OPEN SOURCE PROJECT :: BAST Business Account Software Technology 1/17 CSYSTEMS PROGRAMSKI PAKET ZA KNJIGOVODSTVO COBA Systems Robno Materijalno Finansijska Kartica i Registar Kartica artikla Kontrola ispravnosti cena zaliha i Ispravka cena zaliha
OPEN SOURCE PROJECT :: BAST Business Account Software Technology 2/17 PROGRAM ZA KONTROLU CENA I ISPRAVKU GREŠKI U KNJIŽENJIMA Program je deo programskog paketa CSYSTEMS - ZALIHE UPRAVLJANJE ZALIHAMA
OPEN SOURCE PROJECT :: BAST Business Account Software Technology 3/17 SADRŽAJ 1. SISTEM ZA KONTROLU, OTKRIVANJE I ISPRAVKE GREŠKI U KNJIŽENJU ULAZA I IZLAZA NA ZALIHE 2. KLJUČ ZA ROBU: RAD SA VELEPRODAJNIM I MALOPRODAJNIM CENAMA ZALIHA PROPUŠTENE NIVELACIJE KOD ZALIHA KOJE SE VODE PO VELEPRODAJNOJ (VPC) I MALOPRODAJNOJ CENI (MPC) 3. KLJUČ ZA PROIZVODE: RAD SA PLANSKIM CENAMA ZALIHA RAD SA PLANSKIM CENAMA ULAZA I IZLAZA KOD ZALIHA KOJE SE VODE PO PLANSKOJ CENI (PLC) 4. KLJUČ ZA MATERIJAL: RAD SA PROSEČNIM NABAVNIM CENAMA ZALIHA RAD SA NABAVNIM CENAMA ULAZA I PROSEČNIM NABAVNIM CENAMA IZLAZA KOD ZALIHA KOJE SE VODE PO PROSEČNOJ NABAVNOJ CENI (PNC) 5. NEGATIVNE ZALIHE 5.1. NEGATIVNE ZALIHE KOD ZALIHA KOJE SE VODE PO PROSEČNOJ CENI ZALIHA 5.2. ISPRAVKA NEGATIVNIH ZALIHA
OPEN SOURCE PROJECT :: BAST Business Account Software Technology 4/17 1. SISTEM ZA KONTROLU, OTKRIVANJE I ISPRAVKE GREŠKI U KNJIŽENJU ULAZA I IZLAZA NA ZALIHE Sistem kontrole vrši kontrolu ispravnosti knjiženja na RMFK kartici svakog artikla na zalihama i automatsku ispravku greški u knjiženju: 1. Ključem za robu - za kontrolu knjiženja na RMFK kartici robe i ispravku greški, kod zaliha koje se vode po veleprodajnoj VPC i po maloprodajnoj ceni MPC, jer tu je cena ulaza dokumentovana i postavljena kalkulacijom cene, a cena izlaza je dokumentovana i postavljena fakturom izadatom kupcu. Ovde se ne smeju menjati ni cena ulaza ni cena izlaza. Ispravka greški knjiženja vrši se isključivo finansijskim iznosom pozitivnim ili negativnim upisanim na dugovnu stranu u zaduženje. 2. Ključem za proizvode - za kontrolu knjiženja na RMFK kartici proizvoda i ispravku greški, kod zaliha koje se vode po proizvođačevoj planskoj ceni PLC, jer tu je cena ulaza dokumentovana i postavljena cenovnikom koji se usvaja na početku godine i ta cena se primenjuje na sve ulaze i na sve izlaze koji se dese u toku godine. Planska cena se ne sme menjati u toku godine. Prema tome ovde su cena ulaza i cena izlaza identične, dokumentovane i postavljena cenovnikom, pa se ne smeju menjati ni cena ulaza ni cena izlaza. Ispravka greški knjiženja vrši se isključivo sa dva finansijska iznosa koji su pozitivni ili negativni upisanim na dugovnu stranu u zaduženje i u potražnu stranu razduženje. 