IZBOLJŠANJE DELOVNEGA PROCESA IN UVEDBA ČRTNE KODE V PODJETJU ETIKS D.O.O.

Transcription

1 UNIVERZA V MARIBORU FAKULTETA ZA LOGISTIKO Leon Kit IZBOLJŠANJE DELOVNEGA PROCESA IN UVEDBA ČRTNE KODE V PODJETJU ETIKS D.O.O. diplomsko delo univerzitetnega študijskega programa Celje, maj 2013

2 UNIVERZA V MARIBORU FAKULTETA ZA LOGISTIKO Leon Kit IZBOLJŠANJE DELOVNEGA PROCESA IN UVEDBA ČRTNE KODE V PODJETJU ETIKS D.O.O. diplomsko delo univerzitetnega študijskega programa Mentor: red. prof. dr. Iztok Potrč Somentor: asist. mag. Marjan Sternad

3 Celje, maj 2013 IZJAVA O AVTORSTVU diplomskega dela Spodaj podpisan Leon Kit, študent Univerzitetnega študijskega programa logistika sistemov, z vpisno številko , sem avtor diplomskega dela z naslovom: IZBOLJŠANJE DELOVNEGA PROCESA IN UVEDBA ČRTNE KODE V PODJETJU ETIKS D.O.O S svojim podpisom zagotavljam, da: je predloženo delo rezultat izključno mojega lastnega raziskovalnega dela; sem poskrbel/a, da so dela in mnenja drugih avtorjev oz. avtoric, ki jih uporabljam v diplomskem delu, navedena oz. citirana v skladu z navodili Fakultete za logistiko Univerze v Mariboru; sem poskrbel/a, da so vsa dela in mnenja drugih avtorjev oz. avtoric navedena v seznamu virov, ki je sestavni del diplomskega dela in je zapisan v skladu z navodili Fakultete za logistiko Univerze v Mariboru; sem pridobil/a vsa dovoljenja za uporabo avtorskih del, ki so v celoti prenesena v diplomsko delo in sem to tudi jasno zapisal/a v diplomskem delu; se zavedam, da je plagiatorstvo predstavljanje tujih del, bodisi v obliki citata bodisi v obliki skoraj dobesednega parafraziranja bodisi v grafični obliki, s katerim so tuje misli oz. ideje predstavljene kot moje lastne kaznivo po zakonu (Zakon o avtorskih in sorodnih pravicah, Uradni list RS št. 21/95), prekršek pa podleže tudi ukrepom Fakultete za logistiko Univerze v Mariboru v skladu z njenimi pravili; se zavedam posledic, ki jih dokazano plagiatorstvo lahko predstavlja za predloženo delo in za moj status na Fakulteti za logistiko Univerze v Mariboru; je diplomsko delo jezikovno korektno in da je delo lektorirala Nina Tramšek diplomirani slovenist (UN) V Celju, dne Podpis avtorja/-ice:

4 ZAHVALA Zahvaliti se želim vsem zaposlenim v podjetju Etiks d.o.o. za pomoč pri pridobivanju podatkov za diplomsko delo. Prav tako bi se zahvalil svojemu mentorju red. prof. dr. Iztoku Potrču in somentorju asist. mag. Marjanu Sternadu za vso njuno pomoč in nasvete pri izdelavi naloge. Prav posebna zahvala pa gre vsem domačim, ki so me spodbujali, podpirali ter mi stali ob strani tekom študija.

5 IZBOLJŠANJE DELOVNEGA PROCESA IN UVEDBA ČRTNE KODE V PODJETJU ETIKS D.O.O. V diplomskem delu bomo pisali o logističnih izboljšavah, ki bi jih lahko uvedli v podjetju Etiks d.o.o., ki se ukvarja s proizvodnjo, ter prodajo toplotne tehnike.. Na začetku dela se bomo lotili teoretičnih osnov področja, iz katerega bomo kasneje iskali rešitve za probleme obravnavanega podjetja. Pregledali bomo kakšno je trenutno stanje v podjetju na kakšen način se material naroča, skladišči, kako poteka izdaja blaga, ter opisali pomanjkljivosti trenutnega načina dela. Za vse naštete pomanjkljivosti bomo v nadaljevanju poiskali rešitve, jih opisali, navedli približno oceno stroškov potrebnih za uvedbo, ter preračunali koliko je zadeva rentabilna, oz. kako hitro se bo investicija povrnila. Po oceni in vrednotenju uspešnosti predlaganih rešitev bomo ugotovili, da bi se le te izplačale že prej kot v roku enega leta in jih spoznali za primerne Ključne besede: črtna koda, inventura, trgovina, skladiščenje. IMPROVEMENT OF THE WORK PROCESS AND INTRODUCTION OF THE BAR CODE IN THE COMPANY ETIKS D.O.O. In this work, we will talk about the logistical improvements that could be made in the company Etiks d.o.o., which produces and sells heating devices. In the beginning we will cover the theoretical basics which will later help us find solutions for the company's problems. We will check the current situation at the company how the staff orders goods, how those are stored, how it is being distributed, and also find the faults in the current work process. We're going to find solutions for all previously discovered faults, describe them, estimate the expenses needed for their introduction, and find out if those are profitable. After assesing the solutions, we will find out that those would cover their price in under a year, and thus find them appropriate. Keywords: bar code, inventory, store, storage.

6 KAZALO UVOD... 1 Cilji in teze diplomskega dela... 1 Predpostavke in omejitve diplomskega dela... 2 Predvidene metode diplomskega dela TEORETIČNE OSNOVE Logistika in njen pomen Skladiščenje, inventura in zaloge materiala Zgodovina črtne kode OPIS PODJETJA IN NJEGOVEGA OKOLJA Predstavitev podjetja Etiks Pregled zaposlenih oseb, ter njihovih funkcij v podjetju Predstavitev voznega parka, orodij, ter sredstev za manipulacijo blaga in materialov Predstavitev okolja OPIS OBSTOJEČEGA STANJA S KRITIČNO ANALIZO Naročanje in prevzem blaga Prodaja in izdaja blaga Skladiščenje Inventura Kritična analiza Naročila blaga Prevzem blaga Izdaja blaga Neurejenost skladišča in transportnih poti Inventura Leon Kit: Izboljšanje delovnega procesa in uvedba črtne kode v podjetju Etiks d.o.o. v

7 4 PREDLOGI IZBOLJŠAV Predlogi in analiza izboljšav za neurejenost skladišča in transportnih poti Predlogi in analiza izboljšav za naročanje blaga Predlogi in analiza izboljšav za izdajo blaga Predlogi in analiza izboljšav za prevzem blaga Predlogi in analiza izboljšav za izvajanje inventure PLAN UVEDBE PREDLAGANIH REŠITEV Vpeljava tehnologije črtne kode v skladiščno poslovanje Ostale rešitve ZAKLJUČEK LITERATURA IN VIRI PRILOGE KAZALO SLIK Slika 1: Zgradba podjetja Slika 2: Tloris poslopja Slika 3: Načrt trgovine Slika 4: Načrt prodajalnega dela Slika 5: Načrt nadstropja Slika 6: Načrt hale Slika 7: Podaljški vilic za viličarja Slika 8: Diagram trenutnega delovnega procesa Slika 9: Material za odpis Slika 10: Zložen material za odpis Slika 11: Zasedenost dvorišča Slika 12: Vzročno posledični diagram Slika 13: Diagram predlaganega delovnega procesa Slika 14: Ročni terminal Honeywell Dolphin D6500 s podstavkom Slika 15: Ročni čitalnik Honeywell 3800g Slika 16: Digitalna tehtnica CTS Leon Kit: Izboljšanje delovnega procesa in uvedba črtne kode v podjetju Etiks d.o.o. vi

8 KAZALO TABEL Tabela 1: Inventurni manko Tabela 2: Izračun skupne vrednosti manka Tabela 3: Cena članarin v GS Tabela 4: Izračun investicije Tabela 5: Izračun investicije ostalih rešitev Tabela 6: Izračun amortizacijskih stopenj Tabela 7: Izračun letne amortizacije Leon Kit: Izboljšanje delovnega procesa in uvedba črtne kode v podjetju Etiks d.o.o. vii

9 KRATICE EAN - European Article Number (črtna koda) GTIN-8 Zapis črtne kode z osmimi številkami GTIN-13 Zapis črtne kode s trinajstimi številkami GSRN (Global Service Relation Number) identifikacijski ključ za identifikacijo razmerja med ponudnikom in prejemnikom storitve GS1-128 Standard zapisa črtne kode ERP Enterprise Resource Planning GSI Mednarodna organizacija odgovorna za ustanavljanje globalnega sistema za identifikacijo in komunikacijo artiklov, storitev in lokacij AI aplikacijski identifikator POS (point of sale) maloprodajno mesto EUR evro USD ameriški dolar GBP britanski funt Leon Kit: Izboljšanje delovnega procesa in uvedba črtne kode v podjetju Etiks d.o.o. viii

10 UVOD Logistika je poslovna veda, ki združuje vse aktivnosti premikanja in skladiščenja blaga, ki nastanejo od trenutka dobave do trenutka porabe blaga. Osnovni cilj je ob pravem času in na pravem mestu z najnižjimi možnimi stroški zagotoviti vse dobrine in storitve, katere zahtevajo naše stranke. V pomoč pri doseganju cilja nam je nedvomno dobra informacijska podpora in učinkovita skladiščna tehnologija. V podjetju se vse bolj zavedajo, da je ažurnost in sledljivost zalog velikega pomena na zniževanje stroškov. V diplomskem delu se bomo osredotočili na problematiko trgovskega in skladiščnega poslovanja podjetja Etiks Štore. Za podjetje Etiks Štore je zadovoljstvo kupcev tudi eden izmed zastavljenih ciljev. Poleg skrbi za kakovost prodajnih storitev se velika pozornost namenja izboljšanju poslovanja v samem procesu prodaje od sprejema naročila kupca do prodaje naročenih izdelkov do kupca. Žal pa se v delovanju podjetja pojavlja več problemov, ki upočasnjujejo delovni proces, ki nastajajo zaradi neurejenosti skladiščnega prostora, veliko težav je pri naročanju in izdaji blaga, zapleta se tudi pri prevzemu blaga. Glavni problem, ki ga bomo reševali, je neusklajenost dejanskih zalog materiala s tistimi v informacijskem sistemu. Poglavitni razlog za to težavo je pomanjkanje informacijske podpore pri izdaji in prevzemu blaga, kakor tudi pri skladiščenju in proizvodnji. Pri večini delovnih procesov prihaja do napak zaradi človeškega faktorja, kar bilahko z uporabo moderne tehnologije signifikantno zmanjšali, če že ne v celoti izničili. Predlagali bomo tudi nekaj rešitev za boljšo urejenost skladišča in s tem zmanjšanje težav z omejenostjo prostora. Cilji in teze diplomskega dela Namen diplomskega dela je dokazati nujnost uvedbe črtne kode v poslovanje podjetja Etiks. Obstoječ sistem je vzrok za nepreglednost trenutnega stanja v skladišču. Zaradi zmot pri vnosu podatkov, napak pri sprejemu in odpremi, podjetju povzročajo negativne posledice. Podjetja, ki želijo biti uspešna in konkurenčna morajo znati slediti spremembam na trgu. Z Leon Kit: Izboljšanje delovnega procesa in uvedba črtne kode v podjetju Etiks d.o.o. 1

