UPRAVLJANJE ZNANJEM U INDOK ODJELU KONČAR-INSTITUTA ZA ELEKTROTEHNIKU

UPRAVLJANJE ZNANJEM U INDOK ODJELU KONČAR-INSTITUTA ZA ELEKTROTEHNIKU NOVE USLUGE KNJIŽNICA KNOWLEDGE MANAGEMENT IN THE INFORMATION AND DOCUMENTATION DEPARTMENT (INDOK) IN THE KONČAR ELECTRICAL INDUSTRIES INC. NEW SERVICES IN LIBRARIES Nada Avakumović Anita Gršić indok@koncar-institut.hr Končar-Institut za elektrotehniku, d.d. Sažetak Pojam upravljanja znanjem danas je naširoko poznat i prakticira se u mnogim organizacijama. Kako bi primjena sustava upravljanja znanjem u nekoj organizaciji bila uspješna, ono mora biti dio korporacijske politike i strategije te svi zaposlenici, u okviru svoje djelatnosti, trebaju zajednički raditi na postizanju tog cilja. U ovom radu bit će riječ o tome kako INDOK odjel Končar-Instituta za elektrotehniku, 1 nastoji filozofiju upravljanja znanjem ostvariti u praksi. Nove tehnologije postavljaju više standarde u organizaciji znanja te je postojeće izvore, koji čine intelektualni kapital Instituta, trebalo reorganizirati i učiniti dostupnijim korisnicima. Uvođenje sustava upravljanja dokumentacijom u našu ustanovu, znatno je pridonijelo osiguravanju djelotvornog protoka znanja u organizaciji te je učinkovitost rada vidljivo unaprijeđena. U Institutu postoji svijest o tome da je uvođenje sustava upravljanja znanjem značajan doprinos izgradnji korporativne kulture gdje su suradnja, dijeljenje znanja i inovativnost uobičajeni načini poslovanja. Ključne riječi: upravljanje znanjem, upravljanje dokumentacijom, prezentacija znanja, repozitorij 1 U daljnjem tekstu Institut

Summary The concept of knowledge management is widely known and used in practice of many organizations today. In order to make sure a knowledge management system functions properly, it has to be a part of the corporation policy and strategy, and it needs all employees to work together so they can achieve this common goal. This paper will present the Information and Documentation department of the Končar Electrical Industries Inc. and the ways in which its employees try to implement knowledge management in their everyday work. New technologies set new and higher standards in knowledge organization, so the already existing information sources which make up the intellectual property of Končar, needed to be reorganized and made more accessible to users. This is the reason a documentation management system significantly helped with an effective information flow within the organization resulting in work effectiveness that has been increased considerably. There is awareness at Končar that the implementation of a knowledge management system is a contribution to corporation culture in which working together, sharing the knowledge and innovation are a regular part of the business. Key words: knowledge management, documentation management, knowledge presentation, repository Uvod Govoriti i pisati o upravljanju znanjem danas je aktualno i privlačno, ali istovremeno prilično osjetljivo. Naime, o pojmu znanja i upravljanja znanjem mnogi imaju svoje mišljenje te postoje razne definicije. Pojam upravljanja znanjem, kao nova poslovna filozofija, počeo se pojavljivati 90-tih godina prošlog stoljeća, a danas je već naveliko primjenjiva metoda u poslovnom svijetu. Upravljanje znanjem može se definirati kao proces prikupljanja, čuvanja, uporabe i prenošenja informacija i znanja korisnih za što djelotvorniji rad neke organizacije. Cilj je upravljanja znanjem organiziranje poticajnog okruženja koje će privlačiti ljude da skupljeno znanje aktivno koriste i međusobno dijele. Jedan od pojmova koji se, također, danas često koristi jest upravljanje kvalitetom te su 10. dani specijalnih i visokoškolskih knjižnica u Opatiji bili prilika za propitivanje značenja i primjene upravljanja kvalitetom u knjižnicama. Budući da je kvaliteta u knjižnicama složeno pitanje te da je izravno vezana uz zadovoljstvo korisnika, nameće se zaključak kako je upravljanje znanjem jedan od načina osiguravanja kvalitete u knjižnicama.

