Ketua-ketua post AGENDA PERKARA TINDAKAN/ MAKLUMAN 1.0 Mesyuarat dimulakan dengan surah Al-Fatihah Ketua Pengarah disertakan dengan kata-kata aluan oleh Pengerusi 2.0 Membentangkan gerak kerja program 2.1 Persembahan: - Tarian - Orkestra - SEPET - Magic show (confirm) 2.2 Makanan: - Perjumpaan dengan catering - Buat perbandingan harga 2.3 Teknikal: - Penempahan di DECTAR telah diluluskan - Tempah barang-barang - Walkie talkie (8 biji) disediakan dan perlu ditambah bilangan lagi 2.4 Pemasaran - Permohonan dana kepada pelbagai pihak - Surat-menyurat telah dihantar - mendapat respon daripada Suria KLCC 2.5 Protokol - Nama pengetua kolej - Nama jaksa dan felo - Teks MC formal dan tidak formal 2.6 Publisiti - Banting - Banner Ketua post

6 - design baju - backdrop 3.0 Penutupan majlis 3.1 Majlis ditutup dengan bacaan doa. 3.2 Majlis bersurai. Semua ahli Disediakan Oleh: (NOOR ATIKAH BINTI SAMSUL BAHAR) Naib Setiausaha Majlis Makan Malam, Disemak Oleh: (ILLYNA BINTI IBRAHIM) Ketua Pengarah Majlis Makan Malam,

7 MINIT MESYUARAT BIL/4 Majlis Makan Malam Kolej Ungku Omar 2013/2014 Universiti Kebangsaan Malaysia Tarikh : 10 April 2014 Masa : 9.00 pm pm Tempat : Bilik Mesyuarat Kolej Ungku Omar Bersama: Felo AJK Terlibat : Ketua Post AGENDA PERKARA TINDAKAN/ MAKLUMAN 1.0 Mesyuarat dimulakan dengan surah Al-Fatihah Ketua Pengarah disertakan dengan kata-kata aluan oleh Pengerusi dan ucapan terima kasih kepada semua ahli yang hadir. 2.0 Membentangkan perkembangan gerak kerja program 2.7 Bendahari - Pembentangan duit diperuntukkan untuk setiap post. Ketua-ketua post - Bajet = RM Duit teresedia = RM Duit diperlukan = RM Cenderamata = RM Teknikal = RM TTK = RM700 - Persembahan = RM Protokol/Program = RM Program - Peruntukan buku program kolej - Sentiasa update perkembangan semasa tentang dewan dan barangan - Aturcara program i- Rehearsal untuk semua acara akan dibuat

8 pada waktu tengah hari atau malam sebelum kejadian ii- Pembukaan meja pendaftaran ii- Design buku program untuk VVIP dan pelajar 2.9 Persembahan - Teater muzikal (SEPET) - Orkestra - Magic show (UITM Shah Alam) - Persembahan pembukaan 2.10 Protokol - MC formal - MC tidak formal yang pandai menarik hati penonton - Jaga kebersihan, keberadaan barang-barang di dalam dewan - Teks ucapan - Kad jemputan (surat iringan), kad jemputan, dan surat maklum balas - Meja VVIP, felo, staff, mantan jaksa, pengetua 2.11 Pemasaran - Sponsor dari SBU (shawl) -7 anugerah - sponsor dari Suria KLCC- tote bag 2.12 Publisiti dan Multimedia - Mereka banner, banting, nametag, - Mereka design baju AJK - Backdrop stage - Saiz backdrop DECTAR - Survei tempahan untuk banner 2.13 Cenderamata - Anugerah khas - Hadiah i- Hamper untuk acara tidak rasmi ii- Sijil - Anugerah Pengetua - Individu i- Plak ii- Sijil - Sijil i- CGPA cemerlang ii- Kecemerlangan dalam akademik dan ko-kurikulum - Cenderamata untuk VVIP - Lucky draw i- 10 orang ii- Meja 2.14 Teknologi dan dokumentari - Camera (cukup) - Video camera

9 - Live video camera (DECTAR) = RM900 - Muzik - Gambaran video montaj - Video Anugerah 2.15 Teknikal - 2 minggu sebelum untuk baranganbarangan teknikal - Camera - Walkie talkie 2.16 Jamuan - Kad Menu - Catering - Surat Perjanjian - Makanan-makanan runcit untuk meja VVIP dan pelajar - Pelayan untuk VVIP dan pelajar 2.17 TTK - Perhiasan dewan (pentas) - Sketching backdrop - photo booth & candy booth 3.0 Makluman kepada semua ahli 3.1 Minta duit daripada kolej - Duit makan - 3 quotation (caterer) - Bila dapat persetujuan akan dapat pesanan rasmi (post makanan) - Bayaran-bayaran lain untuk makanan, cenderahati dan publisiti (banner) 3.3 Duit tajaan - Mohon untuk program (bawa kertas kerja) 4.0 Penutupan majlis 4.1 Majlis ditutup dengan bacaan doa. 4.2 Majlis bersurai. Ketua Pengarah Semua ahli Disediakan Oleh: Disemak Oleh: (NOOR ATIKAH BINTI SAMSUL BAHAR) (ILLYNA BINTI IBRAHIM) Naib Setiausaha Majlis Makan Malam, Ketua Pengarah Majlis Makan Malam,