11 uporabo črtne kode je podjetje bližje svojemu cilju. Predstavili bomo teoretične osnove s področja logistike, skladiščnega poslovanja in črtne kode. Cilji diplomske naloge so: predstavitev obravnavanega podjetja, podrobna opredelitev trenutnega procesa dela, opis predlogov izboljšav z uvedbo črtne kode, opis predlogov izboljšav z uvedbo naročanja materiala preko faks sistema in elektronske pošte (mail-a), opis predlogov izboljšav glede skladiščenja, evalvacija danih izboljšav, predstavitev teoretične podlage. Osnovna teza diplomske naloge je dokazati prednosti in slabosti uvedbe črtne kode v trgovinsko poslovanje podjetja Etiks d.o.o. Dokazali bomo, da trenutno skladiščno poslovanje ne omogoča dviga konkurenčnosti in zniževanja stroškov. Predpostavke in omejitve diplomskega dela Predpostavljamo, da je postopek, ki ga podjetje uporablja pri skladiščnem poslovanju in prodaji blaga zastarel in časovno zamuden. Skladiščno poslovanje bi se z uvedbo črtne kode bistveno izboljšalo, saj bi povečali sledljivost materiala in blaga. Z uvedbo modernejših metod in sodobne tehnologije, bi se podjetju prihranilo veliko časa in denarja. V diplomskem delu smo se omejili na prednosti uporabe črtne kode. Pri raziskovanju in preučevanju poslovanja nismo s strani podjetja Etiks imeli nobenih omejitev. Kot zaposleni preko študentskega servisa smo se seznanili s postopkom skladiščenja, naročanja, prodaje in izdaje blaga. Kot glavne trditve diplomskega dela bi navedli dejstvo, da se z uvedbo nove tehnologije lahko zagotovi rast podjetja ter posledično zmanjša stroške. Lahko se tudi optimizira čas za izvedbo nalog ter sledljivost materiala (blaga). Leon Kit: Izboljšanje delovnega procesa in uvedba črtne kode v podjetju Etiks d.o.o. 2

12 Avtomatizacija prevzemov in izdaj iz skladišča s pomočjo črtne kode bistveno pripomore k skrajšanju potrebnega časa za samo izvedbo ter zmanjšuje možnost napak značilnih za ročni način dela. Predvidene metode diplomskega dela V diplomski nalogi bomo uporabili več metod raziskovanja. V okviru subjektivnega pristopa bomo uporabili metodo opazovanja z lastno udeležbo. V okviru deskriptivnega pristopa bomo uporabili metodo deskripcije, ki nam bo v pomoč pri seznanitvi z teorijo in pojmi ter ugotovljenimi dejstvi. Metoda kompilacije nam bo pomagala pri oblikovanju novih stališč z povzemanjem stališč drugih avtorjev v zvezi z obravnavanim problemom. Na osnovi metode opazovanja bomo analizirali obstoječ proces trgovinskega poslovanja v podjetju Etiks. Pri delu nam je bila v pomoč uporaba spletnih strani na internetu, razne revije in članki, strokovne knjige in učbeniki. Leon Kit: Izboljšanje delovnega procesa in uvedba črtne kode v podjetju Etiks d.o.o. 3

13 1 TEORETIČNE OSNOVE 1.1 Logistika in njen pomen Logistika je dokaj mlada veda, saj se je močneje začela razvijati šele v času od leta 1950 do leta V tem času se je na trgih dogajal velik preobrat, od stanja pomanjkanja blaga je prišlo do nasičenosti trga. Da bi si podjetja pridobila naklonjenost svojih porabnikov, so bila primorana iskati konkurenčne prednosti in načine diferenciranja pred svojimi konkurenti. Logistika je v tistem času predstavljala še neizkoriščen potencial (Štor & Mušinovič & Urbancl, 2011, str. 10). Če prebiramo Kaltnekarja (1993, str. 27) se seznanimo z dejstvom, da se logistična sedanjost začenja z letom 1965 kot obdobje zrelosti fizične distribucije in materialnega poslovanja. Ugotovili so potrebo po povezovanju zunanjih in notranjih in zunanjih tokov proizvodov, materiala in informacij. Managerji so s pomočjo sodobnih zmogljivosti računalnikov in poslovnih informacijskih sistemov postali pravi odločevalci. Podjetje in njegovi zaposleni potrebujejo veliko strokovnega znanja, da lahko obvladujejo logistiko materiala in informacij. Logistika mora biti v povezavi z vsemi procesi v podjetju, saj fizični in materialni tokovi tečejo tako znotraj kot zunaj podjetja. Logistika je prisotna pri projektiranju, pripravi, proizvodnji in komercializaciji proizvoda, zato je za podjetje zelo pomembno obvladovanje logistike, saj vpliva neposredno na učinkovite in točne dobave surovin in končnih proizvodov ter na zadovoljstvo porabnikov (Štor & Mušinovič & Urbancl, 2011, str. 13). Pomen logistike je v zadovoljevanju potreb organizacije po premagovanju prostorskih in premoščanju časovnih razlik med viri materiala (dobavitelji) in proizvodnim podsistemom organizacije, od tod pa do točke želene dostave proizvodov (Knez & Cedilnik & Semolič, 2007, str. 115). Leon Kit: Izboljšanje delovnega procesa in uvedba črtne kode v podjetju Etiks d.o.o. 4

14 1.2 Skladiščenje, inventura in zaloge materiala Nobeno podjetje, bodisi proizvodno ali trgovinsko, ne more poslovati brez elementa logističnih podsistemov skladiščenja. Podjetja v skladiščih hranijo svoje materiale, polizdelke, izdelke ter končne izdelke. Kot navaja Kaltnekar (1993, str. 257) je skladišče kot zveza in regulator med drugimi funkcijami v materialnem poslovanju, ki premosti časovne razlike med časom proizvodnje in časom uporabe različnih dobrin. Po Požaru (1976, str. 93) je skladiščenje kot časovna izravnava med dvema sistemoma ali podsistemoma, ki med sabo nista časovno usklajena. Za primer navaja podsistem nabave in proizvodnjo. Če iščemo odgovor na vprašanje, zakaj je sploh nastala potreba po skladiščenju, je treba omeniti Kaltnekarja (1993, str. 248), ki kot vzrok navaja neskladnost med časom proizvodnje in časom potrošnje, oddaljenost med krajem proizvodnje in krajem potrošnje. Potreba po varnosti oskrbe in različni trgovski in finančni pogoji so pogojevali potrebo po skladiščenju. Ne glede na to, ali v skladišču hranimo vhodni material ali pa končne izdelke, je osnovna naloga skladiščenja vedno enaka. Po Potrču (2009) so osnovne naloge skladiščnega poslovanja: Prevzem in izdaja materiala; Uskladiščenje shramba materiala ter zaščita blaga pred poškodbami; Pravočasno zagotavljanje količine materiala za nemoteno proizvodnjo; Vodenje evidence o količini uskladiščenega materiala gotovih izdelkov. Dolžnosti skladiščnega delavca (Štor, Mušinovič & Urbancl, 2011, str. 119): Ravnanje s stvarmi kot dober gospodar; Da obvaruje pravice deponenta nasproti prevozniku; Da nemudoma proda blago, če ugotovi, da so začele nastajati neprepričljive spremembe in preti nevarnost uničenja; Da zavaruje stvari, če je tako dogovorjeno; Leon Kit: Izboljšanje delovnega procesa in uvedba črtne kode v podjetju Etiks d.o.o. 5

15 Da opozori deponenta na hibe, naravne lastnosti stvari in na slabo embalažo, zaradi katerih utegne priti do škode; Inventura Skladiščenje mora biti organizirano tako, da izpolni osnovno zahtevo: ohraniti količinsko in kakovostno nespremenjen uskladiščeni material. Svoje skladiščno poslovanje mora podrediti tej zahtevi (Kaltnekar, 1993, str. 258). Kljub temu pa pogosto prihaja do kakovostnih in količinskih sprememb materiala v skladišču. Prihaja do t. i. materialnih izgub, katere lahko povzročijo različni vzroki (Kaltnekar, 1993, str. 269): Naravni vplivi (atmosferski, živalski, mikrobiološki); Nestrokovno delo (slabo varovanje, staranje materiala ); Nepoštenje (tatvine in poneverbe) in Višja sila (požari, poplave) Zaradi vseh teh materialnih izgub je potrebna kontrola zalog. Potrebno je uvesti sistem kontrole stanja zalog v skladiščih. Na podlagi evidenc izvajamo preverjanja, spremljamo spremembe v višini zalog in ugotavljamo stanje. Pri inventurah s štetjem, merjenjem, tehtanjem itd. ugotavljamo točno količino materiala v skladišču. Prav tako lahko takrat ugotovimo tudi kakovost uskladiščenega materiala. Nastale razlike knjižimo kot izredne prihodke ali odhodke (Kaltnekar, 1993, str. 269). Poznamo različne vrste inventur: redno, ki jo običajno izvedemo ob koncu leta, periodično v določenih časovnih terminih in izredno, na zahtevo zunanjih ukrepov ali organov. Pri redni inventuri je ob koncu leta težko ugotoviti vzroke za nastanek razlik, zato se mnoga podjetja, predvsem tista z velikim asortimentom izdelkov, odločajo za uvedbo tekoče inventure. Inventura teče skozi vse leto, najpogosteje se izvaja na osnovi računalniške izbire, kjer računalnik izbere tiste materiale, ki jih je najmanj na zalogi. (Kaltnekar, 1993, str. 270). Leon Kit: Izboljšanje delovnega procesa in uvedba črtne kode v podjetju Etiks d.o.o. 6

16 Zaloge Skladiščenje je zelo pomembno področje gospodarjenja v vsaki organizaciji. Je kot neke vrste blažilec v materialnih tokovih in tako zagotavlja možnosti za njihov normalni pretok. Nabava, proizvodnja, prodaja in ostale poslovne funkcije v podjetju lahko tako ustrezno in učinkovito delujejo ter zagotovijo nemoteno oskrbo ob dogovorjenem času. Vendar pa skladišče ob svoji glavni nalogi vzdrževanja zalog povzroča podjetju stroške. Po Kaltnekarju (1993, str. 245) je pravo»počivališče kapitala«v zalogah, saj je tu največkrat investiran velik del vseh sredstev podjetja. Možnost oskrbe in vidik stroškov sta glavna vidika skladiščenja. S pravilno odločitvijo in z upoštevanjem obeh vidikov lahko funkcija skladiščenja zelo vpliva na gospodarnost podjetja (Kaltnekar, 1993, str. 245). Na zaloge imajo vpliv vse skladiščne odločitve. Zaloge predstavljajo povezavo med vhodnimi in izhodnimi tokovi kroga. Ko se časovna in kvantitativna struktura vhodnih tokov razlikuje od izhodnih tokov, nastane t. i. most. S popolno sinhronizacijo vhodnih in izhodnih tokov se lahko izognemo odvečnim zalogam (Oblak, 2007, str. 41). Kot navaja Oblak (2007, str. 43) z odgovorom na vprašanja, kakšno blago se naj skladišči, koliko kakšnega blaga se naj skladišči, koliko blaga je potrebno naročiti in kdaj se naj naroči blago za popolnitev zalog, lahko oblikujemo višino zalog in njihovega obnavljanja. Vrste normativnih zalog (Kaltnekar, 1993, str. 277): Varnostna oz. minimalna zaloga: namenjena je premostitvi nepričakovanih dogodkov, kot so zamude v dobavi materiala ali nepričakovane večje potrebe porabnikov materiala. To je rezerva, ki jo lahko potrošimo samo v izrednih razmerah. Signalna zaloga: gre za višino zaloge, kjer je potrebno sprožiti postopek za nabavo. Potrebno jo je določiti tako, da bo nova količina materiala prispela prav takrat, ko bo dosežena varnostna zaloga v skladišču. Maksimalna zaloga: to je določena zgornja meja v višini zalog, do katere je še gospodarno uskladiščevati material. Prekoračena vrednost povzroča zviševanje skladiščnih stroškov in otežuje delo in preglednost v skladiščih. Leon Kit: Izboljšanje delovnega procesa in uvedba črtne kode v podjetju Etiks d.o.o. 7