3. Ključem za materijal - za kontrolu knjiženja na RMFK kartici materijala i robe i ispravku greški, kod zaliha koje se vode po prosečnoj nabavnoj ceni PNC, jer tu je cena ulaza dokumentovana i postavljena kalkulacijom cene odnosno prijemnicom materijala, a cena izlaza nije dokumentovana i postavljena ni jednim knjigovodstvenim dokumentom već se uvek izračunava u momentu izlaza da bi se po njoj napravio izlaz. Ovde se ne sme menjati cena ulaza ali se može menjati i korigovati cena izlaza. Ispravka greški knjiženja vrši se isključivo finansijskim iznosom pozitivnim ili negativnim upisanim na potražnu stranu u razduženje. Da bi ovaj sistem funkcionisao ne smeju postojati negativne zalihe, a ako ih slučajno ima, moraju se pre upotrebe sistema automatske ispravke greški i korekcije, te zalihe ukloniti. Sistem kontrole i korekcije izvršava se iz operacija programa: < Kontrola ispravnosti cena > Uputstvo za rad < Kontrola cena zaliha > Vrši kontrolu cena, otkriva i prikazuje greške u knjženju < Ispravka cena zaliha > Vrši automatsku ispravku greški knjiženja < Uklanjanje negativnih zaliha > Otkriva i prikazuje negativne zalihe, a samo po zahtevu uklanja negativne zalihe, tako što pravi ulaz količine kao višak utvrđen po popisu
OPEN SOURCE PROJECT :: BAST Business Account Software Technology 5/17 2. KLJUČ ZA ROBU: RAD SA VELEPRODAJNIM I MALOPRODAJNIM CENAMA ZALIHA PROPUŠTENE NIVELACIJE KOD ZALIHA KOJE SE VODE PO VELEPRODAJNOJ (VPC) I MALOPRODAJNOJ CENI (MPC) Kod zaliha koje se vode po VPC ili MPC ceni RMFK kartica može, kao što je prikazano u sledećim primerima od slike 1 do slike 3, da sadrži ulaze i izlaze artikala po cenama koje se razlikuju od cene zaliha, a pritom nije poštovano pravilo da se pre upisa ulaza ili izlaza po novoj ceni izvrši nivelacija cene zaliha na tu novu cenu. Rezultat toga je: Za veleprodajni magacin ovo je nekorektno knjiženje sa propuštenim nivelacijama cena zaliha, dobijeno je kada je menjana cena ulaza ili cena izlaza a postojeće zalihe nisu prethodno nivelisane na tu novu cenu ulaza ili izlaza. KLJUČ ZA ROBU za izračunavanje greške 1 Zalihe ZALIHE 15 2 Cena zadnje promene - cena zaliha CENA zadnje promene 1.140,00 3 Vrednost zaliha - po popisu 1 x 2 15 x 1.140,00 17.100,00 4 Vrednost zaliha - po knjigovodstvu SALDO 16.902,00 5 Greška - iznos propuštene nivelacije 3-4 17.100,00-16.902,00 198,00
OPEN SOURCE PROJECT :: BAST Business Account Software Technology 6/17 Korektno knjiženje bi bilo obavljeno na sledeći način: S obzirom da je u datom primeru propušteno 5 nivelacija i da naknadno treba uraditi 5 zapisnika o nivelaciji i 5 stavki knjiženja tih zapisnika, a kako je prikazano na slici 2, otvara se veliki posao. Ovaj posao može se zameniti manjim poslom kojim se formira samo jedan zapisnik o nivelaciji na Ukupan Iznos propuštene nivelacije od 198,00 tako što se kao ulaz stavi nula, kao izlaz stavi nula, zalihe su one koje su trenutno na RMFK kartici, a kao cena upiše se CENA zadnje promene, a kao DUGUJE upiše se 198,00
OPEN SOURCE PROJECT :: BAST Business Account Software Technology 7/17 Ovim postupkom uvećana je vrednost postojećih zaliha od 15 KG za iznos od 198,00 a cena zaliha je ostala ista 1140,00 i dobio je se isti rezultat kao da je odrađen posao prikazan na slici 2 pa će se ovaj postupak iz slike 3 koristiti u programu umesto postupka iz slike 2.