Upravljanje znanjem u Končar-Institutu za elektrotehniku Knjižnice, kao tradicionalno informacijska središta, imaju važnu ulogu u procesu upravljanja znanjem. Prema Standardima za specijalne knjižnice, 2 uloga je specijalnih knjižnica osiguravanje i vrednovanje najnovijih informacija i znanja iz tiskanih i elektroničkih izvora za korisnike. Djelatnost specijalnih knjižnica jest stvaranje posebnog knjižničnog fonda i zbirki o određenom području. Specijalna knjižnica izvor je informacija za sve istraživačke i razvojne programe kako bi ostvarila svoj doprinos i pružila podršku svojim neposrednim korisnicima u njihovom strategijskom, upravljačkom i stručnom odlučivanju. Što to znači na primjeru iz prakse? Končar-Institut za elektrotehniku d.d. upisan je u Registar znanstveno istraživačkih pravnih osoba pri Ministarstvu znanosti, obrazovanja i športa Republike Hrvatske u području tehničkih znanosti. Djelatnost Instituta su proizvodi, sustavi i postupci koji se primjenjuju za pretvorbu, prijenos i korištenje električne energije u elektroenergetici, transportu i industriji. Bogata tradicija i više od 45 godina iskustva u istraživanju i korištenju znanstvenih dostignuća, bitan su čimbenik budućeg uspjeha. Dakle, znanstveno istraživačka djelatnost temeljna je djelatnost ustanove, a podršku toj djelatnosti pruža INDOK odjel sa specijalnom knjižnicom. Knjižnica je osnovana 1946. godine (INDOK odjel osnovan je 1973.god.) i uspješno je preživjela sva previranja i reorganizacije te je dokazala da je njen opstanak u složenim tržišnim uvjetima itekako opravdan. Ove godine je Institut krenuo s uvođenjem sustava upravljanja dokumentacijom te je i INDOK odjel aktivno sudjelovao na izgradnji sustava koji primarno čini pribavljanje, pohranjivanje i raspačavanje važnih informacija i znanja. Čini se kako su knjižnice oduvijek imale prethodno navedenu ulogu, no razlika je u tome što se od suvremenih knjižnica očekuje da budu djelatnije, dinamičnije, otvorenije. Valja napomenuti, kako se poticajan stav našeg rukovodstva prema vrijednosti znanja očituje i u podršci obrazovanju. Stipendiranje budućih zaposlenika i cjeloživotno obrazovanje zaposlenih ima ključnu ulogu u stjecanju i primjeni novih znanja te predstavlja glavni oslonac u stvaranju natjecateljskih prednosti Instituta. Poslijediplomski i doktorski studiji mjesta su gdje naši zaposlenici unapređuju znanstvene metode istraživanja te izrađuju znanstvene i stručne radove iz područja djelovanja matične ustanove. INDOK odjel nabavlja, stručno obrađuje i čini dostupnom važnu stručnu i znanstvenu građu. Treba istaknuti i važnost izgradnje specijaliziranih zbirki koje, većinom, čini građa nastala znanstvenom i stručnom djelatnošću naših zaposlenika. Kako je informacijska tehnologija omogućila brojne 2 Standardi za specijalne knjižnice / Radna grupa za izradu standarda za specijalne knjižnice [citirano: 2008-10- 20]. Dostupno na: www.hkdrustvo.hr/datoteke/374?session_id=98670decd2204ae73feebb...

novitete u organizaciji i arhiviranju građe, navedeni izvori organizirani su u različite baze podataka i repozitorije dostupne putem interneta ili korporativnog intraneta. Sustavi za upravljanje znanjem tehnološka podrška Učinkovito upravljanje znanjem nemoguće je bez odgovarajuće korporativne kulture podržane informacijskom tehnologijom. Upravljanje znanjem zahtijeva sklad ljudi i tehnologije jer ljudi interpretiraju razne vrste nestrukturiranog znanja, a računalni i komunikacijski sustavi osiguravaju njegovo preoblikovanje i raspačavanje. Jedan od načina predstavljanja informacija i znanja u Institutu je i mrežna stranica knjižnice koja omogućuje brzo i djelotvorno dobivanje traženih informacija. Iako je prije nekoliko godina jedno ispitivanje 3 pokazalo kako specijalne knjižnice nisu dovoljno svjesne važnosti predstavljanja putem mreže, danas je slika znatno drugačija. Većina knjižnica kvalitetno predstavlja svoju djelatnost, usluge i zbirke putem interneta. Slika 1. Mrežna stranica knjižnice Končar-Instituta za elektrotehniku Prva mrežna stranica knjižnice Instituta objavljena je 1996. god. u sklopu projekta Sustav znanstvenih informacija te je na jednostavan način nudila osnovne informacije poput informacija o knjižnici, novosti te katalog knjiga i časopisa. Danas je to moderno uređena stranica s mnoštvom korisnih informacija vezanih uz područje elektrotehnike, strojarstva, matematike, kemije, kemijskog inženjerstva, računarstva i ostalog. Svi upiti rješavaju se u kratkom roku putem elektroničke pošte te je na taj način moguće rezervirati, posuditi, 3 Pažur, Ivana; Sofija Konjević. Hrvatske specijalne knjižnice na web-u = Croatian special libraries on the web. // Zbornik radova i priloga s 3. Dana specijalnog knjižničarstva Hrvatske / Jokić, Maja (ur.). Zagreb : Hrvatsko knjižničarsko društvo, 2002. Str. 47-56.