17 1.3 Zgodovina črtne kode Leta 1948 je Bernard Silver, študent na tehnološkem inštitutu v Filadelfiji, po naključju slišal pogovor med enim od profesorjev in predsednikom tamkajšnje lokalne trgovine. Trgovca je zanimal sistem, ki bi na blagajnah lahko avtomatično bral podatke o vrsti izdelka in ceni. Silver in njegov prijatelj Normanu Josephu Woodlandu sta začela raziskovati različne možnosti za izdelavo tovrstnega sistema. Edina, ki je tudi resnično delovala, je bila različica, ki je temeljila na uporabi ultravijoličnega črnila. Toda črnilo je bilo precej drago in je hitro zbledelo, zato ni bilo primerno za množično uporabo. Woodland ni obupal.navdih je nato dobil pri morsejevi abecedi in tako je prvo črtno kodo narisal v pesku na plaži. "Pike in črtice sem samo podaljšal in iz njih naredil tanke in debele črte," je nekoč pojasnil. Woodland in Silver sta vložila predlog za patent 20. oktobra 1949, patent pa je bil potrjen 7. oktobra leta Woodland se je zaposlil v podjetju IBM, ki je zamisel temeljito preučilo ter jo ocenilo kot zanimivo in izvedljivo. Ocenili so, da bo najprej potrebno razviti ustrezno podporno tehnologijo. Kar dve desetletji razvoja so porabili za primerno lasersko tehnologijo, ki je bila sposobna za branje kod. Danes je na svetu v uporabi več kot pet milijonov unikatnih črtnih kod. Morda najbolj znana med njimi je vse bolj priljubljena QR-koda, sestavljena iz pičic, katere glavni namen je ta, da uporabniku, ki jo poskenira, ponudi širše multimedijsko okolje z informacijami, vezanimi na neki izdelek. Črtna koda je namenjena predvsem uporabi na blagajnah zagotovi, da je cena prava, in obnovi podatke o prodaji in zalogah, Prva stvar, katere črtna koda je bila skenirana na blagajni, je bil zavojček žvečilnih gumijev v nekem supermarketu v Ohiu leta 1974 (GB, 2012). Informacijski sistem in naprave, ki so nanj povezane, so bistvenega pomena za učinkovito in kvalitetno delovanje skladiščnega sistema. Številne tehnologije omogočajo zajem podatkov in njihov prenos do vseh sodelujočih v oskrbni verigi. Leon Kit: Izboljšanje delovnega procesa in uvedba črtne kode v podjetju Etiks d.o.o. 8

18 Kot navaja Potrč (2009) informacijska podpora skladiščnemu procesu omogoča: Nadzor nad delovnimi procesi, katere sprožijo logistični dogodki v obliki delovnih nalog. Delovni nalogi povzročijo določene standardne aktivnosti z blagom v okviru skladišč Nadzor nad logističnimi dogodki, ki zajemajo vse dokumentarne zahtevke, ki se pretočijo iz ostalih sistemov in zahtevajo določene aktivnosti v skladišču blaga Nadzor nad prostorom tu se zahteva primerna razvrstitev blaga glede na razpoložljiv prostor vhodnih mest, zalog, odlagalnih mest, vračila blaga Nadzor nad blagom potrebno zaradi lastnosti blaga, posebnih pogojev skladiščenja, nadzor nad embalažo Nadzor nad materialnimi sredstvi in človeškimi viri ustrezna zasedba delavcev in materialnih sredstev Črtna koda omogoča učinkovitejše delo, ker z njeno pomočjo odpravljamo človeške napake. Kot najbolj razširjena tehnologija v skladiščnem poslovanju omogoča hitrejši in bolj natančen zajem podatkov z embalaže in etiket. Z njeno pomočjo pridemo do točnih evidenc v skladišču in pri inventuri. Ne prihaja do zamenjave artiklov, proizvodov, zato so zaloge v skladišču vedno ažurne in točne. Avtomatizacija prevzemov in izdaj iz skladišča s pomočjo črtne kode bistveno pripomore k skrajšanju potrebnega časa za samo izvedbo ter zmanjšuje možnost napak značilnih za ročni način dela. Leon Kit: Izboljšanje delovnega procesa in uvedba črtne kode v podjetju Etiks d.o.o. 9

19 2 OPIS PODJETJA IN NJEGOVEGA OKOLJA V tem poglavju bomo najprej opisali podjetje, njegovo dejavnost, pregledali zaposlene v podjetju ter opisali njihove funkcije, naloge in zadolžitve. V nadaljevanju bomo opisali tudi okolje podjetja ter razporeditev prostorov v sami stavbi. 2.1 Predstavitev podjetja Etiks Obravnavano podjetje se ukvarja s prodajo materiala za ogrevanje in vodovod, proizvodnjo lastnih izdelkov, načrtovanjem ogrevalnih sistemov ter tudi z montažami svojih izdelkov. Prodajni program zajema vse od peči, kaminov, sončnih kolektorjev, radiatorjev, do orodja, regulacij gretja, cevi ter ostalega materiala, ki se potrebuje za toplotne inštalacije. Proizvajajo lastne peči na biomaso, peletne gorilnike ter zalogovnike tople vode. Slika 1: Zgradba podjetja vir: ''Firma'' [Etiks d.o.o.], Pregled zaposlenih oseb, ter njihovih funkcij v podjetju V podjetju je zaposlenih 19 oseb. V pisarnah podjetja delajo direktor, komercialistka ter računovodja. Direktor je odgovoren za naročila blaga iz tujine, tehnično podporo strankam, izdajo nalogov delavcem v proizvodnji, razknjiževanje materiala, ki se porabi v proizvodnji. Komercialistka opravlja delo na terenu obiskuje poslovne partnerje, jih seznanja z novostmi, se dogovarja glede pogojev poslovanja ipd., računovodja pa se ukvarja s finančnimi posli. Leon Kit: Izboljšanje delovnega procesa in uvedba črtne kode v podjetju Etiks d.o.o. 10

20 V trgovini dela šest prodajalcev ter poslovodja. Štirje od prodajalcev so odgovorni za prodajo, naročanje in prevzeme blaga, od ostalih dveh pa je eden, poleg dela v trgovini, odgovoren tudi za oglede objektov in svetovanje na terenu, drugi pa opravlja funkcijo komercialista na področju kaminov. Slednja skupaj s poslovodjo delata v dopoldanski izmeni, ostali prodajalci pa se izmenjujejo vsak teden dva sta v dopoldanski izmeni, dva pa v popoldanski. Poslovodja je odgovoren za fakturiranje prejetega blaga, zaključevanje dobavnic, sprejemanje naročil, planiranje dostav in servisov ter veleprodajo. Zaposlena sta tudi dva šoferja eden za lokalne dostave in hitre servise na terenu, drugi za dostave po celi državi, ter po potrebi tudi za uvoz blaga iz tujine. Za električne vezave regulacij, zagone ogrevalnih sistemov, meritve na pečeh ipd. so v podjetju zaposleni trije električarji. Večino dela opravijo na terenu, odgovorni so pa tudi za montažo elektronike na uvožene peči ter vezavo regulacij za peletne gorilnike lastne proizvodnje. V proizvodnji delajo štirje delavci. Dva sta varilca, dva sta pa odgovorna za pripravo materiala na proizvodnjo, pomoč varilcema, barvanje končnih izdelkov ter vodenje skladišča Predstavitev voznega parka, orodij, ter sredstev za manipulacijo blaga in materialov Vozni park podjetja sestavlja 5 vozil. Tovornjak Mercedes ATEGO: namenjen je za dostave blaga kupcem po državi, po potrebi se pa uporabi tudi za uvoz blaga iz tujine. Kombi Citroen JUMPER: uporablja se za dostave blaga strankam iz bližnje okolice podjetja Kombi Renault TRAFFIC: to vozilo uporabljajo električarji, za montaže na terenu 2x dostavni avto Citroen BERLINGO: ta dva avtomobila sta namenjena splošni rabi izvedba servisov peči, ogledi objektov na terenu, uporaba v komercialne namene, manjše dostave blaga Leon Kit: Izboljšanje delovnega procesa in uvedba črtne kode v podjetju Etiks d.o.o. 11

21 Predstavitev orodij V prodajalni so na voljo štirje računalniki z informacijskim sistemom Datalab Pantheon. V sklopu proizvodnje se uporablja veliko različnih orodij, omenili pa bomo tista najpomembnejša za naše raziskovalno delo. Kotni brusilnik: uporablja se za brušenje, rezanje in obdelovanje kovin, ki se potrebujejo pri proizvodnji gorilnikov in hranilnikov. Za razrez cevi ga uporabljajo tudi prodajalci v trgovini, kadar se stranka ne odloči za nakup cele cevi. Stroj za ukrivljanje kovinskih plošč: uporabljajo ga pri proizvodnji hranilnikov. Funkcionira tako da ravno kovinsko ploščo ukrivi v valjasto obliko, ki se potrebuje za hranilnik. Varilni aparat: za različne tipe varjenja različnih kovin, je na voljo več aparatov (homogeno in avtogeno varjenje, varjenje na elektrode ) Zračni kompresor: poleg visokotlačnega izpihovanja zraka se uporablja tudi pri barvanju hranilnikov, poganja pa tudi plazemski rezalnik, za rezanje kovinskih plošč. Sredstva za manipulacijo Za manipulacijo blaga in materialov sta na voljo dva viličarja eden na hali in eden v skladišču trgovine, električni paletni voziček, ročni paletni vozički ter navadni vozički za prevažanje materiala, ki ni na paletah Predstavitev okolja Stavba podjetja je razdeljena na dva dela trgovinski del in halo (proizvodni del). Trgovinski del zajemata 2 nadstropji. V pritličnem delu se nahaja trgovina in pisarna poslovodje, v prvem nadstropju pa so razstavni prostor, pisarne komercialista, direktorja in lastnika firme, sejna soba ter tajništvo. V obeh nadstropjih je tudi skladišče trgovine, kjer se skladišči sončne kolektorje, kamine, dimnike, bojlerje, sanitarno keramiko, radiatorje, odtočne cevi, bakreni material in cevi, ter ostali material ki se v trgovini trenutno ne potrebuje. Leon Kit: Izboljšanje delovnega procesa in uvedba črtne kode v podjetju Etiks d.o.o. 12

22 Proizvodni del podjetja je obenem tudi skladiščna hala. V njej so skladišče, delavnica, kurilnica ter pisarna. V hali se skladišči peči, ki jih podjetje uvaža, rezervne dele za njih ter material potreben za proizvodnjo. Podjetje ima manjši prostor za skladiščenje porabnega materiala tudi zunaj. Tam se skladiščijo tako materiali potrebni za proizvodnjo, rezervni in reklamacijski členi peči, kakor tudi daljše cevi, ki bi bile v skladišču trgovine v napoto. Zraven se nahajajo tudi smetnjaki ter EURO palete. Vse to je dejansko skladiščeno ob robovih, osrednji del dvorišča pa je neizkoriščen. Ta prostor za porabni material in parkirišče podjetja sta ločena z ograjo z drsnimi vrati, ki se ponoči zaklepa, tako da je material na varnem. Slika 2: Tloris poslopja V trgovini so štirje delovni pulti, kamor se odlaga material tako pri izdaji kot tudi pri prevzemu blaga. Večino prodajnih artiklov zajemajo fitingi, ki so dobavljeni v rinfuzi, in jih potem zložijo v posebne plastične škatle, ki se zložijo v police. Ostali material npr. regulacije, razdelilniki, termostati ipd., je pakiran v škatlah, ki se prav tako zložijo v police. Leon Kit: Izboljšanje delovnega procesa in uvedba črtne kode v podjetju Etiks d.o.o. 13

23 Večji material, kot so radiatorji ali solarni kolektorji, je zložen na paletah in se ne shranjuje direktno v trgovini, temveč v njenem skladišču. Slika 3: Načrt trgovine Leon Kit: Izboljšanje delovnega procesa in uvedba črtne kode v podjetju Etiks d.o.o. 14

