PROGRAMSKA REŠITEV ZA OBDELAVO PRODAJNIH PONUDB

Informatika v organizaciji in managementu PROGRAMSKA REŠITEV ZA OBDELAVO PRODAJNIH PONUDB Mentor: doc.dr. Uroš Rajkovič Kandidatka: Nataša Rozman Kranj, oktober 2014

ZAHVALA Zahvaljujem se mentorju doc. dr. Urošu Rajkoviču za pomoč pri pisanju diplomskega dela. Zahvala gre tud zasl.prof.dr. Vladislavu Rajkoviču, ki je prav tako pomagal in svetoval pri izdelavi diplomskega dela. Zahvaljujem se lektorici Mili Ilenič, prof.slov. jezika, ki je lektorirala moje diplomsko delo. Na koncu se želim zahvaliti tudi družini, prijateljem ter sodelavcem za podporo pri študiju.

POVZETEK V diplomskem delu je opisan postopek izdelave programske rešitve za obdelavo prodajnih ponudb v podjetju Acroni, d.o.o. V tem podjetju sem na prodajnem oddelku zaposlena tudi sama, zato sem programsko rešitev izdelala glede na probleme, s katerimi se srečujemo pri vsakodnevnem evidentiranju prodajnih ponudb. Dnevno poslane ponudbe smo pred uvedbo programske rešitve ročno vpisovali v Excelovo preglednico. Pri takem načinu dela prihaja do pogostih napak. Za izdelavo poročil, ki smo jih izdelovali s pomočjo vrtilnih tabel, teh napak ne sme biti. Tako smo morali najprej vse podatke poenotiti, kar nam je vzelo veliko nepotrebnega časa. Z izdelano programsko rešitvijo sem želela olajšati delo uporabnikom pri vnosu podatkov, se izogniti nepotrebnemu pretipkavanju in pogostim napakam ter olajšati delo pri izdelavi poročil in pri vpogledu v podatke. Pri izdelavi programske rešitve so mi bile v pomoč večletne izkušnje in pogovori s sodelavci, tako da sem poznala večino želja in potreb pri evidentiranju ponudb. Za izdelavo programske rešitve sem uporabila programsko orodje Microsoft Office Access 2007. Najprej sem izdelala relacijske tabele ter jih povezala med seboj, da sem dobila relacijsko shemo. Na podlagi te sheme sem izdelala obrazce za vnos in poročila. Nato sem naredila še glavni meni, preko katerega dostopamo do najpomembnejših obrazcev in poročil. Programska rešitev je dokaj preprosta. V praksi je bila zelo dobro sprejeta, saj evidentiranje ponudb in pripravo poročil sedaj opravimo veliko hitreje in enostavneje. KLJUČNE BESEDE: programska rešitev prodajna ponudba baza podatkov Microsoft Office Access

ABSTRACT The thesis describes the process of manufacturing software solutions for the processing of sales offers in the company Acroni, d.o.o. In this company, I worked in the sales department, so I produced a software solution according to the problems we are facing in daily recording of sales offers. Daily offers, before the introduction of software solutions, were written manually in an Excel spreadsheet. Such of way of operating often causes errors. To create reports with using pivot table, first of all was necessary to unify all datas. That s took a lot of unnecessary time. With new software solution I wanted to facilitate the work of users when putting datas into the system, to avoid unnecessary typing and possible mistakes. I also wanted to facilitate preparing of reports and views into the datas. To create new software solution I was helped with the longstanding experiences and cooperation with my co-workers. We knew all our needs and wishes we had about the recording of offers system. To produce software solutions I used a software tool Microsoft Office Access 2007. First I made the relational tables and connect them to each other. I got a relational schema. Under this scheme, I made entry forms and reports. At the end, I did the main menu, by which we can access important forms and reports. The software solution is quite simple. It was very well received in praxis. It allows us much quicker and easier recording of offers and preparing of reports. KLJUČNE BESEDE: software solution sales offer database Microsoft Office Access

KAZALO 1. UVOD... 1 1.1. PREDSTAVITEV PROBLEMA... 1 1.2. PREDSTAVITEV OKOLJA... 1 1.3. NAMEN IN CILJI... 4 1.4. METODE DELA... 4 2. TEORETIČNE OSNOVE... 5 2.1. PODATKOVNI MODEL... 5 2.2. OSNOVNI POJMI... 7 3. OBSTOJEČE STANJE... 10 3.1. POSNETEK STANJA... 10 3.2. KRITIČNA ANALIZA... 12 4. IZDELAVA PROGRAMSKE REŠITVE... 13 4.1. ZASNOVA PODATKOVNEGA MODELA... 13 4.2. IZDELAVA OBRAZCEV... 18 4.3. IZDELVA POROČIL... 24 4.4. IZDELAVA GLAVNEGA MENIJA... 26 5. KRITIČNA OCENA PREDLAGANE REŠITVE... 27 6. ZAKLJUČEK... 29 6.1. OCENA UČINKOV... 29 6.2. POGOJI ZA UVEDBO... 29 6.3. MOŽNOSTI NADALJNEGA RAZVOJA... 30 LITERATURA IN VIRI... 31 KAZALO SLIK... 32 KAZALO TABEL... 32

1. UVOD 1.1. PREDSTAVITEV PROBLEMA V podjetju Acroni, d.o.o. imamo štiri prodajne oddelke in deset zaposlenih, zadolženih za pošiljanje prodajnih ponudb in vnašanje podatkov o poslanih ponudbah v skupno evidenco v Excelovo preglednico. Datoteko s podatki hranimo na strežniku, tako da imamo do nje dostop vsi, ki jo potrebujemo. Podatke dnevno ažuriramo, kar pomeni, da vse dnevno poslane ponudbe do konca delovnega dne vnesemo v preglednico. Glede na to, da nas več vnaša podatke, prihaja do raznih napak. Lahko gre za različne nazive istih podjetij, proizvodnih obratov, napačnega zapisa datumov, paritet, držav, kvalitet jekel Ker je za nadaljnje delo s preglednico oz. z bazo podatkov pomembno, da so podatki poenoteni, jih moramo stalno popravljati. Te podatke uporabljamo za pripravo novih ponudb in za razna poročila, ki jih izdelujemo s pomočjo vrtilnih tabel. Ta način dela je zamuden, zato sem se odločila, da izdelam programsko rešitev za obdelavo prodajnih ponudb. 1.2. PREDSTAVITEV OKOLJA Podjetje Acroni, d.o.o. je eno od članic skupine SIJ Slovenske industrije jekel in je v večinski lasti podjetja Dilon d.o.o., katere večinski lastnik je družina Zubitskiy. Ustanovljeno je bilo z reorganizacijo Železarne Jesenice leta 1992. Trenutno je v podjetju 1154 zaposlenih (Acroni, d.o.o., 2014a). Ukvarja se s proizvodnjo ploščatih izdelkov iz različnih vrst jekel. Proizvodni program obsega nerjavna jekla, elektro pločevino, specialna oz. ogljikova jekla ter konstrukcijska jekla. Za proizvodnjo teh jekel reciklira staro železo v elektroobločni peči, ga odlije na napravi za kontinuirano litje in zvalja v ploščate jeklene izdelke. Nerjavna jekla so zlitine železa, kroma in niklja ter nekaterih drugih dodatnih legirnih elementov, kot so molibden, titan, volframm in drugi. Nerjavna ali nerjaveča jekla predstavljajo skupino korozijsko obstojnih jekel, ki vsebujejo minimalno 10,5 % kroma. Mehanske lastnosti in njihova raznolika uporabnost so odvisne od kemične sestave. Eno samo jeklo ne more zadostiti vsem obratovalnim zahtevam, zato so razvili številne vrste jekla. Vsako od njih ima poudarjene določene lastnosti. Od ustrezne izbire vrste jekla je odvisna trajnost in uporabnost izdelka. V Acroni-ju smo proizvodnjo orientirali na tri glavne skupine nerjavnih jekel in sicer feritna, duplex in avstenitna nerjavna jekla (Acroni,d.o.o., 2014b). Neorientirane elektropločevine so materiali s posebnimi fizikalnimi lastnostmi. Uporabljamo jih v proizvodnji električnih strojev in naprav z vrtečim magnetnim poljem. Uporaba končno žarjenih elektropločevin je razširjena tudi v gradnji statičnih električnih naprav. Brez uporabe elektropločevin bi bila proizvodnja, pretvorba, distribucija in uporaba električne energije negospodarna (Acroni,d.o.o., 2014c). Specialna oz. ogljikova jekla imajo vsebnost od 0,22 % pa do 0,75 % ogljika. Izdelke iz teh jekel oblikujejo v mehko ali sferoidizacijsko žarjenem stanju. Po toplotni obdelavi kaljenju in popuščanju dobijo ti izdelki visoko trdnost in Nataša Rozman: Programska rešitev za obdelavo prodajnih ponudb stran 1