OPEN SOURCE PROJECT :: BAST Business Account Software Technology 8/17 3. KLJUČ ZA PROIZVODE: RAD SA PLANSKIM CENAMA ZALIHA RAD SA PLANSKIM CENAMA ULAZA I IZLAZA KOD ZALIHA KOJE SE VODE PO PLANSKOJ CENI (PLC) Kod zaliha koje se vode po PLC planskoj ceni, RMFK kartica mora da sadrži i ulaze i izlaze artikala po jednoj istoj i to prvoj planskoj ceni upisanoj na RMFK karticu, kao što je prikazano u primeru na slici (slika1): Kada se ne poštuje princip upotrebe prve planske cene za sve ulaze i izlaze u toku godine, dolazi do greške u knjiženju (slika 2)
OPEN SOURCE PROJECT :: BAST Business Account Software Technology 9/17 Za magacin gotovih proizvoda ovo je nekorektno knjiženje, i dobijeno je kada je menjana fiksna planska cena ulaza i izlaza. Ispravka pogrešnog knjiženja izvršiće se svođenjem vrednosti ulaza i izlaza na vrednost koja se dobija kada količina ulaza i količina izlaza pomnože sa prvom planskom cenom na RMFK kartici, čime se vrši korekcija ulaza i izlaza na ispravnu plansku cenu: KLJUČ ZA PROIZVODE za izračunavanje greške: 1 Planska Cena (prva) - cena zaliha CENA 1.000,00 2 ULAZ količine ULAZ 20 3 IZLAZ količine IZLAZ 15 4 Vrednost ulaza - po popisu 1 x 2 1000,00 x 20 20.000,00 5 Vrednost izlaza po popisu 1 x 3 1000,00 x 15 15.000,00 6 Vrednost ulaza po knjigovodstvu DUGUJE 21.200,00 7 Vrednost izlaza po knjigovodstvu POTRAŽUJE 18.000,00 8 Korekcija vrednosti ulaza 4-6 20.000,00-21.200,00-1.200,00 9 Korekcija vrednosti izlaza 5-7 15.000,00-18.000,00-3.000,00 10 Greška u knjiženju 8-9 (-1.200,00) - (-3.000,00) 1800,00
OPEN SOURCE PROJECT :: BAST Business Account Software Technology 10/17 4. KLJUČ ZA MATERIJAL: RAD SA PROSEČNIM NABAVNIM CENAMA ZALIHA RAD SA NABAVNIM CENAMA ULAZA I PROSEČNIM NABAVNIM CENAMA IZLAZA KOD ZALIHA KOJE SE VODE PO PROSEČNOJ NABAVNOJ CENI (PNC) Kod zaliha koje se vode po PNC prosečnoj nabavnoj ceni, RMFK kartica sadrži ulaze artikala po NABAVNOJ CENI a izlaze artikala po PROSEČNOJ NABAVNOJ CENI, i to tako da je u potpunosti ispoštovano pravilo da se svi ulazi i izlazi moraju knjižiti hronološki sukcesivno jedan-za-drugim, kako bi se očuvala tačnost izračunavanja i upotrebe PROSEČNE NABAVNE CENE. Za magacin materijala čije se zalihe vode po PNC ceni ovo je korektno knjiženje sa ispoštovanom hronologijom događaja, ulaza i izlaza na zalihe, gde je posle svakog ulaza formirana nova PNC (iz svih prethodnih ulaza i izlaza zajedno sa ovim ulazom) i upisivana je kao cena zaliha, a takođe pre svakog izlaza je formirana nova PNC (iz svih prethodnih ulaza i izlaza bez ovoga izlaza) i upisivana je kao cena izlaza. Greška ovde ne postoji - greška je ovde nula, što se vidi iz činjenice da su PROSEČNA CENA i CENA zadnje promene potpuno iste. Ako se ne poštuje striktna hronologija knjiženja ulaza i izlaza ili ako se knjiženjem dobiju negativne zalihe, ne isprave se - a nastavi se sa knjiženjem novih ulaza ili izlaza, dolazi do greški u knjiženju koje mogu biti i jako velike. Čak i kada je knjiženje ispravno, dolazi do greški sa malim iznosima, koje nastaju zbog zaokruženja izračunate prosečne nabavne cene na dva decimala. Obe vrste greški izračunavaju se na isti način - po istom ključu.