24 3 OPIS OBSTOJEČEGA STANJA S KRITIČNO ANALIZO V tem poglavju se bomo lotili posnetka obstoječega stanja, na koncu pa bomo s kritično analizo izpostavili pomanjkljivosti posameznih sklopov dela. Opisali bomo, kako potekata prodaja in izdaja blaga glede na tip izdanega materiala in tip kupca ter opisali tipe kupcev v podjetju. Govorili bomo tudi o naročanju in prevzemu blaga, opisali skladiščenje ter kako v obravnavanem podjetju poteka izvajanje inventure. 3.1 Naročanje in prevzem blaga Z izjemo peči in kaminov (te naroča direktor podjetja), je za naročila blaga odgovoren poslovodja. Naročila sestavlja na podlagi stanja zalog, ki jih prikazuje informacijski sistem, ter na podlagi zvezka z naročili. Omenjeni zvezek imajo prodajalci, vanj pa vpišejo material, ko opazijo da ga začne primanjkovati. Pri naročanju je treba vedeti, kateri dobavitelj ima katero blago, poslovodja mora pa tudi upoštevati stanje medsebojnih obveznosti med podjetjem in dobaviteljem. Blaga tako na primer ne naroči pri dobavitelju, kateremu je podjetje že dolžno, temveč pri tistem, ki je dolžan kompenzacija. Kamine in peči podjetje uvaža, torej jih naročuje direktno pri proizvajalcih. Naročila peči se tvorijo glede na povprečno povpraševanje, kamine pa podjetje naroča po predhodnem naročilu strank. Ko naročeno blago prispe, ga mora najprej prodajalec z viličarjem prepeljati v skladišče. Prejme dva izvoda dobavnice, od katerih enega podpiše in vrne šoferju, enega pa obdrži za pregled blaga. Preden se material zloži v police, je treba prešteti in preveriti ali se dobavljena količina ujema s tisto na dobavnici. Blago je treba tudi pregledati za morebitne poškodbe, ki bi utegnile nastati med transportom. Ko se prodajalec prepriča da je vse v redu, preda dobavnico poslovodji, material pa zloži na ustrezne police oz. v skladišče, če v trgovini ni več prostora. Poslovodja opravi računalniški prevzem blaga ter posodobi stanje zalog v informacijskem sistemu. Leon Kit: Izboljšanje delovnega procesa in uvedba črtne kode v podjetju Etiks d.o.o. 15

25 Peči prevzemajo na skladiščnem delu podjetja. Dostavijo jih s kamionom s prikolico (cca. 50 kosov na posamezno naročilo). Peči se raztovarjajo neposredno na parkirišče, ker ni časa, da bi se vsaka peč posebej pregledala, ter pripeljala na svoje mesto v skladišču. Ko kamion odpelje, skladiščnik pregleda, če se količine dostavljenih peči ujemajo s tistimi na dobavnici. Po pregledu jih vozi v skladišče po 4 naenkrat, v skladišču pa čaka prodajalec, ki loči peči posameznih tipov in moči, ter jih uskladišči na svoje mesto. Podoben postopek je tudi pri prevzemanju kaminov, razlika je edino v tem, da te pripelje šofer zaposlen v podjetju in ne dobavitelj. Tako se pri razkladanju ne mudi toliko in se lahko kamini pregledajo sproti. Skladiščijo se v zgornjem nadstropju trgovinskega dela. Pri uskladiščevanju so tako potrebni trije delavci eden je na kesonu tovornjaka in z vozičkom vozi kamine na rampo. Tam jih z viličarjem pobere drug delavec in jih naloži na rampo v prvem nadstropju. Na rampi čaka še tretji delavec, ki potem kamin uskladišči na primerno mesto. Za manipulacijo blaga in materialov sta na voljo dva viličarja eden na hali in eden v skladišču trgovine, električni paletni voziček, ročni paletni vozički ter navadni vozički za prevažanje materiala, ki ni na paletah. Pri razkladanju peči se uporabljajo tudi posebni podaljški za viličarjeve vilice, ki omogočajo sočasni dvig štirih peči. 3.2 Prodaja in izdaja blaga Blago se prodaja končnim kupcem, inštalaterjem toplotne tehnike ter ostalim podjetjem poslovnim partnerjem. Način prodaje se razlikuje glede na tip stranke. Prodaja končnim kupcem Končni kupci so tisti kupci, ki kupujejo izdelke za lastno porabo. Trgovino večinoma obiščejo, ker si želijo ogledati kamine in peči v razstavnem prostoru. Prodajno osebje jim je na voljo za vprašanja o tehničnih značilnostih izdelkov ter svetovanje pri izbiri primernega modela za njihove potrebe. Na željo stranke se lahko izdela tudi ponudba za montažo ter po potrebi izvede ogled objekta. Leon Kit: Izboljšanje delovnega procesa in uvedba črtne kode v podjetju Etiks d.o.o. 16

26 Drobnega materiala stranke navadno ne kupujejo same, temveč to zanje storijo inštalaterji, ki imajo pri podjetju možnost jemanja blaga na dobavnico ter za razliko od končnih kupcev, točno vedo kateri material bodo rabili. Končnim kupcem se materiala ne izdaja na podlagi dobavnice, ampak morajo želeno blago vedno plačati takoj po prevzemu. Ob predložitvi računa, je kupljeno blago možno tudi vrniti. Prodaja inštalaterjem Inštalaterji (monterji in obrtniki, ki se ukvarjajo z montažo toplotne tehnike naročnikom) blaga ne kupujejo zase, ampak za svoje stranke. Želeno blago se jim piše na začasno zbirno dobavnico. Vsak od monterjev ima v predalu pri blagajni svojo mapo, v katero se potem shranjujejo njegove zbirne dobavnice. Veleprodaja Pri veleprodaji oz. prodaji drugim podjetjem je vedno potrebno predhodno naročilo podjetja. V primeru da ima poslovni partner več prodajnih enot je potrebno navesti za katero je blago namenjeno, treba je tudi napisati, ali gre za lastni dvig blaga ali dostavo vrši podjetje Etiks. Podjetjem se za želeno blago izda dobavnico, na podlagi katere se potem izda faktura, ki se pošlje na podjetje. Obveznosti je potrebno poravnati v dogovorjenem roku, ki ponavadi zajema dni. Izdaja drobnega materiala Drobni material se izdaja neposredno v trgovini. Če gre za manjše nakupe, se material obračuna oz. fakturira na blagajni. Kupcu se izda račun katerega tudi takoj poravna. V primeru, da pa gre za večje količine, se material zloži na enega izmed delovnih pultov, kjer prodajalec material popiše v svoj osebni zvezek in ga zloži v škatlo. Ko je nabrano vso blago, prodajalec na podlagi zapiskov iz svojega zvezka ročno vnese vsak posamezen artikel v informacijski sistem in izda račun oz. dobavnico. Ko je dokument zaključen, stranka plača račun oz. podpiše dobavnico. Leon Kit: Izboljšanje delovnega procesa in uvedba črtne kode v podjetju Etiks d.o.o. 17

27 Izdaja peči Peči so skladiščene na hali podjetja. Pri izdaji le teh, se mora stranka najprej oglasiti v trgovini, kjer ji izdelajo račun oz. dobavnico. S tem dokumentom se nato odpravi do skladišča, ga preda skladiščniku, ta pa ji pripravi peč ter jo z viličarjem naloži na strankino vozilo. Pri pripravi je treba ustrezno peč pripeljati iz skladiščnega prostora, izpolniti garancijski list, ter jo opremiti z izolacijo in plaščem (tako kot peči, se razlikujejo po dimenzijah) V primeru da dostavlja blago podjetje Etiks, poslovodja sestavi seznam dostav pregleda vsa prispela naročila ter jih razvrsti glede na kraj dostave. Na podlagi njegovega seznama potem skladiščnik pripravi peči in jih naloži na kamion. 3.3 Skladiščenje Skladišče podjetja je razdeljeno na 3 dele. Prvi del se nahaja takoj za prodajalno v trgovinskem delu. V njem skladiščijo tako drobni material, za katerega v trgovini trenutno ni prostora, kakor tudi radiatorje, odtočne cevi, izolacijo, bakrene cevi, ter cevi za talno gretje. V glavnem gre za material, ki se dosti prodaja, in je tako hitro dostopen. Radiatorji so, glede na dimenzije, zloženi na paletah, ostali material pa je pakiran v škatlah, in je zložen v regale. V skladišče se dostopa preko trgovine, pri prejemanju in izdajanju večjega blaga, za katerega se potrebuje viličar ali paletni voziček, pa se dostopa preko dvižnih vrat. Slika 4: Načrt prodajalnega dela Leon Kit: Izboljšanje delovnega procesa in uvedba črtne kode v podjetju Etiks d.o.o. 18

28 Slika 5: Načrt nadstropja Drugi del skladišča se nahaja v prvem nadstropju trgovinskega dela, za razstavnim salonom. Tu se skladišči solarne kolektorje, kamine, grelnike vode, dimnike ter kopalniško keramiko. Skratka gre za material, ki na zalogi mora biti se ga pa ne potrebuje tako pogosto kot drobni material, da bi moral biti skladiščen v spodnjem delu. Z izjemo keramike in dimnikov je ta material skladiščen na paletah tako, da ga je treba najprej s paletnim vozičkom prepeljati do nakladalne rampe nato pa ga iz spodnjega nadstropja dvigniti z viličarjem. Največji skladiščni prostor se nahaja v proizvodnem delu podjetja. Zajema dobrih 450 m2 prostora. Tu se skladiščijo peči. Peči so skladiščene na tleh hale, zaradi svoje teže niso primerne za skladiščenje ene na drugo. Kot prikazuje slika številka 6, se v tej hali nahajajo tudi pisarna ter delavnica. Na njihovem stropu (višina hale je dobrih 6 metrov) se skladišči material za proizvodnjo hranilnikov, plašče peči ter različne rezervne dele za le te. Leon Kit: Izboljšanje delovnega procesa in uvedba črtne kode v podjetju Etiks d.o.o. 19

29 Slika 6: Načrt hale Kljub temu da je za proizvodnjo namenjena delavnica, se veliko procesov (ukrivljanje kovinskih plošč, izoliranje hranilnikov toplote, varjenje) izvaja tudi v hali, ki je namenjena skladiščenju peči. Pri obeh procesih pogosto prihaja do zastojev, saj sta si v napoto. Za dvižnimi vrati prikazanimi na desni strani slike št. 6 se nahaja še 15 metrov dvorišča. Tam so shranjene EURO palete ter cevi, razen tega pa je dvorišče prazno in neizkoriščeno. 3.4 Inventura Inventura se v podjetju izvaja enkrat letno zaradi velike količine materiala pa traja 4 dni. Peči in njihove rezervne dele preštejejo delavci na hali, ostali material pa prodajalci v trgovini. Natisne se izpis zalog vseh artiklov iz informacijskega sistema, vsak od delavcev pa potem vzame nekaj strani izpisa in prešteje material, ki je tam zapisan. Ko delavec prejme seznam, najprej poišče želeni material, ga strese iz škatle na delovni pult in prešteje. Po končanem štetju kosov vsakega artikla, poleg računalniške zaloge zapisane na seznamu, zapiše še dejansko stanje. Ko konča, odnese liste k poslovodji, ta pa nove vrednosti vnese v računalnik. Postopek se ponavlja, dokler ni preštet ves material. Leon Kit: Izboljšanje delovnega procesa in uvedba črtne kode v podjetju Etiks d.o.o. 20