produžiti knjige i ostalu literaturu. Složena pretraživanja zahtijevaju mnogo vremena i stručnog znanja te, osim knjižničara, i ostali zaposlenici Instituta rado stoje na usluzi kada je potrebna njihova stručna pomoć bilo kojem vanjskom korisniku. Katkada se u INDOK odjelu održavaju kraće prezentacije naših zaposlenika kao pomoć studentima i srednjoškolcima u uspješnom svladavanju gradiva. Osiguravajući pristup skupnim i pojedinačnim katalozima knjiga i časopisa, raznim bazama podataka, zanimljivim stručnim skupovima i slično, mrežna stranica može poslužiti kao kvalitetno ishodište ka traženim informacijama i znanju. Već je ranije bilo spomenuto kako je uloga specijalnih knjižnica podržavanje rada neposrednih korisnika tj. članova osnivača te izgradnja specijaliziranih fondova. Stoga je i INDOK odjelu bio izazov stvoriti kvalitetan sustav za organizaciju, dijeljenje i čuvanje znanja. S obzirom da je intranet jedan od najčešćih oblika predstavljanja i raspačavanja informacija unutar neke organizacije, pa tako i Instituta, nabavljen je kvalitetan sustav za upravljanje dokumentima MS Office SharePoint Server (MOSS). Navedeni sustav pokazao se dobrim rješenjem za izgradnju korporativnog intraneta, pohranu i pretraživanje dokumenata. MOSS nudi platformu za upravljanje informacijama i datotekama, arhiviranje i pretraživanje, zajednički timski rad, stvaranje baza znanja. INDOK odjel ima osiguran mrežni prostor za stvaranje i predstavljanje vlastitih podataka te je osigurao pristup bazama čiji sadržaj predstavlja znanstveno stručnu proizvodnju Instituta poput baze doktorskih i magistarskih teza, objavljenih članaka, zbornika, elektroničkih knjiga, normi i standarda. Bazu doktorskih disertacija i magisterija čini zbirka radova naših zaposlenika i vanjskih suradnika s pristupom cjelovitom tekstu onim radovima koji su dostupni u elektroničkom obliku. Istraživanje predmeta disertacije treba se temeljiti, osim na fundamentalnim i primijenjenim istraživanjima i na primjeni brojnih znanstveno istraživačkih metoda. Disertacijom se moraju otkriti nove znanstvene činjenice, pojave, zakonitosti, teorije. 4 Dakle, iz ove je definicije jasno koliku vrijednost ima takva zbirka, ne samo za našu ustanovu, nego i za cjelokupnu znanost u Republici Hrvatskoj. Baza objavljenih članaka je zbirka znanstvenih i stručnih članaka naših zaposlenika. Najveći dio zbirke čine stručni članci koji imaju zadatak prikupiti i interpretirati već poznate znanstvene spoznaje. Popis radova zaposlenika s kategorizacijom članaka, dostupan je i na mrežnim stranicama Hrvatske znanstvene biografije s time da su na intranetu svi radovi dostupni u cjelovitom tekstu. Spomenuli bismo kako u Institutu postoji sustav nagrađivanja (za pisanje i objavljivanje znanstvenih i stručnih članaka) kako bi se zaposlenike motiviralo na prenošenje i dokumentiranje stečenog znanja. Zaposlenici koji aktivno sudjeluju na znanstvenim i stručnim skupovima u zemlji i inozemstvu, dužni su dostaviti u INDOK odjel zbornike radova. Svi zbornici evidentiraju se u 4 Zelenika, Ratko. Metodologija i tehnologija izrade znanstvenog i stručnog djela, Beograd : Savremeno pakovanje, 1988. Str. 103.