10 MINIT MESYUARAT BIL/5 Majlis Makan Malam Kolej Ungku Omar 2013/2014 Universiti Kebangsaan Malaysia Tarikh : 11 April 2014 Masa : 9.00 pm pm Tempat : Foyer Kolej Ungku Omar AGENDA PERKARA TINDAKAN/ MAKLUMAN 1.0 Mesyuarat dimulakan dengan surah Al-Fatihah Ketua Pengarah disertakan dengan kata-kata aluan oleh Pengerusi dan ucapan terima kasih kepada semua ahli yang hadir. 2.0 Makluman kepada semua ahli Ketua Pengarah 2.18 Tiada lagi keluar masuk ahli Pertukaran tarikh ke 24 Mei Sebanyak (80 buah) buah meja di DECTAR Sekiranya ada masalah antara AJK, boleh rujuk pada ketua pengarah Perkampungan pada April i- Membuat pemasaran (minimum RM 70 untuk seorang). ii- Khamis hingga Ahad semua ahli yang mengikuti perkampungan akan dibahagikan mengikut post masingmasing bagi menyiapkan kerja-kerja yang belum disiapkan. iii- Pada Ahad malam akan diadakan sekali lagi mesyuarat. 3.0 Membentangkan perkembangan gerak kerja program 3.1 Setiap ketua post membentangkan hasil terkini gerak kerja mengikut post masingmasing. 3.2 Ketua Pengarah memberikan komen-komen Ketua post

11 pada setiap gerak kerja yang dibentangkan agar program ini akan berjalan dengan lebih lancar. 4.0 Penutupan majlis 4.1 Majlis ditutup dengan bacaan doa. 4.2 Majlis bersurai. Semua ahli Disediakan Oleh: (NOOR ATIKAH BINTI SAMSUL BAHAR) Naib Setiausaha Majlis Makan Malam, Disemak Oleh: (ILLYNA BINTI IBRAHIM) Ketua Pengarah Majlis Makan Malam,

12 MINIT MESYUARAT BIL/6 Majlis Makan Malam Kolej Ungku Omar 2013/2014 Universiti Kebangsaan Malaysia Tarikh : 12 April 2014 Masa : 9.00 pm pm Tempat : Bilik Aktiviti Kolej Ungku Omar AGENDA PERKARA TINDAKAN/ MAKLUMAN 1.0 Mesyuarat dimulakan dengan surah Al-Fatihah Ketua Pengarah disertakan dengan kata-kata aluan oleh Pengerusi dan ucapan terima kasih kepada semua ahli yang hadir. 2.0 Membentangkan perkembangan gerak kerja Ketua post program 2.1 Setiap ketua post membentangkan hasil terkini gerak kerja mengikut post masingmasing. 2.2 pada hari ini telah berjalannya gerak kerja pemasaran bagi semua AJK dan kesemua diberikan kertas kerja dan ringkasan eksekutif sebagai rujukan. 2.3 AJK telah dibahagikan kepada beberapa kumpulan bagi menjalankan gerak pemasaran di sekitar Kuala Lumpur, Bangi dan Kajang 2.4 secara keseluruhan kawasan menjalankan pemasaran mendapat sambutan walaupun terdapat tolakan daripada pelbagai pihak dalam memberi sumbangan 2.5 permintaan daripada pengerai dan bahagian bank memerlukan surat rasmi dan 'feedback' melalui dan telefon 2.6 sumbangan pemasaran yang dapat dikutip sepanjang menjalankan 'street marketing' ini berjalan dengan lancar dan memberi pengalaman kepada semua AJK 3.0 Penutupan majlis 3.1 Majlis ditutup dengan bacaan doa. 3.2 Majlis bersurai. Semua ahli

13 Disediakan Oleh: Disemak Oleh: (NOOR ATIKAH BINTI SAMSUL BAHAR) (ILLYNA BINTI IBRAHIM) Naib Setiausaha Majlis Makan Malam, Ketua Pengarah Majlis Makan Malam,