30 3.5 Kritična analiza Z uporabo kritične analize bomo poiskali vzroke za slabo trgovinsko poslovanje in neučinkovitost delovnih procesov, ter jih podrobneje opisali. Razdelili smo jih na 5 sklopov. Naročila blaga Prevzem blaga Izdaja blaga Neurejenost skladišča Inventura Velik problem je papirno poslovanje, kjer se kot največja pomanjkljivost pokaže počasnost obdelave ter človeški faktor. Zaradi človeške zmotljivosti in nenatančnosti, ki sta lahko posledica preobremenjenosti ali pa nezainteresiranosti, prihaja do količinsko nepravilnih izdaj artiklov. Do napak pride pri prepisovanju iz papirne dokumentacije v informacijski sistem. Vzrok je lahko tudi napačno in površno štetje ter tako posledično napačen vnos. Tako pride do nepravilnih zalog v skladišču Naročila blaga Kot smo že omenili, je za naročila drobnega materiala odgovoren poslovodja. Pri naročanju si pomaga s podatki o trenutnih zalogah iz informacijskega sistema ter z zvezkom, v katerega zapisujejo manjkajoče blago prodajalci. Zaloge zabeležene v informacijskem sistemu pogosto niso točne. Do neskladja pride zgolj zaradi človeškega faktorja. Obstaja možnost kraje, včasih se ob izdaji fakturira napačno blago, možnost napak pri vnosu, možnost napake pri identifikaciji izdelka, možnost napačnega štetja itd. Vsi našteti razlogi botrujejo temu, da so zaloge, kljub temu da jih ob inventuri posodobijo, nekaj mesecev kasneje zopet netočne. Tudi zvezek z naročili, ki ga izpolnjujejo prodajalci ni vedno najbolj merodajen za naročanje blaga. Prodajalci so štirje in vsak od njih zapiše v zvezek, ko opazi, da česa primanjkuje. Ker Leon Kit: Izboljšanje delovnega procesa in uvedba črtne kode v podjetju Etiks d.o.o. 21

31 pa ima podjetje slabo urejeno skladišče se dostikrat pripeti, da material dejansko je na zalogi, vendar ga ob hitrem pregledu prodajalec ne najde in vseeno naroči. Če poslovodja pri naročanju ni pozoren lahko pride tudi do podvajanja naročil. Za lažjo predstavo: prvi prodajalec izvaja popis manjkajočega materiala in nekaj zapiše, poslovodja zvezek pregleda in zapisano blago naroči. Po samem naročilu in pred dejansko dobavo blaga, pa se loti popisa materiala tudi drugi prodajalec in v zvezek zapiše isti izdelek kot ga je par dni prej njegov sodelavec. Ker je v ponudbi veliko različnih izdelkov, se poslovodja zlahka zmoti in isto blago naroči še enkrat. Iz navedenih razlogov se pogosto dogaja da ima podjetje enega materiala na zalogi dosti več kot bi ga dejansko potrebovalo, kakšnega drugega izdelka pa nima na zalogi tudi dlje časa Prevzem blaga Kot smo omenili pri opisu obstoječega stanja, se pri prevzemu večjega blaga (tj. peči in kamini) delavci srečujejo s pomanjkanjem primernega prostora, kamor bi se material lahko odložil ter potem pregledal. Ob prevzemu peči se le te zlagajo neposredno na parkirišče podjetja, kjer ovirajo stranke in druge dobavitelje, ki želijo parkirati oz. razložiti svoj material. Razlaganje kamiona se izvaja z viličarjem, ki ima nameščene podaljške vilic (ogledamo si jih lahko na sliki št.). Ko so vse peči na dvorišču jih je potrebno prešteti, in preveriti ali se dobavljeno blago ujema s tistim na dobavnici. Po preverjanju se peči prepelje v skladišče. Tam jih potem prevzame drugi delavec in jih s paletnim vozičkom prepelje na ustrezno mesto. Leon Kit: Izboljšanje delovnega procesa in uvedba črtne kode v podjetju Etiks d.o.o. 22

32 Slika 7: Podaljški vilic za viličarja vir: ''Podaljški vilic'' [Bolha], 2013 Pri prevzemu kaminov so potrebni trije ljudje. Prvi na tovornjaku vozi palete na konec kesona, drugi pa jih z viličarjem prevaža na nakladalno rampo v skladišču. Tam jih prevzame tretji delavec, ki jih zloži skupaj da se lahko preštejejo. Dostave kaminov so vedno zvečer, saj jih vrši zaposleni šofer podjetja, ki na pot odide zjutraj, vrne pa se proti koncu delovnega časa. Takrat sta v službi samo dva prodajalca, kar pomeni, da je trgovina prazna, če morata pomagati razkladati kamion. Tako se ne moreta javljati na telefone, v primeru, da pridejo stranke, pa morata prenehati z razlaganjem kaminov in oditi nazaj v prodajalno. Štetje in preverjanje količine kaminov se opravlja naslednji dan, saj zvečer po navadi za to ni dovolj časa Izdaja blaga Z največ težavami se osebje sooča pri izdaji blaga inštalaterjem, ki tudi zajemajo največji delež strank podjetja. Velika večina monterjev si pred montažo objekta sploh ne ogleda oziroma si ne izdelajo niti grobega popisa materiala, ki ga bodo potrebovali. To privede do več težav v postopku izdaje blaga. Prodajalec mora tako skupaj z inštalaterjem nabrati ves potreben material. Monterji, ki pred nabavo materiala niso izvedli ogleda objekta, namreč vzamejo veliko različnih artiklov, ker ne vedo kaj točno bodo potrebovali. Glede na to da se nabira velika količina materiala, se le tega zlaga na delovni pult, kjer ga prodajalec pregleda, prešteje, zapiše v zvezek in spravi v škatlo. Ko monter konča z nabiranjem materiala, mora Leon Kit: Izboljšanje delovnega procesa in uvedba črtne kode v podjetju Etiks d.o.o. 23

33 prodajalec vse kar je prej zapisal, še pretipkati na računalniku in sestaviti dobavnico. Verjetno ni treba posebej poudarjati, da pri tolikšnih korakih in dolgotrajnih postopkih zlahka pride do pomote pri štetju, razvrščanju in identifikaciji različnih artiklov. Slika 8: Diagram trenutnega delovnega procesa Do težav prihaja tudi ko inštalaterji, po izvršeni montaži, material dostavijo nazaj v trgovino. Kot smo omenili, jih večina pred montažo ne opravi popisa potrebnega materiala, zato se nemalokrat zgodi da nazaj prinesejo velike količine neporabljene robe. Prinesejo jih v škatli, pomešane med seboj. Prodajalec mora tako vse iste artikle razporediti skupaj, pregledati za morebitnimi poškodbami, pisno posodobiti količine na dobavnici, zložiti material nazaj v police, nato pa dobavnico še posodobiti na računalniku. Ta proces je zelo dolgotrajen, osebje ki mora vmes streči tudi druge stranke in se javljati na telefone, pa pogosto zaradi pomanjkanja časa odpis izvede v naglici. Tako obstaja precejšnja možnost napake pri štetju in Leon Kit: Izboljšanje delovnega procesa in uvedba črtne kode v podjetju Etiks d.o.o. 24

34 razvrščanju (sploh pri bakrenem ali pocinkanem materialu, pri katerem se zlahka zmotimo pri ocenitvi dimenzije le tega) ter včasih tudi pri pregledu kvalitete vrnjenega materiala. Slika 9: Material za odpis Iz navedenih razlogov prihaja tudi do netočnosti zalog v računalniškem programu dejansko stanje zalog materiala se razlikuje od tistih ki so navedene v programu. Inštalaterji, ki v trgovini kupujejo vsak dan, se s prodajalci že poznajo. Vedo tudi, kje se nahajajo stvari, ki jih potrebujejo, in tako pogosto material naberejo sami. Nekateri se pri tem počutijo že kar malo preveč domače ter kar sami napišejo v zvezek, kaj so vzeli, oziroma to mimogrede povedo prodajalcu. Tako se večkrat pripeti, da se marsikateri izdelek ne zapiše oz. se ne zaračuna ter posledično ostane v računalniški zalogi, fizično ga pa ni. Tak odnos stranke in pretirana mera zaupanja s strani prodajalca, se pogosto dopuščata zaradi pomanjkanja osebja, ki bi lahko monterje pravočasno postreglo. Leon Kit: Izboljšanje delovnega procesa in uvedba črtne kode v podjetju Etiks d.o.o. 25

35 Slika 10: Zložen material za odpis Omenjeno neskladje računalniških zalog s tistimi dejanskimi pa zopet otežuje izdajo blaga. Če se izdelki prodajajo pod napačnim nazivom, se zmanjša zaloge fakturiranega materiala, ne pa tistega, ki je bil dejansko izdan. Tako lahko pride do nevšečnosti, ko zaloge kakšnega materiala v računalniku doseže vrednost 0, izdelek pa dejansko je na polici. Informacijski program v takem primeru ne dovoljuje izpisa računa oz. dobavnice, saj zaloga nikoli ne more biti negativna. V takšnih primerih je potrebno za problematični artikel napisati predračun, vzeti strankine podatke in izpolniti potrdilo o blagajniškem prejemku. Nato mora poslovodja spet ročno uskladiti računalniške zaloge, računovodkinja mora upoštevati blagajniški prejemek, ustvariti račun, ter ga poslati stranki po pošti. Tako imamo zaradi trenutne nezbranosti prodajalca, zelo dolgotrajen proces rešitve problema Neurejenost skladišča in transportnih poti V obravnavanem podjetju imajo dovolj skladiščnega prostora, težava je v tem, da je le ta precej slabo organiziran. Blago, ki ga v trgovini ne morejo dati na police, se odloži, kjer pač trenutno je prostor, kar pa zelo otežuje delo prodajalcem. Pri samem prevzemu, je sicer res hitreje blago kar nekam odložiti, je pa zaradi takšnega načina skladiščenja materiala, zelo otežena njegova sledljivost. Na podlagi podatkov zapisanih v informacijskem sistemu, Leon Kit: Izboljšanje delovnega procesa in uvedba črtne kode v podjetju Etiks d.o.o. 26

36 prodajalec sicer lahko vidi kateri material imajo na zalogi, ne ve pa, kje je le ta pospravljen. Prodajni program je zelo obširen (prodaja se ca različnih artiklov). Blago vedno prevzema samo eden od prodajalcev, ker imajo ostali običajno polne roke dela s strankami, telefoni in ostalim delom v trgovini. Oseba, ki material zlaga v skladišče, si načeloma sicer približno zapomni, kam kaj pospravi, ostali pa tega ne vedo, ker takrat niso prisotni v skladišču. Pogosti so primeri ko stranka rabi kakšen točno določen fiting, ki ga trenutno ni na polici, računalnik pa kaže, da na zalogi je (ti podatki sicer niso vedno točni, toda o tem nekoliko kasneje). Tako mora prodajalec iti v skladišče in poiskati, kje je izdelek pospravljen. Takšen način dela je zelo dolgotrajen ter povzroča nezadovoljstvo stranke, ki se potem lahko odloči da bo blago nabavila pri konkurenci. S težavami se soočajo tudi v hali, kjer se skladišči peči in njihove rezervne dele. Ker se poleg skladiščenja, tam opravlja tudi proizvodnja sta si oba procesa včasih v napoto. Prav tako se včasih zgodi, da ob naročilu večje količine peči ni dovolj prostora. Prostora primanjkuje tudi ob dobavi peči, saj se takrat le te iz tovornjaka zlagajo direktno na parkirišče in s tem strankam otežujejo dostop do trgovine. Slika 11: Zasedenost dvorišča Leon Kit: Izboljšanje delovnega procesa in uvedba črtne kode v podjetju Etiks d.o.o. 27