bibliografskoj bazi podataka (Winisis), a bazu zbornika na intranetu čine zbornici u elektroničkom obliku koji su dostupni u cjelovitom tekstu. Na taj način svi ostali zaposlenici mogu pratiti najnoviju znanstvenu i stručnu produkciju te iskoristiti znanja i spoznaje predstavljene na pojedinim skupovima. Baza elektroničkih knjiga nudi pristup cjelovitom tekstu elektroničkih knjiga koje su nabavljene putem raznovrsnih komercijalnih i javno dostupnih baza podataka, mrežnih izvora, donacija. Iako postoje brojne prednosti tiskane knjige, ne treba zanemariti i sljedeće prednosti elektroničke knjige poput mogućnosti uvida u aktualne informacije, mogućnosti pretraživanja teksta, zauzimanja malog prostora, brzog kopiranja i raspačavanja, ekonomske i ekološke prihvatljivosti, cijene. Nadalje, vrlo važna baza je i zbirka normi i standarda koje je Institut nabavio za potrebe obavljanja vlastite djelatnosti. Naime, norma definira stupanj razvoja tehnike u danome vremenu utemeljen na provjerenim znanstvenim, tehničkim i iskustvenim spoznajama. Končar Institut je redovan član Hrvatskog zavoda za norme te, zahvaljujući tomu, zaposlenici ostvaruju pravo sudjelovanja u radu tehničkih odbora i tako svojim znanjem i iskustvom doprinose donošenju nacionalnih normi. Slika 2. Intranet stranica knjižnice Končar-Instituta Uvođenje integriranog sustava upravljanja, akreditacija pojedinih laboratorija provedena po Hrvatskoj akreditacijskoj agenciji te sudjelovanje u nekoliko razvojnih projekata (niskopodni tramvaj, prigradski vlak, vjetroagregat), dovelo je do povećane potrebe korištenja normi u Institutu. INDOK odjel nabavlja norme iz inozemnih normizacijskih ustanova i iz Hrvatskog zavoda za norme. Tiskane norme se digitaliziraju te u

elektroničkom obliku pohranjuju u bazu koja se može pretraživati prema oznaci, naslovu, ključnoj riječi, statusu norme i slično. Norme su zaštićene od kopiranja i tiskanja te je na taj način onemogućena njihova neovlaštena uporaba. Na zahtjev korisnika, dostavljaju se kao kontrolirana kopija te se zaduženje evidentira u bazi. Stvaranje takve baze omogućilo je bolju evidenciju svih nabavljenih normi, dostupnost njenog sadržaja u svakom trenutku te je tako doprinijelo djelotvornosti poslovanja i uštedi znatnih financijskih sredstava organizacije. Institucijski repozitorij Institucijski repozitorij je digitalna zbirka raznovrsnih dokumenata koji su nastali kao rezultat znanstveno istraživačkog rada neke ustanove. U INDOK odjelu je u tijeku pilot projekt koji obuhvaća izgradnju repozitorija znanstveno istraživačkih radova zaposlenika Instituta. Bazu čine ocjenski radovi (doktorske disertacije i magisteriji) te zbirka elaborata, referata, tehničkih uputa i autorskih radova. Razlozi za pokretanje ovog projekta bili su, prvenstveno, očuvanje intelektualnog sadržaja od fizičkog propadanja, povećanje dostupnosti te stvaranje dodane vrijednosti. Naime, digitalizacija građe i njezino uvođenje u odgovarajuću programsku okolinu, pružilo je novu kvalitetu pri protoku informacija i znanja. Kao programska podrška odabran je već ranije spomenuti softver MS SharePoint te je definiran format dokumenata (pdf) i potrebni metapodaci. Radovi su dostupni za pretraživanje po nekoliko atributa te su, uz metapodatke, za pretraživanje dostupni i sažeci radova. Moguće je odrediti razinu pristupa cjelovitom tekstu, a za sada su radovi dostupni samo našim zaposlenicima. Važno je napomenuti kako su razumijevanje i podrška rukovodstva Instituta bili presudan čimbenik pri ulasku u projekt. Naime, digitalizacija građe i usluga nije jednostavna niti jeftina, stoga odluka da se s njom krene treba biti dobro utemeljena i uvjerljiva u pogledu koristi za ustanovu i njezine korisnike, ali i u pogledu izvedivosti i opravdanosti. Osim već navedenih razloga za izgradnju repozitorija, jedan od važnijih jest i to da je zbirka takvog tipa ujedno i pokazatelj znanstvene proizvodnje Instituta. Omogućavajući ponovnu upotrebu izvora, repozitorij pridonosi racionalizaciji radnih procesa te ukazuje na kvalitetu naše stručne zajednice. Značajke institucijskog repozitorija: - pripadnost ustanovi, - znanstveno obrazovni sadržaj, - očuvanje i pohranjivanje građe, - kumulativnost i stalnost, - povećana dostupnost i vidljivost vlastite proizvodnje,