trdoto. Pridobijo tudi ustrezno žilavost in raztezek. Zaradi vseh teh lastnosti so izdelki primerni tako za statične kot dinamične obremenitve. Ta jekla imajo dobro odpornost proti obrabi. Jekla za vzmeti pa morajo imeti še dodatno lastnost, saj se morajo izdelki iz teh jekel kljub znatnemu zvijanju ali upogibanju vrniti v prvotno obliko. Delimo jih v legirana in nelegirana. Kot legirni elementi so lahko dodani silicij, mangan, krom, vanadij ali molibden. Ta jekla se uporabljajo za različne vrste vzmeti, gredi, osi, podložke, različne vrste nožev, škarje (Acroni,d.o.o., 2014d). V skupino konstrukcijskih jekel spadajo nelegirana konstrukcijska jekla, obrabo odporna jekla in visoko trdnostna jekla. Nelegirana konstrukcijska jekla uporabljajo za izdelavo različnih konstrukcij, kot so tovarniške hale, mostovi, strojni deli zlasti pri kmetijski mehanizaciji in za razne profile. Nekatere konstrukcije so med uporabo izpostavljene večji površinski obrabi materiala. To je razlog, da za takšne namene izdelujejo jekla, ki so odporna proti obrabi. Debelo pločevino iz teh vrst jekel uporabljajo predvsem za izdelavo drobilcev, mlinov in sit, kontejnerjev za koks in rudo, za transportne trakove, korita, nože, zobnike za verižni pogon, transportna vozila za prevoz trdnih razsutih tovorov, za nakladače, rudniška in druga transportna vozila, buldožerje, bagre, kopače, vijačne transporterje, stiskalnice itd. V Acroniju ima že dolgoletno tradicijo izdelava visoko trdnostnih jekel. Visokotrdna jekla uporabljajo za nosilne konstrukcije stavb, za zahtevne cevovode (naftovode), žerjave z veliko nosilnostjo. Poleg tega zahtevna visokotrdna jekla uporabljajo v ladjedelništvu ter naftni industriji (rezervoarji) (Acroni, d.o.o., 2014e). Podjetje je sestavljeno iz štirih proizvodnih obratov: jeklarne, vroče predelave, hladne predelave, predelave debele pločevine in služb, ki skrbijo za nemoteno delovanje podjetja. Celotna organizacijska shema je prikazana na sliki 1. Nataša Rozman: Programska rešitev za obdelavo prodajnih ponudb stran 2

ACRONI SLUŽBE OBRAT VZDRŽEVANJA PROIZVODNJA KONTROLA KAKOVOSTI SLUŽBE SLUŽBE FINANCE JEKLARNA VODENJE KAKOVOSTI ENERGETIKA MARKETING RAČUNOVODSTVO VROČA VALJARNA RAZVOJ EKOLOGIJA PRAVNA SLUŽBA KONTROLING HLADNA VALJARNA KONTROLNI ORGAN PROJEKTNO VODENJE PRODAJA INFORMATIKA PREDELAVA DEBELE PLOČEVINE LOGISTIKA NABAVA KADROVSKA SLUŽBA Slika 1: Organizacijska shema podjetja Acroni, d.o.o. (po Acroni, d.o.o., 2014f) Velik pomen ima v tem procesu prav prodaja, saj mora pridobiti kupce za proizvode Acronija, d.o.o. in nato poskrbeti, da jih ugodno proda, kar je v času recesije še posebej zahtevno. Prodaja ima tri oddelke za prodajo izdelkov, oddelek za izdelavo računov in oddelek za organiziranje odpreme (logistika). Oddelki, ki skrbijo za prodajo, se ločijo glede na proizvodni program. En oddelek pokriva dva proizvodna programa, specialna jekla in konstrukcijska jekla. Ostala dva oddelka pa pokrivata nerjavna jekla in elektro pločevino. Za lažjo predstavo sem izdelala organizacijsko shemo oddelka prodaje, ki je prikazana na sliki 2. PRODAJA PRODAJNI ODDELKI PODPORA PRODAJI NERJAVNA JEKLA ELEKTRO PLOČEVINA SPECIALNA IN KONSTRUKCIJSKA JEKLA IZDELAVA RAČUNOV LOGISTIKA Slika 2: Organizacijska shema oddelka prodaje v podjetju Acroni, d.o.o. Nataša Rozman: Programska rešitev za obdelavo prodajnih ponudb stran 3

1.3. NAMEN IN CILJI Komercialist se v tako velikem podjetju kot je Acroni, d.o.o. v trenutni tržni situaciji dnevno srečuje z vedno večjim številom povpraševanj in ponudb. Zato sem prišla na idejo, da sebi in sodelavcem nekoliko olajšam delo pri evidentiranju oz. obdelavi le-teh, prav tako pa prihranim nekaj časa za druge naloge. Z izdelano programsko rešitvijo sem želela olajšati delo pri vnosu podatkov in se izogniti nepotrebnemu pretipkavanju. To pomeni, da bomo nekatere podatke vnesli samo enkrat, nato pa jih bomo izbrali iz seznama. Tako bomo hitro imeli podatke o kupcu ter skrbniku, pariteti, kvalitetah, plačilu Prav tako sem se želela izogniti pogostim napakam, do katerih prihaja pri vnašanju podatkov. Tu mislim na različna poimenovanja nazivov istih podjetij, držav (angleški ali slovenski zapis), vnos kvalitet materialov po različnih standardih, različnih zapisov datumov Želela sem nam olajšati delo pri izdelavi poročil in hitrejši vpogled v podatke. S tem, ko bodo vpisani poenoteni podatki in jih ne bo potrebno stalno popravljati, bodo poročila izdelana hitreje in kvalitetnejše. Hitreje tudi zato, ker bodo nekatera poročila že pripravljena in bo potreben le klik na gumb in prikazali se bodo želeni podatki. Imeli bomo tudi hitrejši vpogled v podatke (cene, paritete, dobavne roke, države ), ki jih potrebujemo pri pripravi novih ponudb. S prihrankom časa bomo laže opravili druge potrebne naloge, ki jih na našem oddelku ni malo. 1.4. METODE DELA Glede na to, da gre pri tej programski rešitvi za izboljšavo obstoječega stanja ter da sem uporabnik tudi sama, sem analizo stanja naredila v skladu s svojimi izkušnjami in s sestanki s sodelavci. Poznala sem veliko želja in predlogov, ki so nastajali v večletni uporabi takega načina dela. Za izdelavo programske rešitve sem uporabila prototipni pristop razvoja programske rešitve. Najprej sem izdelala relacijske tabele in jih povezala med seboj. Tako sem dobila relacijsko shemo, ki je osnova za nadaljnje delo. Sledila je izdelava obrazcev za vnos, izdelava poročil in na koncu izdelava glavnega menija. Pri tem sem si pomagala s programskim orodjem Microsoft Office Access 2007, ker je dokaj enostaven, uporaben ter preprost za uporabnika. Nataša Rozman: Programska rešitev za obdelavo prodajnih ponudb stran 4