37 3.5.5 Inventura Inventura se izvaja enkrat letno, in sicer v prvem ali drugem tednu januarja, traja pa vsaj štiri dni po 11 ur. Štetje izvajajo vsi prodajalci, pomagajo pa tudi delavci iz proizvodnje ter šoferja. Poslovodja je odgovoren za vnašanje preštetih količin artiklov v informacijski sistem. Trgovinski in proizvodni del imata v informacijskem sistemu vsak svoje podatke o zalogah (oz. imata tam vsak svoje skladišče). V skladišču proizvodnega dela se v glavnem nahajajo rezervni deli za peči, ter material ki ga potrebujejo za proizvodnjo. Večino materiala, ki se potrebuje pri proizvodnji, prodajajo v trgovini, tako da delavci material jemljejo tam. Se pa včasih rado zgodi, da se material ne prenese med posameznima skladiščema in se ga tako ne razknjiži, ter tako tvori inventurni manko. Preštet material delavci ročno vpisujejo v sezname materiala, tako da lahko do pomote pride tudi tam, če npr. zapiše količino ob napačen material ali pa če se poslovodja zmoti pri prepisovanju. Vsako leto pride do inventurnega manka podatki so podani v tabeli in kot lahko vidimo so zneski precej visoki. Vzrokov za primanjkljaj je več; od nepravilne izdaje in fakturiranja blaga, možnosti kraje, do možnosti napake pri štetju, in napake pri vnosu količin v šifrant. Vsem opisanim vzrokom je skupno to, da so posledica človeške napake. Kot je že bilo omenjeno, je v prodaji okoli izdelkov in nekaterih je na zalogi več sto. Po 10 urah štetja materiala se začne poznati tudi utrujenost delavcev in tako še lažje pride do napake pri štetju in identifikaciji materiala (včasih so posamezni izdelki med seboj pomešani) Določenih izdelkov je na zalogi več sto, tako da se večkrat zgodi, da prodajalec, ki šteje, pozabi, kje je ostal s štetjem in mora začeti znova oz. se vmes zmoti pa tega niti ne opazi. Podjetje se vsako leto srečuje s precejšnjim inventurnim mankom. Podatki inventur zadnjih nekaj let so prikazani v tabeli številka 1. Leon Kit: Izboljšanje delovnega procesa in uvedba črtne kode v podjetju Etiks d.o.o. 28

38 Tabela 1: Inventurni manko Leto Manko trgovina ( ) Manko hala ( ) ,85 232, , , ,34 968, , ,10 Vrednost vsega blaga na zalogi (podatek pridobljen dne ) znaša ,04 v trgovini ter ,88 na hali. Predpostavljamo, da se vrednost zalog podjetja ne spreminja pretirano, zato bomo vzeli navedene podatke kot povprečne za vsa našteta leta. Tabela 2: Izračun skupne vrednosti manka Leto Vrednost zalog (trgovina) Vrednost zalog (hala) Manko v % (trgovina) Manko v % (hala) Skupna vrednost manka v % , ,88 2,093 0,146 1, , ,88 1,354 4,306 1, , ,88 1,227 0,608 1, , ,88 2,008 1,639 1,934 Takšen način izvajanje inventure pa ne le da je precej nenatančen, zavzame tudi ogromno časa. Z izjemo direktorja, računovodje, ter komercialistke inventuro izvajajo vsi zaposleni torej 16 ljudi. V času inventure tako ne obratuje proizvodnja v podjetju kot tudi ne servis in montaže iz strani električarjev. Če torej preračunamo: inventuro se izvaja štiri dni, po 11 ur, dela pa 16 delavcev. To skupno znese 704 ure, vsako leto. Glede na podatke statističnega urada Republike Slovenije je povprečna bruto plača meseca aprila 2012 znašala 1519,12. Če predpostavimo, da ima mesec 21 delovnih dni, po 8 ur, to pomeni da je ena delovna ura vredna 9,04. Inventura torej podjetje vsako leto stane 6365,83. Leon Kit: Izboljšanje delovnega procesa in uvedba črtne kode v podjetju Etiks d.o.o. 29

39 Slika 12: Vzročno posledični diagram Leon Kit: Izboljšanje delovnega procesa in uvedba črtne kode v podjetju Etiks d.o.o. 30

40 4 PREDLOGI IZBOLJŠAV V tem poglavju bomo pregledali predloge izboljšav, ki smo jih za naštete sklope problemov poiskali na podlagi kritične analize. Za vsakega izmed sklopov težav bomo našteli nekaj možnih rešitev ter jih tudi analizirali. Ugotovili smo, da bi se v vseh sklopih delovni proces izboljšal in pohitril z uvedbo črtne kode, in nabavo prenosnih čitalnikov. Zelo veliko problemov je namreč posledica človeškega faktorja oz. posledica neusklajene računalniške zaloge materiala, katera pa v glavnem nastaja zopet zgolj zaradi človeške napake. Predlagamo nakup ročnega terminala, ki je sposoben brati črtno kodo, zajemati podatke, sestavljati dobavnice, shranjevati opombe pri posameznem materialu in ki je kompatibilen z informacijskim sistemom podjetja. Večina predlaganih rešitev je osnovana na predpostavki, da podjetje izvede investicijo uvedbe čitalnika črtne kode, dodali pa bomo tudi nekaj predlogov rešitev, ki bi se jih dalo uvesti brez uporabe čitalca. Večina prodajnega materiala v trgovini je ob prevzemu s črtno kodo že opremljena, isto velja tudi za peči in kamine, ter tudi za material ki ga v podjetju izdelujejo. Drobni material, na katerega zaradi velikih količin ne bi bilo smiselno lepiti nalepk s črtnimi kodami, bi označili tako, da bi s črtno kodo označili škatlo, v kateri je zložen. 4.1 Predlogi in analiza izboljšav za neurejenost skladišča in transportnih poti Urejanje regalov s pomočjo črtne kode Kot smo že omenili, je največja težava zaradi neurejenega skladišča ta, da prodajno osebje ne ve kje je kaj shranjeno, vse skupaj pa otežuje tudi netočnost zalog v informacijskem sistemu. Predlagamo, da se v skladišču vsako polico in vsak regal označi s svojo številko. Ob zlaganju materiala v police skladišča, lahko tako prodajalec v ročni terminal vnese številko police, na katero je blago zložil. S tem preprostim korakom se izognemo nevšečnostim, ko prodajalec izgublja čas z iskanjem materiala po skladišču. Leon Kit: Izboljšanje delovnega procesa in uvedba črtne kode v podjetju Etiks d.o.o. 31

41 V primeru uvedbe čitalnikov črtne kode, materiala ne bo potrebno več iskati po celem skladišču, poleg tega pa se bo prodajalec lahko zanesel na točnost računalniške zaloge, saj uporaba čitalnikov črtne kode izniči tudi možnost fakturiranja napačnih artiklov. Pri takšnem načinu dela bi sam računalniški prevzem blaga morda res trajal nekoliko dlje, vendar to ni omembe vredno v primerjavi s časom, ki ga v trenutnem stanju zapravijo prodajalci z iskanjem materiala po skladišču. Urejanje regalov brez črtne kode Tudi če se v podjetju ne odločijo za investicijo v sistem za črtno kodo, bi bilo regale pametno označiti in ločiti, glede na to kakšen material je na njih zložen. Na ta način prodajalcu ne bo treba preiskati celega skladišča, ampak bo točno vedel na katerem regalu bo izdelek našel. Pomanjkljivost takšnega dela je, da se ne odpravi neskladja računalniške ter dejanske zaloge. Tako še vedno obstaja možnost da prodajalec material išče zaman oz. ga celo ima na zalogi, vendar to v računalniku ni prikazano. Takšna rešitev, tako ni dolgotrajna in popolna. Izgradnja nadstreška Predlagamo, da se nad dvoriščem za halo, kjer se drugače parkirajo službena vozila zgradi nadstrešek. Tam bi se potem lahko odvijal del skladiščenja oz. bi delavci imeli vsaj začasni prostor za odlaganje blaga, preden se le to dokončno zloži v skladišče. Še posebej uporaben bi nadstrešek bil pri prevzemu peči, saj bi se le te lahko zlagale in sortirale pod njim. Na ta način se rešimo tudi problema prenatrpanosti in motnje procesa proizvodnje. Nadstrešek bi dolgoročno ustrezal samo v primeru, da podjetje ne bi povečevalo obsega proizvodnje ali zaloge materiala. Najem oz. nakup dodatne stavbe Ena izmed variant za odpravo prostorske stiske je tudi nakup ali najem dodatne stavbe, v katero bi podjetje lahko prestavilo svoje skladišče ali pa proizvodni obrat. Čeprav je takšna rešitev edina, ki bi popolnoma rešila težave, ki jih imajo na hali, se z le to v tem delu ne bomo ukvarjali. Dejstvo je namreč, da je takšen projekt velik finančen zalogaj za podjetje, najverjetneje pa bi bilo treba tudi zaposliti kakšnega dodatnega delavca. Če se pa podjetje v Leon Kit: Izboljšanje delovnega procesa in uvedba črtne kode v podjetju Etiks d.o.o. 32

42 prihodnosti odloči za povečan obseg proizvodnje, bo pa to predlog rešitve, o katerem se bo vsekakor splačalo premisliti. 4.2 Predlogi in analiza izboljšav za naročanje blaga Porazdelitev materiala po sklopih Predlagamo, da se vsakega izmed prodajalcev zadolži za naročanje enega sklopa materiala. Tako bo eden vedno odgovoren za naročila samo npr. pocinkanega materiala, ki ga ostali ne bodo pregledovali, temveč naročali le tisti tip blaga, ki jim je dodeljen. Namesto tega da prodajalci vsi pregledujejo trgovino in skladišče ter podvajajo zapise v zvezek z naročili, bodo tako naročila natančnejša, ne bodo se podvajala ter bodo bolj ažurna. Nastavitev signalne zaloge Informacijski sistem, ki se uporablja v podjetju omogoča nastavitev signalne zaloge. Za vsak artikel bo tako treba nastaviti pri kakšni količini je treba sprožiti novo naročilo, da le tega ne zmanjka. Material, ki je padel pod kritično mejo, se tako da pregledati v informacijskem sistemu ter na podlagi tega izdelati naročilo. Je pa pogoj za delovanje takšne rešitve točna usklajenost računalniške in dejanske zaloge, kar se doseže zgolj z uporabo sistema črtne kode, ki ne dopušča pomote pri fakturiranju. 4.3 Predlogi in analiza izboljšav za izdajo blaga Spodbujanje inštalaterjev k predhodnem naročanju blaga Ker odpisi materiala od prodajnega osebja zahtevajo veliko časa in zbranosti, predlagamo, da se začne inštalaterje spodbujati k temu, da pred nabavo materiala izvedejo ogled objekta na katerem bodo delali. Po ogledu bi sestavili spisek materiala, ki ga potrebujejo in ga poslali podjetju bodisi po elektronski pošti, faksu ali pa ga dostavili osebno. Prodajalec bo potem lahko v miru nabral želeni material in ga skupaj z dobavnico in predračunom pripravil, monter pa bi blago prevzel, ko bi le to bilo pripravljeno. S tem Leon Kit: Izboljšanje delovnega procesa in uvedba črtne kode v podjetju Etiks d.o.o. 33

43 korakom bomo izničili delo v naglici, saj se bo lahko blago nabiralo, ko bo za to čas. Prav tako bi vso blago nabirali zaposleni, ne več inštalaterji sami, s tem pa bi se izničila možnost kraje. Pri takšnem načinu dela bi se zmanjšala tudi količina vrnjenega blaga. Utopično je sicer pričakovati, da se material sploh ne bi vračal, saj je tako natančna ocenitev, tudi ob predhodnem ogledu nemogoča, je pa dejstvo da bi se količine precej zmanjšale, že zaradi tega, ker bi inštalater vedel, kako situacija zgleda ter vsaj kaj približno potrebuje. Monterje, ki bi se odločili za takšen način dela, bi motivirali z dodatnim popustom na nabavljeno blago. Prav tako bi uvedli stroške odpisovanja materiala, ki bi jih uvedli v primeru da je vrnjenega več kot 25 % vzetega materiala. Ta strošek bi uvedli z zmanjšanjem popusta pri vrnjenem blagu. Uvedba črtne kode Z uvedbo črtne kode bi izničili možnosti napak tako pri izdaji, kakor tudi pri odpisu materiala. Tudi tukaj bi to pripomoglo k večji točnosti računalniške zaloge ter bi zreduciralo inventurni manko. Tudi v primeru, če monterji ne bi blaga naročali vnaprej, bi z uporabo ročnega terminala delo potekalo hitreje in učinkoviteje. Material opremljen s črtno kodo, bi se ob nabiranju sproti beležil v ročni terminal ter se zlagal direktno v škatlo, ki jo bi monter odnesel. Ob koncu nakupa bi prodajalec enostavno sinhroniziral ročni terminal z informacijskim sistemom ter samo izpisal dobavnico. Leon Kit: Izboljšanje delovnega procesa in uvedba črtne kode v podjetju Etiks d.o.o. 34