OPEN SOURCE PROJECT :: BAST Business Account Software Technology 11/17 KLJUČ ZA MATERIJAL za izračunavanje greške: 1 ULAZ količine ULAZ 52 2 IZLAZ količine IZLAZ 52 3 Vrednost ulaza po knjigovodstvu DUGUJE 56.820,00 4 Vrednost izlaza po knjigovodstvu POTRAŽUJE 56.820,06 5 Prosečna nabavna cena 3 : 1 56.820,00 : 52 1.092,6923 6 Zaokružena Prosečna nabavna cena 5 1.092,69 7 Stvarni utrošak 6 x 2 1.092,69 x 52 56.819,88 8 Korekcija utroška 7-4 56.819,88-56.820,06-0,18 9 Korigovan SALDO 3 - ( 4 + 8 ) 56.820,00 - (56.820,06 + (-0,18)) 0,12 10 Popis - vrednost zaliha po popisu 5 x ( 1-2 ) 1.092,69 x (52-52) 0,00 11 Korekcija salda 9-10 0,12-0,00 0,12 12 Greška - zbirna korekcija 8 + 11-0,18 + 0,12-0,06
OPEN SOURCE PROJECT :: BAST Business Account Software Technology 12/17 Sledeći primer netačnog knjiženja (slika 4) slikovito demonstrira najčešći slučaj kada prilikom knjiženja ulaza i izlaza na RMFK karticu nije striktno ispoštovana hronologija događaja i dolazi do izračunavanja netačnih PNC cena kao cena zaliha, koje će biti korišćene za obračun izlaza i upisane u dokumente izlaza. Zbog toga, kod izlaza koji se vrši po netačnim PNC cenama zaliha, dolazi i do netačnih vrednosti izlaza, čime su netačno prikazani troškovi materijala (na potražnoj strani) a samim tim dolazi i do netačnog obračuna proizvodnje i stvarne cene koštanja proizvoda, što nikako ne sme da bude stvar koju treba ostaviti bez ispravke. Ispravka se obavlja automatski po ključu za materijal i data je na slici (slika 5)
OPEN SOURCE PROJECT :: BAST Business Account Software Technology 13/17
OPEN SOURCE PROJECT :: BAST Business Account Software Technology 14/17 5. NEGATIVNE ZALIHE Negativne zalihe ne mogu realno postojati i nisu dozvoljene ni kao podatak kod vođenja robno materijalnog knjigovodstva. Ako se negde privremeno pojave zbog greški u knjiženju treba ih odmah ukloniti ispravkom, korekcijom, brisanjem. Ne sme ih biti. U suprotnom, svi pregledi i analize robno materijalnog knjigovodstva davaće pogrešne i neupotrebljive podatke. NEGATIVNE ZALIHE KOD ZALIHA KOJE SE VODE PO VELEPRODAJNIM I MALOPRODAJNIM CENAMA ZALIHA Primer nastajanja greške koja se ne može ispraviti zbog postojanja negativnih zaliha: U primeru iz slike 1 postoji greška u knjiženju zbog propuštene nivelacije cene zaliha između naloga 1 i naloga 2 Iznos greške zbog propuštene nivelacije je: vrednost zaliha po popisu = zalihe x cena zadnje promene = 20 x 1100,00 = 22000,00 vrednost zaliha po knjizi = saldo = 21000,00 greška = vrednost zaliha po popisu - vrednost zaliha po knjizi 22000,00-21000,00 = 1000,00 prosečna cena = saldo : zalihe = 21000,00 : 20 = 1050,00 Ova greška ispravlja se knjiženjem iznosa greške propuštene nivelacije na DUGUJE kao na slici (slika 2).