2. TEORETNIČNE OSNOVE V tem poglavju so opisani pojmi, ki se pojavljajo v diplomskem delu. V prvem podpoglavju je podrobno opisan podatkovni model, kot ga v svoji knjigi Podatkovne baze opisuje avtor Mohorič. Navedena je definicija podatkovnega modela, njegova delitev ter opis vseh podatkovnih modelov, na katere se le-ta deli. Na koncu podpoglavja sta opisani programski orodji, ki se omenjata skoz diplomsko delo. Prvo je Microsoft Office Excel, ki smo ga uporabljali pred uvedbo programske rešitve, drugo pa je Microsoft Office Access, s pomočjo katerega je programska rešitev narejena. V drugem podpoglavju so opisi pojmi, kot so zbirka podatkov, tabela, entiteta, obrazec, ključ Definicije pojmov so povzete po skripti Uporaba MS Accessa 2003 v praksi, katere avtor je profesor Werbra in knjigi Popolni vodič skozi Access 2003, avtorja Bradača. 2.1. PODATKOVNI MODEL Podatkovni modeli se uporabljajo za modeliranje podobe sveta s podatkovno bazo. Obsegajo podatkovno strukturo, operacije nad podatkovno strukturo in integritetne omejitve (Mohorič, 2002). Podatkovni model je strukturni in opisni mehanizem, s pomočjo katerega specificiramo zunanje, konceptualno in notranjo shemo baze podatkov. Uveljavila se je delitev, da zunanje in konceptualna shema opisujejo podatkovno bazo po logični pomenski plati, notranja shema pa po fizični datotečni plati. Z obzirom na vrsto opisa, pri katerem modele uporabljamo, jih delimo na: logične podatkovne modele, o o površinske podatkovne modele, globinske podatkovne modele fizične podatkovne modele (Mohorič, 2002). Površinskih podatkovnih modelov se je oprijel tudi naziv zapisno orientirani, saj temelji na datotečnih zapisih, ki jih sestavljajo podatkovni elementi. Zgrajeni so okoli abstraktne podatkovne strukture, nad katero je definirana množica operacij in so deklarirane integritetne omejitve. Podatkovni model sestavljajo tri poglavitne komponente: podatkovna struktura, operacije nad podatkovno strukturo, integritetne omejitve, ki so lastne podatkovni strukturi. Pri današnjih sistemih za upravljanje formatiranih podatkovnih baz se uporabljajo pretežno štiri vrste podatkovnih modelov, ki jih lahko klasificiramo z ozirom na podatkovno strukturo, na kateri temelje. To so: relacijski podatkovni model, ki temelji na relacijah; objektno usmerjeni model, ki temelji na objektih in metodah; mrežni podatkovni model, ki temelji na grafih; hierarhični podatkovni model, ki temelji na drevesih (Mohorič, 2002). Nataša Rozman: Programska rešitev za obdelavo prodajnih ponudb stran 5

Predvsem hierarhični in mrežni podatkovni model sta tesno navezana na fizično organizacijo podatkovne baze in predstavljata bolj abstrakcijo računalniškega shranjevanja in obdelave podatkov, veliko manj pa njihov pomen (Mohorič, 2002). Poglavitna karakteristika globinskih podatkovnih modelov je sposobnost modeliranja podobe sveta oz. s podatkovnega stališča predstaviti pomen podatkov, shranjenih v fizični podatkovni bazi. Globinske podatkovne modele srečujemo tudi pod imenom semantični modeli. Mednje sodijo: Podatkovni model»entiteta razmerje«je utemeljil P.P. Chen, dopolnitve pa je prispevala tudi vrsta drugih avtorjev. Model skuša odpraviti pomanjkljivosti hierarhičnega in mrežnega podatkovnega modela na področju semantike in integritetnih omejitev. Objekte sveta predstavlja z entitetami in lastnostmi entitet, ki jih skupno z imeni entitet obravnava kot njihove atribute. Entitete z enakimi lastnostmi združuje v entitetne množice, razmerja med entitetnimi množicami so imenovana, preslikave, ki jih razmerja predstavljajo, pa so okarakterizirane s kardinalnostmi. Binarni podatkovni model je utemeljil J.R. Abrial. Model je osnovan na kategorijah podatkov in binarnih relacijah, ki povezujejo kategorije med seboj. Binarna relacija je opisana s pomočjo pristopnih funkcij, ki predstavljajo direktno in inverzno preslikavo in njihovih kardinalnosti. Iz binarnega podatkovnega modela sta izšla podatkovni model»objekt vloga«in podatkovni model»ideja most«. Podatkovni modeli na osnovi semantičnih mrež izvirajo s področja umetne inteligence. Njihova skupna karakteristika je osnovana na formalni logiki. Osnovne ideje, ki jih ti podatkovni modeli vpeljujejo na področje modeliranja sveta, so: o o o o razlikovanje med entitetnimi tipi, entitetami in entitetnimi imeni; semantična razdalja med koncepti, ki v semantičnih mrežah predstavljajo entitete oz. entitetne tipe; hierarhična razvrstitev entitetnih tipov; opredelitev vlog, ki jih igrajo posamezne entitete oz. njihovi tipi v medsebojnih odnosih. Infološki podatkovni model je v svojih delih utemeljil B. Langefors s sodelavci. Temeljna ideja je približati konceptualno shemo opisu podobe sveta, kot so ga vajeni uporabniki podatkovne baze, in jo nasloniti na elementarna dejstva ob upoštevanju časovne dimenzije. Globinski podatkovni modeli imajo zaradi močno izražene semantične komponente vsekakor prednost pri modeliranju podobe sveta v primerjavi s površinskimi podatkovnimi modeli in so neprimerno bolj prilagojeni končnim uporabnikom podatkovne baze (Mohorič, 2002). Na koncu še nekaj besed o programskih orodjih Microsoft Office Excel in Microsoft Office Access. Prvo smo uporabljali pred uvedbo programske rešitve z drugim pa je programska rešitev narejena in jo bomo uporabljali v prihodnje. Nataša Rozman: Programska rešitev za obdelavo prodajnih ponudb stran 6