44 Slika 13: Diagram predlaganega delovnega procesa 4.4 Predlogi in analiza izboljšav za prevzem blaga Postavitev nadstreška Predlagamo, da se peči in kamine ob dostavah zlaga na dvorišče za skladiščno halo, ki je trenutno neizkoriščeno. V tem primeru bi se pri razlaganju kamiona potreboval le en delavec, blago pa bi se lahko pregledalo takrat, ko bi delavci imeli čas. Za zaščito blaga pred vremenskimi vplivi predlagamo postavitev nadstreška. Isti nadstrešek smo predlagali že zaradi problematike s pomanjkanjem prostora v skladišču. Nadstrešek bi pokrival celotno dvorišče, in bi tako s svojimi 200 m 2 nudil dovolj prostora za začasno shranjevanje blaga ter s tem ne bi motil procesa proizvodnje. Leon Kit: Izboljšanje delovnega procesa in uvedba črtne kode v podjetju Etiks d.o.o. 35

45 Uvedba črtne kode Kot pri ostalih sklopih problemov, nam je tudi tukaj lahko v veliko pomoč uporaba črtne kode. Glede na to da je vsak izmed artiklov ki ga podjetje prevzame, s črtno kodo že opremljen, bi s pomočjo ročnih terminalov lahko računalniški prevzem izvajali kar trgovci sami. Pri takšnem načinu dela, se bo spet prihranilo dosti časa, saj bo material računalniško prevzet že med samim štetjem in preverjanjem količin le tega. 4.5 Predlogi in analiza izboljšav za izvajanje inventure Nakup tehtnice Težava pri izvajanju inventure je v tem, da je v trgovini zelo veliko materiala v razsutem stanju in to v velikih količinah. Pri štetju le tega je verjetnost pomote zelo visoka. Predlagamo, da se nabavi digitalna tehtnica, v katero je mogoče vnesti težo enega kosa nato pa enostavno stehtati ves material iz škatle. Na ta način bi lahko zelo hitro prešteli vsaj 90 % materiala. Inventuro bi bilo tako možno opraviti že predvidoma v enem dnevu. Kar se pa tiče vnašanja preštetih količin v informacijski sistem, pa predlagamo, da bi se le te vnašale sproti, z uporabo ročnih terminalov. Na ta način bi praktično izničili možnost pomot. Uvedba črtne kode Inventura je opravilo, ki zahteva precej časa in dela. Da bi optimizirali čas in napake zmanjšali na najmanjšo mero, si lahko pomagamo s črtno kodo. Pred samo inventuro je potrebno artikle označiti s črtno kodo. Označevanje najlažje naredimo med samim, rednim prevzemom artiklov na zalogo. Ker porabimo za branje črtne kode le sekundo, lahko ena oseba v enem samem dnevu popiše veliko več izdelkov, kot pri ročni inventuri. Popisani podatki se takoj shranijo v elektronski obliki. Po končanem popisu, podatke prenesemo na računalnik, kjer jih potem uvozimo v naš informacijski sistem za nadaljnjo obdelavo. Leon Kit: Izboljšanje delovnega procesa in uvedba črtne kode v podjetju Etiks d.o.o. 36

46 5 PLAN UVEDBE PREDLAGANIH REŠITEV V tem poglavju bomo opisali, kaj vse podjetje potrebuje oz. katere korake je potrebno izvesti za uveljavitev črtne kode ter tudi ostalih predlaganih rešitev. Pri vpeljavi črtne kode se morajo v podjetju odločiti, ali se bodo včlanili v sistem GS1 ali se ne bodo. Dejansko bi bilo možno v podjetju uporabljati črtno kodo, tudi brez včlanitve v omenjeni sistem, ker je praktično ves material, ki se prodaja, s črtno kodo že opremljen. Kljub temu bomo opisali postopek včlanitve v GS1. Menimo namreč, da bi se v GS1 splačalo včlaniti, saj podjetje ne deluje samo kot prodajalec in uvoznik, temveč tudi kot proizvajalec lastnih izdelkov. S kodiranjem le teh po standardu GS1, se omogoča izmenjava podatkov s poslovnimi partnerji in drugimi podjetji. 5.1 Vpeljava tehnologije črtne kode v skladiščno poslovanje Nadziran avtomatski zajem podatkov v črtnih kodah s pomočjo čitalnikov za črtno kodo ali s pomočjo ročnih računalnikov, je cilj uvedbe črtne kode v poslovanje podjetja. S pomočjo posebnih tiskalnikov se izpisujejo etikete s črtnimi kodami. Tako opremimo naše artikle. Obstaja pa tudi možnost, da so črtne kode natisnjene na samem dokumentu poleg naziva artikla. Bistvenega pomena je pravilna izbira tiskalnikov, čitalnikov in mobilnih terminalov. Črtna koda je čitljiva z bralniki črtne kode. Ti bralniki so lahko samostojne naprave, ki imajo vgrajen pomnilnik in program. Taki bralniki omogočajo na primer hitro izdelavo inventure. Največ pa se uporabljajo bralniki, ki imajo vgrajen samo program za dešifriranje črtne kode (spremembo v niz številk in črk). Ta program tudi ugotovi, za kateri tip kode je uporabljen in ga pretvori. Tak bralnik se priključi na osebni računalnik ali terminal main frame računalnika zaporedno s tipkovnico, tako da programi v računalniku ne prepoznajo ali je vnos prišel s tipkovnice ali z bralnika črtne kode. Tako se lahko (če bralnik ne more prebrati črtne kode) niz znakov vnese preko tipkovnice. Zaradi tega je pod ali nad črtno kodo vedno izpisan še niz znakov, ki je zakodiran vanjo. V uporabi je precej načinov za zapis črtne kode. Danes se v maloprodaji največ uporablja GS1-13 (bivši EAN 13), drug standard pa je GS1-128 (bivši EAN 128), ki omogoča tudi zapis Leon Kit: Izboljšanje delovnega procesa in uvedba črtne kode v podjetju Etiks d.o.o. 37

47 številk in črk in različne dolžine zapisa (pač odvisno od potrebe). (''Črtna koda'' [wikipedia], 2013 ) Pridobitev GS1 predpone podjetja Preden lahko v podjetju začnemo uporabljati črtno kodo, je potrebno določiti številke, ki naj bodo v črtni kodi. Dejansko to pomeni, da moramo določiti številke, ki bodo zakodirane v črtni kodi. Tem številkam pravimo identifikacijski ključi GS1. Prvi korak pred sestavo identifikacijskega ključa GS1, je pridobitev predpone oz. identifikacijske številke podjetja. Predpone podjetij GS1 se uporabljajo za identifikacijo več kakor 1 milijona podjetij na svetu in tako tvorijo temelj za enolično identifikacijo vseh elementov v preskrbovalni verigi. Predpono podjetja GS1 pridobimo v nacionalni organizaciji GS1, v Sloveniji je to GS1 Slovenija. Za članstvo v organizaciji GS1 je potrebno plačevati letno članarino, ki pa se obračuna glede na letni promet podjetja, odvisna pa je tudi od števila in vrste črtnih kod, ki jih namerava podjetje uporabljati. Glede na to da podjetje Etiks še ni del organizacije GS1, bo potrebno plačati tudi pristopnino, ki znaša 148,42. Tabela 3: Cena članarin v GS1 Razredi prometa (v EUR) Interval 1000 GTIN- 13 številk Interval GTIN-13 številk Interval GTIN-13 številk ,92 132,83 250, ,66 250,04 470, ,14 399,09 751,47 Od ,07 531,92 999,45 vir: ''Letna članarina'' [GS1 Slovenija], 2010 Vsota celoletnega prometa podjetja iz leta 2011 znaša , kar pomeni da bi ob zakupu intervala 1000 GTIN-13 številk, letna članarina znašala 185,66. Če prištejemo še enkratni strošek pristopnine, dobimo 334,08. Leon Kit: Izboljšanje delovnega procesa in uvedba črtne kode v podjetju Etiks d.o.o. 38

48 Določanje identifikacijskih številk, ter izbira načina tiskanja Potem ko podjetje od nacionalne organizacije GS1 prejme svojo predpono, je pripravljeno na dodeljevanje identifikacijskih številk. Identifikacijske številke lahko dodeli tako svojim artiklom, storitvam, lokacijam, logističnim enotam, vračljivi embalaži (palete, sodi, košare itd.), kot tudi storitvenim razmerjem (GSRN). Postopek dodeljevanja številk je preprost. Potrebno je sestaviti novo identifikacijsko številko, in jo nato združiti s predpono podjetja. V Sloveniji je ta številka 383. V primeru uporabe GTIN-13 ji dodamo predpono podjetja (ki je lahko dolga 4, 5 ali 6 cifer), tej dodamo referenco enote (ki je lahko dolga 5, 4 ali 3 cifer), s čimer dobimo 12 znakov, na koncu pa izračunamo še 13. znak kontrolno številko. To je najobičajnejši postopek, pri uporabi drugih standardov (na primer GS1-128, GTIN-8...) pa moramo upoštevati zanje ustrezna navodila. Pred začetkom tiskanja se,odvisno od tega, kakšen je naš način označevanja, odločimo, ali so naše kode dinamične ali statične. To pomeni, ali številke v črtni kodi vsebujejo dinamične (težo, ceno...) ali statične podatke (vrečka moke, par čevljev...). Če je naša črtna koda statična in imamo veliko količino artiklov, potem zelo verjetno potrebujemo tiskarja, ki bo na embalažo poleg drugih podatkov o artiklu natisnil tudi črtno kodo. Če pa potrebujemo manjšo količino nalepk, se lahko odločimo, da jih tiskamo po potrebi. Za tiskanje kod lahko uporabimo vsak malo boljši laserski tiskalnik. Pomembno je, da vemo, kako bomo tiskali svoje črtne kode, saj to vpliva na kontrolo kakovosti, ki jo moramo izvajati. Tu se podjetja vedno lahko obrnejo kar na GS1 Slovenija. Izbira črtne kode (simbologije črtne kode), primarnega okolja odčitavanja, ter oblikovanje besedila črtne kode ''Specifikacije o vrsti, velikosti, mestu in kakovosti črtne kode so odvisne od okolja uporabe. Poznamo štiri osnovna področja okolja, v katerih se uporabljajo črtne kode na prodajnih enotah: artikli, ki se odčitavajo samo na terminalih POS (point of sale), torej pretežno v trgovinah; Leon Kit: Izboljšanje delovnega procesa in uvedba črtne kode v podjetju Etiks d.o.o. 39