14 MINIT MESYUARAT BIL/7 Majlis Makan Malam Kolej Ungku Omar 2013/2014 Universiti Kebangsaan Malaysia Tarikh : 13 April 2014 Masa : 9.15 pm pm Tempat : Foyer Kolej Ungku Omar AGENDA PERKARA TINDAKAN/ MAKLUMAN 1.0 Mesyuarat dimulakan dengan surah Al-Fatihah disertakan dengan kata-kata aluan oleh Pengerusi Timbalan Ketua Pengarah 2 dan ucapan terima kasih kepada semua ahli yang hadir. 2.0 Membentangkan perkembangan gerak kerja program 2.1 Pemasaran - Sedang menunggu jawapan daripada pihak luar mengenai sumbangan 2.2 Protokol - Salutasi dan teks ucapan untuk formal dan tidak formal sudah siap - Cadangan nama untuk usher formal dan tidak formal - Kad jemputan - Tagging meja 2.3 Makanan - Usher ada 8 orang - Surat perjanjian (quotation mesti ada) - Kerepek untuk di pek untuk dijual 2.4 Cenderamata - Lebih 20 lucky draw - Hadiah untuk Anugerarah ada sedikit lagi belum sselesai - Mendapat sponsor daripada pihak dobi, pemilik kafetaria(senarai hadiah dah ada) - Sijil-sijil dah ambil daripada JPPEL - Tidak susun cenderamata dan usher Ketua Post

15 - Senarai nama dan hadiah sedang dikemaskini 2.5 Publisiti - Backdrop, banner, dan backgroud belum finalise - Doorgift tag - Poster hamper siap 2.6 Program - Pas masuk dinner - Buku program dalam proses - Pamphlet 2.7 Teknologi dan dokumentari - Gambar untuk montaj semua dah ada - Video anugerah - Design buku program - Papan countdown 2.8 Persembahan - SEPET (confirm) - Orkestra - Magic show selama 30 minit - Gimik - Dikir Barat 2.9 TTK - Hiasan meja tahun 3 bagi meraikan dan sepanjang karpet merah dengan belon (gas helium) - Photo booth Vespa 2.10 Teknikal - DECTAR dah urus - Bilik menunggu VIP kena tempah - Bilik teknikal di DECTAR kena ada orang bertugas - Meja dan kerusi serta kamera - Smoke machine + lightning - Hal-hal pentas kena berurusan dengan orang DECTAR - Walkie-talkie - Lagu-lagu i- Rasmi (Negaraku + Varsiti (gambar di sekitar kolej)) 4.0 Penutupan majlis 4.1 Majlis ditutup dengan bacaan doa. 4.2 Majlis bersurai. Semua ahli

16 Disediakan Oleh: (NOOR ATIKAH BINTI SAMSUL BAHAR) Naib Setiausaha Majlis Makan Malam, Disemak Oleh: (ILLYNA BINTI IBRAHIM) Ketua Pengarah Majlis Makan Malam,

17 MINIT MESYUARAT BIL/8 Majlis Makan Malam Kolej Ungku Omar 2013/2014 Universiti Kebangsaan Malaysia Tarikh : 22 April 2014 Masa : 9.00 pm pm Tempat : Foyer Kolej Ungku Omar Bersama: Semua AJK Terlibat AGENDA PERKARA TINDAKAN/ MAKLUMAN 1.0 Mesyuarat dimulakan dengan surah Al-Fatihah Ketua Pengarah disertakan dengan kata-kata aluan oleh Pengerusi dan ucapan terima kasih kepada semua ahli yang hadir. 2.0 Membentangkan perkembangan gerak kerja program 2.1 Pemasaran Ketua Post - Pengumpulan duit jualan kerepek - Duit street marketing 2.2 Program - Seramai 700 orang pelajar telah mendaftar - Persiapan pas masuk dectar - Tentatif program hampir siap 2.3 Protokol - Kad masuk - Teks ucapan dalam perancangan 2.4 Jamuan - Cari catering lain - Sediakan tarikh test food 2.5 Publisiti - Poster hamper siap - Dress code kena ada - Design baju sudah dipilih untuk AJK 2.6 Teknikal - Video perlu baikpulih 2.7 Cenderamata - Sijil AJK sudah siap - Hamper banyak hampir semua anugerah dapat.