OPEN SOURCE PROJECT :: BAST Business Account Software Technology 15/17 Međutim, ako se pored ove greške napravi i greška u izlazu koja prouzrokuje NEGATIVNE ZALIHE više se ne može izračunati Iznos greške zbog propuštene nivelacije niti iznos greške zbog negativnih zaliha pa se greška ne može ni ispraviti: vrednost zaliha po popisu = zalihe x cena zadnje promene = -5 x 1100,00 = -6500,00 vrednost zaliha po knjizi = saldo = -6500,00 greška = vrednost zaliha po popisu - vrednost zaliha po knjizi -6500,00 - (-6500,00) = 0,00 prosečna cena = saldo : zalihe = -6500,00 : -5 = 1100,00
OPEN SOURCE PROJECT :: BAST Business Account Software Technology 16/17 Dakle, u ovom primeru dobija se pogrešan rezultat da ne postoji greška u knjiženju, i ako je greška nesporna, što je pokazano na slici 1 i 2. Takođe greška je uvećana postojanjem negativnih zaliha i postojanjem negativnog salda - negativna vrednost zaliha. Iz tog razloga svaka kontrola ispravnosti knjiženja i ispravnosti cena koja se vrši na RMFK kartici artikla, biće netačna ako postoje negativne zalihe, pa u tom slučaju prvo moraju biti uklonjene i ispravljene negativne zalihe, a zatim treba vršiti kontrolu knjiženja. 5.1. NEGATIVNE ZALIHE KOD ZALIHA KOJE SE VODE PO PROSEČNOJ CENI ZALIHA Primer nastajanja greške koja se ne može ispraviti zbog postojanja negativnih zaliha: Greška se izračunava po sistemu: - Vrednost zaliha po popisu : ZALIHE x PROSEČNA CENA (cena zaliha) = -5 x 1021,20 = -5106,00 - Vrednost zaliha po knjigovodstvu : SALDO = -5106,00 - Greška zbog netačnih PNC cena = -5106,00 - (-5106,00) = 0,00 Greška zbog netačno sračunate PNC cene ovde ne postoji - ali postoji greška zbog negativnih zaliha koja je dala tačno sračunatu ali realno netačnu PNC cenu - jer je PNC cena računata sa manjom količinom od stvarne količine - sa negativnom količinom - pa je dobijena manja cena. Ovde je zbog nabavne cene 1140,00 PNC cena morala da bude veća od 1100,40 a ona je ovde zbog negativnih zaliha izračunata kao 1021,20 što je manje od 1100,40.
OPEN SOURCE PROJECT :: BAST Business Account Software Technology 17/17 Dakle, računica za kontrolu ispravnosti cena ne funkcioniše kada postoje negativne zalihe, pa zato OBAVEZNO PRE KONTROLE ISPRAVNOSTI CENA TREBA ISPRAVITI KNJIŽENJA TAKO DA NEMA NEGATIVNIH ZALIHA. 5.2. ISPRAVKA NEGATIVNIH ZALIHA Negativne zalihe ili zalihe u minusu su nedozvoljena greška, jer zalihe ne mogu ni u kom slučaju biti negativne. Ova greška se mora ispraviti korekcijom knjiženja na RMFK kartici, knjiženjem ulaza ili knjiženjem storno izlaza po pronađenom nedostajućem dokumentu ili vršenjem popisa kojim će se utvrditi da su zalihe jednake nuli i da je primljeno 50 a izdato 55 Kg čme je utvrđeno postojanje viška od 5 koji je nastao zbog netačnog upisa početnog stanja PS POPIS od 01.01.2015. Ovaj višak od 5 se mora knjižiti kao ulaz od 5 po dokumentu POPIS kao na slici (slika 5)