49 artikli, ki se odčitavajo v splošni distribuciji; artikli, ki se odčitavajo tako na terminalih POS kot tudi v distribuciji; posebna okolja, kot je, recimo, označevanje v medicini (epruvete, bolniki...). Seveda moramo pred odločitvijo o izdelavi črtnih kod poznati okolje, kjer se bodo uporabljale. Na primer, če je izdelek namenjen odčitavanju na terminalih POS in v splošni distribuciji, bomo potrebovali simbologijo EAN-13, vendar bo morala koda biti večja in ustrezno nameščena, da bo odčitavanje v zahtevnejših pogojih distribucije zanesljivejše. Izbira prave črtne kode oziroma simbologije je ključnega pomena za uspešno uporabo. Simbologija pomeni vrsto črtne kode oziroma "pisavo", s katero so napisane črtice v simbolu črtne kode. Če je naša koda namenjena odčitavanju na prodajnih mestih (terminalih POS), moramo uporabiti simbologijo EAN (EAN-13 ali EAN-8) Potem ko smo izbrali simbologijo in določili podatke, ki naj jih koda vsebuje, je na vrsti oblikovanje črtne kode. V to je vključena tudi velikost. Kako velika mora biti črtna koda, določajo specifikacije posameznih simbologij in pa seveda lastnosti samega artikla. EAN kode imajo določeno nazivno višino in širino. Izberemo lahko med vsemi velikostmi med 80 do 200 odstotki nazivne velikosti. Besedilo oziroma številke pod črtno kodo so pomembne, ker omogočajo ročni vpis podatkov tudi takrat, kadar je koda poškodovana ali nečitljiva. Besedilu/številkam pod črticami pravimo človeku berljivi del kode (''10 korakov do črtne kode'' [GS1 Slovenija], b.d.) Izbira strojne opreme Za uporabo črtne kode v podjetju bomo potrebovali kar nekaj strojne opreme, še posebej glede na to da se le ta v podjetju poprej ni uporabljala. Ena izmed osnovnih stvari je tiskalnik črtnih kod. Na voljo imamo nakup namenskega tiskalnika črtnih kod, možno pa jih je tudi tiskati z navadnim tiskalnikom. Kot smo že omenili, je praktično ves material, ki ga v podjetju prodajajo, že opremljen s črtno kodo, in jih tako zanj ne bi bilo potrebno tiskati. Kode bi bilo potrebno tiskati samo za material, ki ga podjetje proizvaja. V našem primeru tega materiala ni tako veliko, da bi se splačalo investirali v namenski tiskalnik. Potrebno bi bilo zgolj kupiti Leon Kit: Izboljšanje delovnega procesa in uvedba črtne kode v podjetju Etiks d.o.o. 40

50 nalepke v A4 formatu razrezane na mrežo, malce računalniškega oblikovanja in bi se lahko črtne kode tiskale kar na enem izmed že obstoječih tiskalnikov. Naslednja stvar ki se bi potrebovala so ročni terminali, s katerimi bi ob komisioniranju želene artikle v skladišču in trgovini lahko skenirali, čitalec pa bi sproti posodabljal dobavnico. Le to bi ob koncu komisiona samo še izpisali. Predlagamo nakup štirih terminalov enega za v skladišče in ostale tri za prodajalce v trgovini. Naročila v skladišče bi se lahko brezžično prenašala med terminali, in bi se tako tudi na ta način prihranil čas. Za nasvet smo se obrnili na podjetje specializirano za črtno kodo, RFID in ostale tehnologije za zajem podatkov Leoss d.o.o. iz Ljubljane. Svetovali so nam nakup ročnega terminala Honeywell D6500. Terminal Honeywell Dolphin D6500 je namenjen zajemanju podatkov, vgrajen ima tudi čitalnik črtne kode ITS300SR. Uporablja platformo Win CE 5.0, ima 128 MB vgrajenega pomnilnika, omogoča pa tudi brezžično komunikacijo in bluetooth. Ima tipkovnico z 28 tipkami, napaja pa ga baterija s 3300 mah. Priporočali so nam tudi nakup komunikacijskega podstavka z USB vmesnikom za omenjeni terminal. Omogoča tudi polnjenje baterije, ko se terminala ne potrebuje. Slika 14: Ročni terminal Honeywell Dolphin D6500 s podstavkom vir: ''Honeywell Dolphin 6500'' [Posguys], b.d. Leon Kit: Izboljšanje delovnega procesa in uvedba črtne kode v podjetju Etiks d.o.o. 41

51 Za nakupe v manjših količinah bi bilo dobro kupiti tudi manjši čitalnik črtne kode za k blagajni. Tako bi lahko material enostavno poskenirali, namesto da bi ročno vnašali vsako postavko posebej. Za takšne potrebe predlagamo nakup čitalnika Honeywell 3800 g. Slika 15: Ročni čitalnik Honeywell 3800g vir: ''Honeywell 3800g'' [Barcode warehouse], b.d. ''Ročni čitalnik Honeywell 3800 g je prvi iz serije linearnih čitalnikov, ki vsebujejo napredno Adaptus tehnologijo zajema podatkov (270 preletov v sekundi, odčitavanje delno poškodovanih črtnih kod) z možnostjo odčitavanja z razdalje do 46 cm. Ker je čitalnik izdelan tako, da nima nobenega premikajočega dela, sta trpežnost in dolgoletno brezhibno delovanje zagotovljena (50 padcev z višine 1,5 m). Podpira vse najpogosteje uporabljene simbologije, vključno z GS1 DataBar (Reduced Space Symology) in GTIN-om (Global Trade Item Number). Najpogosteje je izdelek uporabljen v maloprodaji (specializirane trgovine, bencinski servisi, lekarne, knjigarne...), pri sprejemu in izdaji pošiljk v poštnih uradih ter veleprodaji'' (''Ročni čitalnik Honeywell 3800g'' (b.d.) [leoss d.o.o.]) Cena čitalnika je 158,90 $, kar znaša 130,80. Za izračun smo uporabili tečaj 1 USD = 0,823 EUR. Leon Kit: Izboljšanje delovnega procesa in uvedba črtne kode v podjetju Etiks d.o.o. 42

52 Izbira programske opreme Vsa našteta strojna oprema nam prav nič ne koristi, če ni podprta z namensko programsko opremo, ki se jo naloži tako na ročne terminale kot na službene računalnike. Njena naloga je, da prevede podatke zajete z ročnim terminalom in čitalnikom črtne kode v format, ki ga bo možno uvoziti v informacijski sistem Datalab Pantheon. Ponovno smo se obrnili na podjetje Leoss d.o.o., ki nam je predlagalo zakup njihovih programskih modulov MOBOS povezovanje, MOBOS standard SKL, MOBOS SKL 3 pack ter MOBOS mobile. Modul MOBOS povezovanje je namenjen prenašanju in obdelavi podatkov med programskim paketom za vodenje poslovanja ERP ( to je npr. program Datalab Pantheon, ki se uporablja v podjetju) ter aplikacijo MOBOS. Modul MOBOS standard SKL je programski paket, ki se uporablja za podporo skladiščnemu poslovanju. Namenjen je za podporo sledljivosti blaga, izdajo in prevzem blaga, komisioniranje, prenos med posameznimi skladišči. Modul MOBOS SKL 3 pack je paket treh licenc za povezavo programske opreme iz modula MOBOS standard SKL z mobilnimi računalniki. Modul MOBOS mobile je programski modul za ročni terminal/dlančnik z Windows CE/WIN Mobile platformo, ki deluje v povezavi s programskim paketom MOBOS Standard SKL; vključuje naslednje funkcionalnosti pri delu na terenu: izdelava dokumentov računov, dobavnic, medskladiščnega prenosa, inventure in prevzema blaga; tiskanje; uporaba podatkov za sledljivost (serijske številke, lot/šarža, rok uporabe) ter komisioniranje. Leon Kit: Izboljšanje delovnega procesa in uvedba črtne kode v podjetju Etiks d.o.o. 43

53 Izračun investicije V tem sklopu bomo na podlagi predračuna podjetja Leoss in podatkov pridobljenih iz spletne strani organizacije GS1, ocenili in sešteli vse stroške potrebne za izvedbo predlagane rešitve. Tabela 4: Izračun investicije Sklop Zadeva Količina Cena (EUR) GS1 Letna članarina 1 185,66 Stroški pristopnine 1 148,42 STROJNA OPREMA Honeywell D ,00 Honeywell D ,00 homebase Honeywell 3800g 1 130,80 PROGRAMSKA OPREMA Mobos povezovanje ,00 Mobos standard SKL ,00 Mobos standard SKL ,00 pack Mobos mobile ,00 Skupna investicija torej znaša ,88. Seveda je treba upoštevati, da je izračun zgolj informativen, podatki o strojni in programski opremi so dobljeni na osnovi telefonskega povpraševanja, tako da obstaja možnost da bodo stroški dejanske investicije nekoliko različni od ocenjenih. Leon Kit: Izboljšanje delovnega procesa in uvedba črtne kode v podjetju Etiks d.o.o. 44

54 5.2 Ostale rešitve V sklopu ostalih rešitev ki smo jih predlagali je postavitev nadstreška nad neizkoriščenim prostorom za skladiščno halo ter nakup tehtnice za natančnejše izvajanje inventur. Predlagali smo tudi ostale rešitve kot npr. motivacija inštalaterjev za predhodno naročanje materiala, boljša organizacija polic v skladišču (številčenje), vendar za te rešitve ni potrebnih finančnih investicij, temveč zgolj sprememba organizacije dela. Postavitev nadstreška Za ceno postavitve nadstreška smo se obrnili na podjetje Skok Mirko s.p. iz Laškega. Kot smo ugotovili že v kritični analizi, mora nadstrešek pokrivati 200 m 2 dvorišča. Podatki, ki smo jih pridobili, so sicer precej približni, saj je končna cena postavitve odvisna od tipa lesa, ki se bi uporabil, tipa kritine, zahtevnosti izvedbe V primeru, da se vodstvo podjetja odloči za realizacijo projekta, se bo seveda izvedel ogled, z natančnim popisom materiala, in točno ponudbo, za potrebe našega dela pa bo zadostovala približna ocena ki so nam jo podali ter znaša približno V tej ceni je vštet material, dostava materiala, montaža nadstreška, ter DDV. Nakup tehtnice ''Digitalna tehtnica CTS 3000 My Weigh omogoča tehtanje do 30kg materiala naenkrat, z natančnostjo meritve + -0,5 g. Ima računalniški priključek RS-232. Napajanje je možno preko baterij, ali priloženega polnilca. Mere tehtnice so 32 cm x 34 cm x 11,5 cm, merilna plošča pa meri 32 x 23cm. Ima osvetljen prikazovalnik, platformo iz nerjavečega jekla ter več različnih funkcij (npr. HOLD, TARE, COUNT štetje kosov, ponovni zagon, večkratna tara, spomin )'' Maloprodajna cena takšne tehtnice pri podjetju Intertech d.o.o. znaša 259,00. (''števna tehtnica my weigh'' [Tehtnice], b.d.) Leon Kit: Izboljšanje delovnega procesa in uvedba črtne kode v podjetju Etiks d.o.o. 45

55 Slika 16: Digitalna tehtnica CTS3000 vir: ''My Weigh'' [Ebay], b.d. Izračun investicije Glede na pridobljene podatke v poglavju ostalih rešitev, bomo izračunali tudi skupno investicijo potrebno za izvedbo le teh. Tabela 5: Izračun investicije ostalih rešitev Zadeva Količina Cena (EUR) Postavitev nadstreška ,00 Nakup tehtnice ,00 SKUPAJ / 46036,00 Izračun amortizacije predlaganih rešitev Kot vse stvari, ima tudi oprema iz naših predlaganih rešitev določeno življenjsko dobo oz. dobo koristnosti. Na podlagi te življenjske dobe ter nabavne cene opreme bomo tako izračunali letno amortizacijo vsakega izmed želenih artiklov. Amortizacija je strošek, ki nam kaže obrabo osnovnega sredstva ter njegovo vrednost, skozi določeno časovno obdobje. Investicija, za katero bomo računali amortizacijske stopnje, je sestavljena iz strojne opreme, Leon Kit: Izboljšanje delovnega procesa in uvedba črtne kode v podjetju Etiks d.o.o. 46