18 2.8 Persembahan - Persembahan daripada pelajar sekolah sains Muar dibatalkan kerana mereka memerlukan penginapan 2.9 TTK - Backdrop, monumen, payung diperlukan untuk persiapan DECTAR 3.0 Penutupan majlis 3.1 Majlis ditutup dengan bacaan doa. 3.2 Majlis bersurai. Semua ahli Disediakan Oleh: Disemak Oleh: (NOOR ATIKAH BINTI SAMSUL BAHAR) (ILLYNA BINTI IBRAHIM) Naib Setiausaha Majlis Makan Malam, Ketua Pengarah Majlis Makan Malam,

19 MINIT MESYUARAT BIL/9 Majlis Makan Malam Kolej Ungku Omar 2013/2014 Universiti Kebangsaan Malaysia Tarikh : 11 Mei 2014 Masa : 8.30 pm pm Tempat : Bilik Aktivti Kolej Ungku Omar AGENDA PERKARA TINDAKAN/ MAKLUMAN 1.0 Mesyuarat dimulakan dengan surah Al-Fatihah Ketua Pengarah disertakan dengan kata-kata aluan oleh Pengerusi dan ucapan terima kasih kepada semua ahli yang hadir. 2.0 Makluman kepada semua ahli Ketua Pengarah 2.1 Majlis Makan Malam semakin dekat 2.2 Mengharapkan semua post telah menyelesaikan tutgas masing-masing 2.3 Duit street marketing sebanyak RM70 masih Belum cukup 2.4 Mengharapkan semua AJK turun melaksakan Peraan masing-masing 2.5 Pastikan kad jemputan telah diedarkan 3.0 Penutupan majlis 3.1 Majlis ditutup dengan bacaan doa. 3.2 Majlis bersurai. Semua ahli Disediakan Oleh: Disemak Oleh: (NOOR ATIKAH BINTI SAMSUL BAHAR) (ILLYNA BINTI IBRAHIM) Naib Setiausaha Majlis Makan Malam, Ketua Pengarah Majlis Makan Malam,

20 MINIT MESYUARAT BIL/10 Majlis Makan Malam Kolej Ungku Omar 2013/2014 Universiti Kebangsaan Malaysia Tarikh : 19 Mei 2014 Masa : 9.00 pm pm Tempat : Bilik Aktiviti Kolej Ungku Omar AJK terlibat : Semua AJK bersama felo penasihat dan pengetua AGENDA PERKARA TINDAKAN/ MAKLUMAN 1.0 Mesyuarat dimulakan dengan surah Al-Fatihah Ketua Pengarah disertakan dengan kata-kata aluan oleh Pengerusi dan ucapan terima kasih kepada semua ahli yang hadir. 2.0 Makluman kepada semua ahli 2.1 Ucapan tahniah kepada semua AJK yang memberi komitmen 2.2 Mendengar perjalanan dari semua post 2.3 Mengetahui siapa perasmi majlis 2.4 mencadangkan kepada semua AJK program supaya memikirkan kelainan untuk menghargai pelajar tahun akhir. Felo Kanan 3.0 Penutupan majlis 3.1 Majlis ditutup dengan bacaan doa. 3.2 Majlis bersurai. Semua ahli Disediakan Oleh: (NOOR ATIKAH BINTI SAMSUL BAHAR) Naib Setiausaha Majlis Makan Malam, Disemak Oleh: (ILLYNA BINTI IBRAHIM) Ketua Pengarah Majlis Makan Malam,

21

22 MINIT MESYUARAT BIL/11 Majlis Makan Malam Kolej Ungku Omar 2013/2014 Universiti Kebangsaan Malaysia Tarikh : 22 Mei 2014 Masa : 9.30 pm pm Tempat : Bilik Aktiviti Kolej Ungku Omar AGENDA PERKARA TINDAKAN/ MAKLUMAN 1.0 Mesyuarat dimulakan dengan surah Al-Fatihah Ketua Pengarah disertakan dengan kata-kata aluan oleh Pengerusi dan ucapan terima kasih kepada semua ahli yang hadir. 2.0 Makluman kepada semua ahli Ketua Pengarah dan AJK 2.1 Membuat simulasi bagi persediaan majlis makan malam 2.2 Semua pos bersedia memegang tanggungjawab masing-masing dalam memastikan majlis berjalan dengan lancar. 2.4 Barang-barang seperti hadiah, barangan teknikal dan barangan TTK sudah lengkap tersedia. 2.4 Semua ahli dekehendaki untuk berkumpul di DECTAR (24 April) pada 8 pagi dengan memakai baju krew dinner untuk bersamasama menyusun meja-meja, kerusi-kerusi berserta dengan alas meja 2.4 Rehearsal akan mula dilakukan pada tengah hari pada hari kejadian 2.5 Pada 12 tengah malam, semua lampu di DECTAR akan dimatikan (automatik) 3.0 Penutupan majlis 3.1 Majlis ditutup dengan bacaan doa. 3.2 Majlis bersurai. Semua ahli

23 Disediakan Oleh: Disemak Oleh: (NOOR ATIKAH BINTI SAMSUL BAHAR) (ILLYNA BINTI IBRAHIM) Naib Setiausaha Majlis Makan Malam, Ketua Pengarah Majlis Makan Malam,