Microsoft Excel je računalniški program za obdelavo razpredelnic. Trži ga podjetje Microsoft, ki ga je tudi razvilo. Uporablja se na računalnikih z operacijskim sistemom Windows. Glavne prednosti so intuitiven uporabniški vmesnik ter zmogljiva orodja za kalkulacije in izdelavo grafov. Z agresivnim marketingom je Microsoft dosegel, da je Excel ena izmed najpopularnejših aplikacij za domače računalnike. Je prevladujoč urejevalnik tabel na platformi Windows in sicer prevladuje že od verzije 5 iz leta 1993. Excel je del pisarniškega paketa Microsoft Office (Wikipedia, 2014). Microsoft Access je ena izmed aplikacij Microsoft Office. Je sistem za upravljanje baz podatkov, ki omogoča izdelavo uporabniških rešitev na lastni relacijski zbirki podatkov (bazi) ali v povezavi z drugimi relacijskimi zbirkami podatkov (npr. Microsoft SQL Server). Prednost na SQL Server je predvsem v tem, da lahko več uporabnikov hkrati hitro dostopa do podatkov. Dodatno lahko s pomočjo SQL Serverja določite uporabnike in njihove pravice ter s tem povečate varnost (Werber, 2006). 2.2. OSNOVNI POJMI Zbirka podatkov je skupek informacij, ki se navezujejo na določene predmete ali namen, kot je recimo beleženje naročil strank ali urejanje glasbene zbirke. V primeru, da želimo popraviti nek podatek, ki ga hranimo na več različnih mestih, ga moramo popraviti v vseh datotekah. V zbirki podatkov je ta podatek potrebno popraviti le na enem mestu, nakar se samodejno popravi na vseh mestih v zbirki podatkov (Werber, 2006). Tabele so osnovni predmeti zbirke podatkov. Namenjene so shranjevanju informacij. Vsi drugi predmeti zbirke podatkov (poizvedbe, obrazci,, poročila) so tu zato, da na nek način vzajemno delujejo z eno ali več tabelami. V Microsoft Accessovi zbirki podatkov je lahko na tisoče tabel, število zapisov v njej pa je bolj kot s čim drugim omejeno s prostorom na trdem disku (Bradač, 2005). Ko v Microsoft Accessovi zbirki podatkov naredimo različne tabele za vsako zadevo (entiteto, predmet), potrebujemo način, ki bo Microsoft Accessu povedal, kako naj te informacije ponovno združi. Prvi korak v tem procesu je, da določimo relacije (povezave) med tabelami. Ko to naredimo, lahko ustvarimo poizvedbe, obrazce in poročila ter hkrati prikažemo informacije iz različnih tabel (Werber, 2006). Entiteta ali predmet podatkov je zadeva ali vrsta zadev, ki jo opisujemo s podatki. Entiteta je na primer lahko kupec, ki je opisan z nazivom, naslovom, pošto, državo, davčno številko, (Werber, 2006). Atribut ali element podatkov sestavljajo entitete. Atribut ali element je tisti, ki z vidika vsebine ni več deljiv, oziroma ga ni možno ali smiselno razstavljati na manjše dele (Werber, 2006). Ključ je tisti atribut, katerega vrednost loči pojav posameznih entitet. Številka kupca na primer omogoči izpis vseh podatkov o točno določenem kupcu. Ključe delimo na primarne, kandidatne, zunanje (tuje) in sestavljene. Nataša Rozman: Programska rešitev za obdelavo prodajnih ponudb stran 7

Primarni ključ enolično opiše pojav določene entitete. Relacijska baza preprečuje, da bi se uporabljali dve enaki vrednosti primarnih ključev. Tipični primeri primarnih ključev so na primer številka ponudbe, številka kupca, poštna številka, številka skrbnika, Primarni ključ je lahko sestavljen iz dveh ali več atributov. Kandidatni ključ uporabljamo, kadar je več atributov, ki imajo ob vsakem pojavku entitete drugačno vrednost in bi bili lahko vsi primarni ključi. Primarni ključ je lahko le eden, zato ostanejo drugi atributi kandidati za primarni ključ. Zunanji ali tuji ključ je atribut v entiteti, ki je ključ neke druge entitete. Sestavljeni ključ uporabljamo v primeru, kjer ni mogoče s pomočjo enega atributa enolično določiti pojavek entitete (Werber, 2006). Povezave ali entitete so lahko med seboj povezane. Relacijska podatkovna zbirka temelji na povezavah, ki jih delimo v tri kategorije: Povezava ena proti ena je v Microsoft Accessu predstavljena s črto in oznakama 1 na obeh straneh. Primer take povezave bi lahko bila povezava med naročilom in računom, če predpostavimo, da za eno naročilo vedno napišemo le en račun. Povezava ena proti mnogo je v Microsoft Accessu predstavljena s črto in oznakama 1 in neskončno ( ) na nasprotni strani. To je povezava, h kateri stremimo, saj nam omogoča enostavno delo s podatki. Eno naročilo ima lahko več računov, določen račun pa pripada samo enemu naročilu. Povezava mnogo proti mnogo je v Microsoft Accessu predstavljena s črto in dvema oznakama neskončno ( ) na nasprotni strani. To je povezava, ki je v Microsoft Accessu ne želimo in jo odpravimo tako, da na mesto take povezave vstavimo novo entiteto, v katero vpišemo ključe iz sosednjih entitet in jih združimo v sestavljeni ključ ali dodamo še nov primarni ključ ter tako tvorimo odprto varianto (Werber, 2006). Eden izmed načinov, kako poiščemo informacije v Microsoft Accessovi zbirki podatkov, je izdelovanje poizvedb. Podatke poiščemo s poizvedbami zato, da jih prikažemo, spreminjamo ali analiziramo na različne načine. Rezultate poizvedb pa lahko uporabimo tudi kot osnovo za druge Microsoft Accessove predmete. Glavne vrste poizvedb so poizvedba za izbiranje, navzkrižna poizvedba in poizvedba s parametri (Bradač, 2005). Obrazec je vrsta predmeta zbirke podatkov, ki se prvotno uporablja za vnašanje ali prikazovanje podatkov v zbirki podatkov. Obrazec lahko tudi uporabljamo kot stikalno ploščo, ki odpre druge obrazce in poročila v zbirki podatkov ali kot pogovorno okno po meri, ki prejme uporabniški vnos in na temelju vnosa izvede dejanje. Obrazec nam omogoča enostavnejši in varnejši vnos ali prikazovanje podatkov. Nataša Rozman: Programska rešitev za obdelavo prodajnih ponudb stran 8

Večina obrazcev je vezanih na eno ali več tabel in poizvedb v zbirki podatkov. Vir zapisa obrazca se sklicuje na polja v temeljnih tabelah in poizvedbah. Obrazec ne potrebuje vsebovati vseh polj iz vseh tabel ali poizvedb (Werber, 2006). S poročili prikažemo podatke iz tabel v lepo urejeni in dostopni obliki na računalniškem zaslonu ali papirju. V poročilu so deli podatkov, izbrani iz več tabel in poizvedb, vrednosti, izračuni iz podatkov v zbirki in oblikovni elementi (Bradač, 2005). Makri so vrste ukazov, ki jih lahko uporabljamo zato, da nam pomagajo pri avtomatizaciji pogostih opravil. Če uporabljamo skupine makrov, lahko izvedemo več opravil hkrati (Werber, 2006). Nataša Rozman: Programska rešitev za obdelavo prodajnih ponudb stran 9