- bolja iskoristivost postojećih informacija i znanja, - visoko povjerenje u vjerodostojnost informacije, - poboljšana interna komunikacija, - mogućnost povezivanja s vanjskim bazama podataka i dr. Nesumnjivo je kako su navedene prednosti izgradnje repozitorija važne te da pridonose djelotvornosti i produktivnosti zaposlenika i cijele organizacije. Važno je napomenuti kako su navedene zbirke dostupne zaposlenicima putem interneta i/ili intraneta uz podršku informatičke službe s kojom INDOK odjel intenzivno surađuje na organizaciji, uvođenju i održavanju sustava upravljanja znanjem. Zaključak Ključni izazov poduzeća 21. stoljeća je definiranje, vrednovanje i upravljanje znanjem jer je natjecateljska vrijednost danas prešla s materijalne i financijske na nematerijalnu i nefinancijsku. 5 Glavni izvor u gospodarstvu kroz povijest bio je najprije fizički rad, zatim sirovina pa energija, a danas je to znanje. Učinkovito upravljanje znanjem nije moguće bez odgovarajuće korporativne kulture podržane informacijskom tehnologijom. Upravljanje znanjem je poslovna filozofija i stalan proces u organizacijama koje znanje i inovativnost smatraju svojim strateškim oružjima. Končar-Institut za elektrotehniku je među prvim društvima u sustavu Grupe Končar, koju čine 19 ovisnih i jedno pridruženo društvo, počeo uvoditi sustav upravljanja znanjem. Za ostvarivanje uspjeha u tom području, na bilo kojoj razini, potrebno je imati čvrstu podršku u obliku kvalitetnih izvora znanja. U tom dijelu stoljećima se oslanjalo na knjižnice, a taj odnos njeguje se i danas pri čemu knjižnice svoju ulogu ostvaruju spremnošću prilagodbe na sve veće izazove pri stvaranju lakšeg i kvalitetnijeg pristupa informacijama i znanju. 5 Subdać, Dragomir.; Vesna Fatur Krmpotić. Upravljanje znanjem izazov suvremenih poduzeća.// Znanje i konkurentnost, Pula 18.-19. listopada 2007. [citirano: 2008-10-20]. Dostupno na: http://www.efpu.hr/fileadmin/dokumenti/zik07/prezentacije/sundac_fatur_krmpotic.pdf

LITERATURA Knowledge Management. // Wikipedia, the free encyclopedia [citirano: 2008-10-21]. Dostupno na : http://en.wikipedia.org/wiki/knowledge_management Mileković, Rudolf. Upravljanje resursima u procesnom modelu organizacije // Prvo savjetovanje Upravljanje resursima čimbenik poslovnog uspjeha / Radić, Jure (ur.). Zagreb : Hrvatski inženjerski savez, 2004. Str. 239-252. Pažur, Ivana; Sofija Konjević. Hrvatske specijalne knjižnice na web-u = Croatian special libraries on the web. // Zbornik radova i priloga s 3. Dana specijalnog knjižničarstva Hrvatske / Jokić, Maja (ur.). Zagreb : Hrvatsko knjižničarsko društvo, 2002. Str. 47-56. Standardi za specijalne knjižnice / Radna grupa za izradu standarda za specijalne knjižnice. [citirano: 2008-10-20]. Dostupno na: www.hkdrustvo.hr/datoteke/374?session_id=98670decd2204ae73feebb... Subdać, Dragomir.; Vesna Fatur Krmpotić. Upravljanje znanjem izazov suvremenih poduzeća.// Znanje i konkurentnost, Pula 18.-19. listopada 2007. [citirano: 2008-10-20]. Dostupno na: http://www.efpu.hr/fileadmin/dokumenti/zik07/prezentacije/sundac_fatur_krmpotic.pdf Zelenika, Ratko. Metodologija i tehnologija izrade znanstvenog i stručnog djela. Beograd : Savremeno pakovanje, 1988. Str. 103.