3. OBSTOJEČE STANJE Poglavje je sestavljeno iz dveh podpoglavij. Opisujeta posnetek stanja pred uvedbo programske rešitve ter kritične točke takega načina dela. V prvem podpoglavju je grafično prikazana Excelova preglednica, katero smo uporabljali za evidentiranje ponudb. Sledi podroben opis vseh stolpcev, ki sestavljajo to preglednico. Na koncu so v drugem podpoglavju opisane še kritične točke, ki se pojavljajo pri vsakodnevnem vpisovanju podatkov v preglednico. 3.1. POSNETEK STANJA Za evidentiranje oz. obdelavo prodajnih ponudb uporabljamo Excelovo preglednico. Hranimo jo na strežniku, tako da imamo do nje dostop vsi, ki jo uporabljamo. Podatke v preglednico vnašamo in jo dopolnjujemo dnevno. Preglednica je prikazana v tabeli 1. Tabela 1: Prikaz obstoječe preglednice za evidentiranje prodajnih ponudb v Excelu Preglednica je sestavljena iz devetnajst stolpcev, v katerih so vpisani naslednji podatki: zaporedna številka ponudbe Gre za številko, po kateri ponudbo najdemo v arhivu. V stolpcu je lahko več enakih številk, kar pomeni, da ponudba vsebuje več različnih izdelkov; leto vnosa Ta podatek je namenjen lažji pripravi poročil s pomočjo vrtilne tabele; Nataša Rozman: Programska rešitev za obdelavo prodajnih ponudb stran 10

ponudbo pripravil Vpisano je ime komercialista, ki je ponudbo pripravil. Ta oseba je tudi skrbnik kupca; šifra materiala Vpisana je kvaliteta materiala po EN standardu; obrat Gre za proizvodni obrat, ki proizvaja ponujeni material; kupec Vpisan je naziv podjetja; država Vpisana je država, iz katere je kupec; ponujena cena (fix) Celica v tem stolpcu je izpolnjena v primeru, da je ponujena polna (končna) cena, drugače je celica prazna; ponujena cena (baza) - Celica v tem stolpcu je izpolnjena v primeru, da je ponujena bazna cena, drugače je celica prazna; valuta Vpisana je denarna valuta, v kateri je dana ponudba; pariteta Vpisana je ponujena pariteta; prevozni stroški Vpisan je prevozni strošek glede na pariteto in dimenzijo materiala. To je tisti strošek, ki ga imamo z dostavo materiala kupcu. V primeru, da kupec sam prevzame material, je celica v tem stolpcu prazna; dobavni rok Vpisan je ponujeni dobavni rok; datum ponudbe Vpisan je datum poslane ponudbe; opcija To je datum veljavnosti cene in dobavnega roka. Po tem datumu se lahko omenjena podatka spremenita; redna/zaloga Vpisana je črka R, če gre za ponudbo materiala iz proizvodnje oz. Z-1, Z-2 ali Z-3, če gre za ponudbo materiala iz zaloge. Številka poleg Z pomeni kakovostni razred; odgovor Ta stolpec je namenjen izdelavi poročil. Pomagamo si s šifrantom, ki je vpisan kot opomba v naslovni celici stolpca. V stolpcu so vpisane številke od 1 do 6 in pomenijo: 1 poslali smo ponudbo kot odgovor na kupčevo povpraševanje, 2 - poslali smo splošno ponudbo, 3 - kupcu smo poslali informacijo glede na njegovo vprašanje v zvezi z proizvodnim programom, 4 negativno (kapaciteta) kupcu smo dali negativen odgovor, ker je količina na povpraševanju premajhna, 5 negativno (ne delamo) materiala, po katerem kupec povprašuje, ne delamo in 6 negativno (ni na zalogi) kupec želi material iz zaloge oz. čim prej, mi pa mu tega ne moremo ponuditi; povratna informacija V ta stolpec naknadno vpišemo povratno informacijo kupca, če jo dobimo, drugače so celice v stolpcu prazne. Tudi tukaj si pomagamo s šifrantom od 1 do 5 in pomenijo: 1 - naročilo dobili smo naročilo, 2 - neustrezna cena kupcu smo ponudili previsoko ceno in jo žal ne moremo znižati, 3 - neustrezna količina kupcu smo ponudili preveliko količino materiala, 4 - ne izdelujemo materiala, ki ga kupec želi, 5 - predolg dobavni roka kupec potrebuje material takoj, mi pa smo ponudili predolg dobavni rok; opombe V tem stolpcu so vpisane opombe glede doplačil oz. ob negativni ponudbi vzrok. V primeru negativne ponudbe vnesemo samo podatke v stolpce zaporedna številka, leto, ponudbo pripravil, šifra materiala, obrat, kupec, država, odgovor in opombe, ostali stolpci so prazni. Nataša Rozman: Programska rešitev za obdelavo prodajnih ponudb stran 11

3.2. KRITIČNA ANALIZA Kot sem že v uvodu omenila, pri evidentiranju ponudb s pomočjo Excelove preglednice velikokrat prihaja do napak. Napake se pojavljajo zaradi večjega števila uporabnikov in s tem različnega poimenovanja podatkov. Največ napak se pojavi pri vnosu šifre materiala, naziva kupca, države in datuma. Pri šifri material prihaja do napak zaradi vpisovanja kvalitet materiala po različnih standardih. Kljub temu, da imamo dogovor za vpisovanje šifre po evropskih standardih, nekateri uporabljajo ameriške standarde oz. šifro prepišejo iz povpraševanja. Nekateri kupci imajo zelo dolge nazive, tako nekdo vpiše celoten naziv, nekdo pa ga skrajša. Prav tako lahko hitro zamenjamo kakšno črko v nazivu in tako dobimo čisto novo podjetje. Pri vnosu držav se pojavljajo napake zaradi vpisovanja države v slovenskem oz. drugem jeziku. Tudi pri vpisovanju datumov se lahko zatipkamo in vpišemo kakšno številko premalo oz. preveč. Za nadaljnjo obdelavo podatkov oz. pripravo poročil z vrtilno tabelo pa moramo podatke najprej poenotiti, kar vzame dosti časa. Tudi to je ena izmed kritičnih točk. Prav tako se pri takem evidentiranja porabi veliko časa pri samem vpisovanju podatkov v tabelo. Konec delovnega dne včasih časa, namenjenega vpisovanju ponudb, zmanjka. Ponudbe prenesemo v naslednji dan. Če se to dogaja iz dneva v dan, se ponudbe kopičijo in na koncu porabimo preveč časa za vnos zaostalih ponudb. Nataša Rozman: Programska rešitev za obdelavo prodajnih ponudb stran 12

4. IZDELAVA PROGRAMSKE REŠITVE Poglavje Izdelava programske rešitve je sestavljeno iz štirih podpoglavij, v katerih so opisane in grafično prikazane stopnje izdelave programske rešitve. V prvem podpoglavju z naslovom Zasnova podatkovnega modela so podrobno opisane vse tabele, ki sestavljajo relacijsko shemo podatkov in povezave, s katerimi so tabele povezane. Nato sledi podpoglavje, v katerem je podroben opis izdelave obrazcev, ki so potrebni za vnos podatkov v bazo. Sledi poglavje, ki opisuje izdelavo poročil. V njem sta prikazani dve poročili, ki ju vsakodnevno uporabljamo. Na koncu je tu še zadnje poglavje, v katerem je opis glavnega menija, preko katerega bomo vstopali do želenega obrazca oz. poročila. 4.1. ZASNOVA PODATKOVINEGA MODELA Na podlagi trenutnega stanja sem najprej izdelala štirinajst tabel. Potem sem tabelam določila ustrezne podatke in primarne ključe. Tako sem tabele lahko povezala z relacijami. Dobila sem relacijsko shemo podatkov, ki je prikazana na sliki 3. Vse tabele so med seboj povezane z relacijami 1 (ena) proti (mnogo), razen tabeli Ponudba in Material. Tu je uporabljena povezava proti, ker je lahko ena material v več ponudbah in prav tako lahko ena ponudba vsebuje več različnih materialov. Taki relaciji se moramo izogniti, če želimo uporabiti relacijsko bazo podatkov, zato sem dodala vmesno tabelo Postavka_ponudbe. V tabeli je tuj ključ ID_Ponudbe iz tabele Ponudba in tuj ključ ID_Material iz tabele Material. Oba ključa tvorita sestavljen ključ. Slika 3: Entitetno relacijska shema baze podatkov Nataša Rozman: Programska rešitev za obdelavo prodajnih ponudb stran 13

Relacijska shema podatkov je sestavljena iz štirinajstih spodaj podrobno opisanih tabel. Podatkovni model se nanaša na evidentiranje oz. obdelavo prodajnih ponudb, zato sem najprej določila atribute tabele Ponudba. Določila sem jih glede na obstoječo tabelo v Excelu, ki jo trenutno uporabljamo kot evidenco. Nekatere atribute sem nato izvzela in jih določila v tabeli Postavka_ponudbe, ki služi kot vmesna tabela. Na sliki 4 so prikazani atributi tabele Ponudba s podatkovnimi tipi in opisom. Primarni ključ v tej tabeli je ID_Ponudba. V tabeli lahko vidimo, da je veliko atributov, ki se začnejo z ID. To pomeni, da se preko teh atributov iz drugih tabel dobi ustrezne podatke. Slika 4: Struktura relacijske tabele Ponudba Naslednja je tabela Skrbnik. Atributi s podatkovnimi tipi in opisom so prikazani na spodnji sliki 5. Primarni ključ je ID_Skrbnik, ki pa je povezan s tabelo Ponudba z relacijo 1 proti, kar pomeni, da lahko en skrbnik pripravi več ponudb. Slika 5: Struktura relacijske tabele Skrbnik Sledi tabela Kupec. Primarni ključ v tej tabeli je ID_Kupec, ki je povezan s tabelo Ponudba prav tako z relacijo 1 proti kar pomeni, da je lahko en kupec na več ponudbah. Atributi s podatkovnim tipom in opisom so prikazani na sliki 6. Vidimo lahko, da je eden izmet atributov ID_Posta, kar pomeni, da se preko tega atributa iz tabele Posta dobijo podatki o pošti. Nataša Rozman: Programska rešitev za obdelavo prodajnih ponudb stran 14

Slika 6: Struktura relacijske tabele Kupec Sledi tabela Posta. Primarni ključ v tej tabeli je ID_Posta. Ostali podatki so vidni na sliki 7. Tabela je povezana s tabelo Kupec z relacijo 1 proti, kar pomeni, da ima kupec lahko samo eno poštno število. Slika 7: Struktura relacijske tabele Posta Sledi tabela Drzava, kjer je primarni ključ ID_Drzava in je povezana z relacijo 1 proti s tabelo Posta. To pomeni, da je lahko v eni državi več pošt. Atributa tabele s podatkovnimi tipi in opisom sta na spodnji sliki 8. Slika 8: Struktura relacijske tabele Drzava Nato je tu tabela Povratna_informacija. Primarni ključ v tej tabeli je ID_Povratna_informacija. S tabelo Ponudba je povezana z relacijo 1 proti, kar pomeni, da je lahko ena povratna informacija na več ponudbah. Vsi podatki tabele so vidni na spodnji sliki 9. Slika 9: Struktura relacijske tabele Povratna_informacija V naslednji tabeli Vrsta_ponudbe je primarni ključ ID_Vrsta_ponudbe. Tabela je povezana s tabelo Ponudba z relacijo 1 proti, kar pomeni, da je ena povratna informacija lahko na več ponudbah. Atributa s podatkovnima tipoma in opisom sta prikazana na sliki 10. Nataša Rozman: Programska rešitev za obdelavo prodajnih ponudb stran 15

Slika 10: Struktura relacijske tabele Vrsta_ponudbe Sledi tabela Pariteta, kjer je primarni ključ ID_Pariteta. Atributa s podatkovnima tipoma in opisom sta prikazana na sliki 11. Prav tako je ta tabela povezana s tabelo Ponudba z relacijo 1 proti, ker ima lahko en način plačila na več ponudbah. Slika 11: Struktura relacijske tabele Pariteta Primarni ključ v tabeli Nacin_placila je ID_Nacin_placila. Tabela je povezana s tabelo Ponudba z relacijo 1 proti, kar pomeni, da je ena pariteta lahko na več ponudbah. Atributa s podatkovnima tipoma in opisom sta prikazani na sliki 12. Slika 12: Struktura relacijske tabele Nacin_placila Naslednja tabela je tabela Odgovor. Primarni ključ v tej tabeli je ID_Odgovor. Tabela je povezana z relacijo 1 proti s tabelo ponudba. Na sliki 13 sta prikazana atributa s podatkovnima tipoma in opisom. Slika 13: Struktura relacijske tabele Odgovor Naslednja tabela je Postavka_ponudbe, ki je vmesna tabela med tabelo Ponudba in tabelo Material, da se razbije relacija proti. Tabela ima dva tuja ključa in sicer ID_Ponudba in ID_Material. Atributi s podatkovnimi tipi in opis so prikazani na sliki 14. Nataša Rozman: Programska rešitev za obdelavo prodajnih ponudb stran 16

Slika 14: Struktura relacijske tabele Postavka_ponudbe Sledi tabela Material. Primarni ključ v tej tabeli je ID_Material. Tabela je povezana z vmesno tabelo Postavka_ponudbe z relacijo 1 proti, kar pomeni, da je lahko en material na več postavkah. Na sliki 15 so prikazani atributi s podatkovnimi tipi in opisom. Slika 15: Struktura relacijske tabele Material Tu je še predzadnja tabela Obrat. Primarni ključ v tej tabeli je ID_Obrat in je povezana z vmesno tabelo Postavka_ponudbe z relacijo 1 proti. To pomeni, da je lahko en obrat na več postavkah. Na spodnji sliki 16 sta prikazana atributa s podatkovnima tipoma in opisom. Slika 16: Struktura relacijske tabele Obrat In še zadnja tabela Doplacilo, kjer je primarni ključ ID_Doplacilo. Tabela je povezana z vmesno tabelo z relacijo 1 proti, kar pomeni, da je lahko eno doplačilo na več ponudbah. Atributi s podatkovnimi tipi in opis so prikazani na spodnji sliki 17. Slika 17: Struktura relacijske tabele Doplacilo Nataša Rozman: Programska rešitev za obdelavo prodajnih ponudb stran 17

4.2. IZDELAVA OBRAZCEV Vpisovanje podatkov preko tabel je zamudno, v nekaterih primerih tudi nemogoče, ker so tabele povezane med seboj. Zato sem za vnos podatkov v bazo izdelala trinajst obrazcev in en podobrazec ter dva podobrazca za prikaz. To pomeni, da ima vsaka tabela svoj obrazec za vnos. Večina teh obrazcev bo služilo za vnos podatkov v bazo, ki jih bomo kasneje uporabljali kot šifrant. Tako bomo podatke vnesli na začetku, v nadaljevanju pa jih bomo potrebovali le še ob morebitni spremembi že vpisanih podatkov. Obrazci so izdelani tako, da je potrebno nekatere podatke vpisati, nekatere pa izbrati iz seznama že vpisanih podatkov s pomočjo kombiniranega polja. Vsi obrazci imajo ukazne gumbe za lažje urejanje podatkov, nekateri pa tudi gumbe za odpiranje drugih obrazcev ter gumbe za odpiranje poročil. Gumbi za odpiranje obrazcev bodo v pomoč v primeru, da v bazi še ne bi bilo želenega podatka. V nadaljevanju so vsi obrazci podrobno opisani. Obrazec Vnos doplačila je namenjen vnašanju raznih doplačil, ki jih zaračunamo poleg prodajne cene. Uporabljali ga bomo predvsem na začetku, ko bomo polnili bazo podatkov. Podatki, ki jih bomo vnesli, bodo prikazani v podobrazcu Postavka ponudbe, ki je del obrazca Vnos ponudbe. Podatke bomo izbrali s pomočjo kombiniranega polja. Na spodnji sliki 18 je prikazan ta obrazec, skupaj z ukaznimi gumbi, preko katerih bomo laže urejali podatke. Slika 18: Obrazec Vnos doplačila Obrazec Vnos odgovora je prikazan na sliki 19. Tega obrazca ne bomo uporabljali pogosto. Uporabili ga bomo za vpisovanje podatkov v bazo, ki jih bomo kasneje uporabljali za izbor preko kombiniranega gumba v obrazcu Vnos ponudbe. Ti podatki so razlog, zakaj smo dali negativni odgovor kupcu na povpraševanje ter vrsta ponudbe (ponudba, splošna ponudba brez cen, informacija glede proizvodnega programa ). Obrazec ima ukazne gume, s pomočjo katerih laže urejamo podatke. Nataša Rozman: Programska rešitev za obdelavo prodajnih ponudb stran 18

Slika 19: Obrazec Vnos odgovora Obrazec Vnos obrata je najbolj preprost obrazec in ga bomo uporabljali samo enkrat. Preko njega bomo vnesli v bazo podatkov proizvodne obrate podjetja Acroni, d.o.o. Služil bo za prikaz obratov v podobrazcu Postavka ponudbe, ki je del obrazca za Vnos ponudbe. Vnesene podatke bomo izbrali s pomočjo kombiniranega polja. Obrazec je prikazan na spodnji sliki 20 skupaj z ukaznimi gumbi, ki bodo v pomoč pri urejanju podatkov. Slika 20: Obrazec Vnos obrata Sledi obrazec Vnos povratne informacije, ki je prikazan na sliki 21. Tega obrazca ne bomo uporabljali pogosto. Podatke, ki jih bomo vnesli z njegovo pomočjo, bomo uporabljali za izbor povratnih informacij s pomočjo kombiniranega polja v obrazcu Vnos ponudbe. Ti podatki so povratne informacije, ki jih da kupec kot odgovor na poslano ponudbo (dobili smo naročilo, nismo dobili naročila, ker je previsoka cena, predolg dobavni rok ). Kot vsi ostali ima obrazec tudi ukazne gumbe za lažje urejanje podatkov. Slika 21: Obrazec Vnos povratne informacije Nataša Rozman: Programska rešitev za obdelavo prodajnih ponudb stran 19

Naslednji obrazec Vnos vrste ponudbe, ki je prikazan na sliki 22, nam bo služil za vnos podatkov o vrsti ponudbe (redno naročilo oz. zaloge določenega kakovostnega razreda). Kasneje ga skoraj ne bomo več potrebovali. Podatke, ki jih bomo vnesli v bazo, bomo uporabljali za izbor vrste ponudbe s pomočjo kombiniranega polja v obrazcu Vnos ponudbe. Tudi ta obrazec ima ukazne gumbe za lažje urejanje podatkov. Slika 22: Obrazec Vnos vrste ponudbe Sledi obrazec Vnos države. Je eden obrazcev, ki ga bomo uporabili na začetku, da bomo napolnili bazo podatkov. Kasneje ga bomo uporabljali občasno. Podatki, ki jih bomo vnesli s pomočjo tega obrazca, bodo prikazani v obrazcu Vnos pošte. Izbirali jih bomo s pomočjo kombiniranega polja. Na spodnji sliki 23 je prikazan obrazec skupaj z ukaznimi gumbi za lažje urejanje podatkov. Slika 23: Obrazec Vnos države S pomočjo obrazca Vnos materiala bomo vnesli v bazo podatkov kvalitete, ki jih v podjetju Acroni, d.o.o. izdelujemo. Podatke, ki jih bomo vnesli s pomočjo tega obrazca, bodo služili za izbor kvalitete s pomočjo kombiniranega polja v podobrazcu Postavka ponudbe. Podobrazec je del obrazca Vnos ponudbe. Obrazec ima tudi ukazne gumbe za lažje urejanje podatkov. Obrazec je prikazan na sliki 24. Nataša Rozman: Programska rešitev za obdelavo prodajnih ponudb stran 20

Slika 24: Obrazec Vnos materiala Sledi obrazec Vnos pošte, ki ga bomo uporabljali za vnos pošt. Poštno številko in kraj bomo vpisali, država je povezana s tabelo Država in jo bomo izbrali s pomočjo kombiniranega polja. V primeru, da država še ne bi bila vpisana v bazi podatkov, sem dodala gumb za prehod na obrazec Vnos držav. Obrazec ima, kot vsi ostali, ukazne gumbe za lažje urejanje podatkov. Obrazec je prikazan na sliki 25. Slika 25: Obrazec Vnos pošte Naslednji je obrazec Vnos kupca. Obrazec bomo uporabljali za vnos podatkov, ki jih potrebujemo v zvezi s kupcem. V obrazec bomo vpisali nekatere podatke, kraj in pošto pa izbrali s pomočjo kombiniranega polja. Država se bo prikazala avtomatsko. Polji s poštno številko in krajem sta med seboj povezani, tako da bomo lahko izbirali po poštni številki ali pa kraju. Polje Država je povezano s tabelo Država, zato se bo država prikazala avtomatsko glede na izbor pošte. V kolikor podatki o pošti in državi še ne bi bili vpisani v bazi podatkov, sem dodala dva ukazna gumba, preko katerih bomo prišli do obrazca Vnos pošte in Vnos države. Obrazec ima tudi ukazni gumb za prikaz poročila Seznam kupcev. Prav tako so tu še ukazni gumbi za lažje urejanje podatkov. Na spodnji sliki 26 je prikazan obrazec. Nataša Rozman: Programska rešitev za obdelavo prodajnih ponudb stran 21

Slika 26: Obrazec Vnos kupca Naslednji je obrazec Vnos načina plačila. Prikazan je na spodnji sliki 27. Služil nam bo za vnos načina plačila. Podatki, vneseni preko tega obrazca, nam bodo služili pri vnosu ponudbe. Iz seznama jih bomo izbrali s pomočjo kombiniranega polja. Kot vsi prejšnji ima tudi ta obrazec ukazne gumbe za lažje urejanje podatkov. Slika 27: Obrazec Vnos načina plačila Obrazec Vnos paritet je prikazan na sliki 28. S pomočjo tega obrazca bomo vnesli v bazo podatkov paritete, ki nam bodo služile kot šifrant pri vnosu ponudb. Pariteto bomo izbrali s pomočjo kombiniranega polja. Obrazec ima tudi ukazne gumbe za lažje urejanje podatkov. Nataša Rozman: Programska rešitev za obdelavo prodajnih ponudb stran 22

Slika 28: Obrazec Vnos paritet Sledi obrazec Vnos skrbnika, s pomočjo katerega bomo vnesli v bazo podatke o skrbnikih. To bomo naredili na začetku, da napolnimo bazo, kasneje pa obrazca ne bomo več potrebovali oz. ga bomo potrebovali, če bo določen nov uporabnik. Podatki se nanašajo na oddelek, kjer je skrbnik zaposlen ter na kontaktne podatke (telefon, email). Podatke iz te baze bomo uporabili za izbor skrbnika v obrazcu Vnos ponudbe preko kombiniranega polja. Kot vsi do sedaj ima tudi ta obrazec ukazne gumbe za lažje urejanje podatkov. Obrazec je prikazan na spodnji sliki 29. Slika 29: Obrazec Vnos skrbnika Obrazec za Vnos ponudb je najpomembnejši obrazec in ga bomo uporabljali za vnos dnevno poslanih prodajnih ponudb. Sestavljen je iz podobrazca Postavka ponudbe, dveh podobrazcev za prikaz (kupec, skrbnik), ukaznih gumbov za lažje urejanje podatkov ter pet gumbov za dostop do drugih obrazcev. Uporabili jih bomo v primeru, da podatkov še ne bi bilo v bazi. Prvo polje Šifra ponudbe se bo generiralo avtomatsko in se ga ne bo dalo spreminjati. Nato sta tu polji Kupec in Šifra skrbnika, ki ju bomo izbrali s pomočjo kombiniranega polja. Ostali pripadajoči podatki se bodo prikazali avtomatsko v podobrazcu za prikaz in jih ne bo mogoče spreminjati. Podobrazcema sem določila makro za osveževanje prikaza podatkov. To pomeni, da se bo izpis v podobrazcu takoj izenačil s podatki v kombiniranem polju. Sledijo polja Pariteta, Način plačila, Vrsta ponudbe in Odgovor, ki jih bomo izbrali s pomočjo kombiniranega polja. Polja Prevozni stroški in Opombe sta dva izmed redkih podatkov, ki jih bo potrebno vpisati ročno. Nataša Rozman: Programska rešitev za obdelavo prodajnih ponudb stran 23

Povratno informacijo bomo izpolnili naknadno, če bomo dobili informacijo od kupca. Tu sta še dve datumski polji, ki se bosta izpolnili avtomatsko in se jih bo dalo popravljati. To sta Datum ponudbe in Opcija. Pri opciji oz. veljavnosti ponudbe se bodo k datumu ponudbe prišteli trije dnevi. Podobno kot pri osnovnem obrazcu bomo tudi pri podobrazcu Postavka ponudbe večino podatkov izbrali s pomočjo kombiniranega polja. Vpisali bomo le ceno, valuto in dobavni rok. Obrazec je prikazan na spodnji sliki 30. 4.3. IZDELAVA POROČIL Slika 30: Obrazec Vnos ponudbe Poročila bomo uporabljali za prikaz podatkov na zaslonu, ki nam bodo v pomoč pri pripravi novih ponudb in za pripravo poročil, ki jih bomo lahko tudi natisnili oz. pripravili PDF dokument. V mojem primeru je najpomembnejše poročilo, ki ga bomo uporabljali za pripravno novih ponudb. Je kompleksnejše poročilo, kar pomeni, da je poročilo izdelano s pomočjo poizvedbe. Izdelala sem tudi eno enostavno poročilo Seznam kupcev, za katerega nisem potrebovala nobenih poizvedb, saj sem ga pripravila na osnovi podatkov iz tabele. Poročila bom ob morebitni želji uporabnikov lahko tudi dodala. Prvo, najpreprostejše poročilo, je Seznam kupcev, ki je prikazano na sliki 31. Poročilo nam bo služilo za prikaz vseh kupcev, ki so v bazi podatkov. Poročilo sem izdelala na podlagi podatkov, ki so v tabeli Kupec in nisem potrebovala nobene dodatne poizvedbe. Nataša Rozman: Programska rešitev za obdelavo prodajnih ponudb stran 24

Slika 31: Poročilo Seznam kupcev Naslednje, za nas najpomembnejše je poročilo, ki bo v pomoč pri izdelavi novih ponudb. Za to poročilo sem morala najprej pripraviti poizvedbo s kriteriji. Kriterije sem določila glede na podatke, ki jih potrebujemo za pripravo ponudb v poizvedbi. Ti kriteriji so za iskanje ponudb po obratu, kvaliteti, kupcu in državi. Lahko bomo iskali po enem kriteriju ali po vseh naenkrat. Ko bomo poročilo odprli, nas bo program najprej vprašal po kriterijih, ki so prikazani na sliki 32. Slika 32: Pogovorna okna za vnos vrednosti parametra Glede na našo izbiro oz. potrebe se bo izpisalo poročilo, ki je prikazano na sliki 33. Če bomo želeli iskati še po kakšnem drugem kriteriju, ga bom dodala kasneje. Nataša Rozman: Programska rešitev za obdelavo prodajnih ponudb stran 25

Slika 33: Poročilo Izpis rezultatov iskanja Poročila v mojem primeru niso tako pomembna, zato sem izdelala samo dve. Pri programski rešitvi gre zgolj za shranjevanje podatkov in poizvedba po nekaterih od njih, ki nam služijo kot pomoč pri pripravi novih ponudb. 4.4. IZDELAVA GLAVNEGA MENIJA Čisto na koncu sem izdelala še glavni meni, s pomočjo katerega bomo prišli do želenega obrazca oz. poročila in je prikazan na spodnji sliki 34. Obrazec je sestavljen iz ukaznih gumbov, s pomočjo katerih bomo odprli nekatere glavne obrazce za vnos podatkov v bazo. Naslednji je gumb, s pomočjo katerega bomo odprli poročilo za pripravo ponudb. Tu je še gumb za izhod iz programa. Slika 34: Glavni meni Nataša Rozman: Programska rešitev za obdelavo prodajnih ponudb stran 26

Zunanji Notranji Univerza v Mariboru Fakulteta za organizacijske vede 5. KRITIČNA OCENA PREDLAGANE REŠITVE Za programsko rešitev sem izdelala tudi analizo SWOT. Analiza SWOT je metoda za ocenjevanje notranjih in zunanjih dejavnikov, ki so pomembni za doseganje ciljev. Notranji dejavniki so prednosti (strengths) in slabosti (weaknesses), zunanji pa priložnosti (opportunities) in nevarnosti (threats). Iz prej omenjenih angleških parametrov je kratica SWOT sestavljena (po Vila, Kovač, 1997). Prednosti Slabosti hitrejši in enostavnejši vnos podatkov uvajanje uporabnikov manj napak pri vnosu podatkov delovanje programa pogojeno z MS urejenost podatkov Office, ki vsebuje MS Access. hitrejši vpogled v podatke lažja izdelava poročil Priložnosti Nevarnosti možnost nadgradnje nedelovanje oz. odpoved programa možnost povezave z drugimi programi okvara strojne opreme lahko uniči hitra izdelava popravkov in dopolnitev bazo podatkov računalniški virusi vdor nepooblaščenih oseb Tabela 2: Analiza SWOT predlagane rešitve Dobljeni rezultati analize SWOT programske rešitve za obdelavo prodajnih ponudb so prikazani v tabeli 2 in so v nadaljevanju podrobno opisani. Prednosti: Veliko podatkov v programski rešitvi, izberemo s pomočjo kombiniranega polja iz seznama. To pomeni, da je vnos podatkov hitrejši in enostavnejši kot pri starem načinu dela, kjer je bilo potrebno vse podatke ročno vpisati. Prav tako je zaradi zgoraj omenjenega vnosa podatkov s pomočjo kombiniranega polja manj napak, do katerih prihaja pri ročnem vpisovanju podatkov in različnemu pojmovanju le-teh. Podatkov ni več potrebo urejati oz. poenotiti, če želimo izdelati poročilo. To pomeni, da so podatki bolj urejeni. S tem, ko sta poročili izdelani, je potreben samo klik ali dva in prikažejo se iskani podatki. Pri starem načinu dela je bilo potrebno brskati po velikem številu podatkov s pomočjo filtra, kar je vzelo kar nekaj časa. To pomeni, da je vpogled v podatke precej hitrejši. Nataša Rozman: Programska rešitev za obdelavo prodajnih ponudb stran 27