ANALIZA IN SISTEMIZACIJA DELOVNIH MEST

Transcription

1 UNIVERZA V MARIBORU FAKULTETA ZA ORGANIZACIJSKE VEDE Smer Organizacija in management kadrovskih in izobraževalnih procesov ANALIZA IN SISTEMIZACIJA DELOVNIH MEST Mentor: viš. pred. mag. Franc Belčič Kandidat: Maja Repe Kranj, avgust 2007

2 ZAHVALA Zahvaljujem se mentorju mag. Francu Belčiču za pomoč in nasvete pri pripravi diplomske naloge. Hvala sodelavcem v podjetju Verudela d.o.o.za sodelovanje pri pripravi te diplomske naloge. Posebna hvala pa moji družini za vso nesebično pomoč in podporo med študijem.

3 POVZETEK Po določilih Zakona o delovnih razmerjih je splošni akt, s katerim delodajalec določa organizacijo dela ter pogoje za opravljanje dela na posameznem delovnem mestu, v smislu 1. odstavka 8. člena ter 2. odstavka 20. člena, obvezen organizacijski akt, razen pri manjših delodajalcih z 10 ali manj zaposlenimi delavci. V podjetju Verudela d.o.o. do sedaj niso pripisovali večjega pomena sistemizaciji oziroma analizi delovnih mest, zaradi česar so s širitvijo podjetja in posledično povečanim številom zaposlenih naleteli tudi na težave. Pogoji za zasedbo delovnih mest so postali preozek okvir za določanje oziroma zagotavljanje iskanja ustreznega kadra. Opisi del in nalog so bili preširoko zastavljeni, zaradi česar so si zaposleni razlagali aktivnosti po svoje. Sistem plač v osnovi ni bil zastavljen, višina plače za delovno mesto je postala predmet pogajanja posameznika - in ne rezultat opravljenega dela. S to diplomsko nalogo sem s pripravo akta o sistemizaciji, ki določa pogoje za zasedbo delovnega mesta, opredeljuje dela in naloge ter druge bistvene komponente delovnega mesta, vključno z umestitvijo v osnovni plačni sistem, prispevala k ureditvi tega področja v podjetju. S tem so hkrati podani pogoji za urejeno delo pri kadrovanju ter osnove za pripravo ustreznih kriterijev za nagrajevanje in napredovanje, povečanje motivacije in zadovoljstva zaposlenih v podjetju, kar lahko štejemo kot prispevek k uresničevanju vizije podjetja. KLJUČNE BESEDE - Sistemizacija delovnih mest - Analiza dela - Organizacijska struktura - Shema za analizo delovnega mesta

4 ABSTRACT According by provisions stated in the Employment Relationships Act, the common instrument for employer to set the organization structure and working condiction in the sense of 1 paragraph of article 8 and 2nd. paragraph of article 20, is obligatory organization instrument except for at smaller employers with 10 or less employees workers. The company Verudela d.o.o. so far didn t take big concern of the meaning of systemization or analyzing the working space. As result, when the company began to grow, so did the problems grow with it. Bigger company, more people needed to be employ. The conditions that were set for occupation of positions became too narrow frame for choosing or assuring of search of suitable employee. Descriptions of works and tasks needed to be specified; otherwise employers explained their job description on their own. System of salaries in base wasn't asked, the salary for each position became object of negotiation of individual, instead of object of being rewarded for the job well done. In the degree dissertation I prepared the instrument of systemization, that sets the conditions for occupation position, determining work conditions, tasks and other essential component for job position, including the salary table and the basic salary system. By setting this standard, the company has conditions for efficient work at staffing and the basic foundations to prepare suitable criteria for rewarding and advancement, enlargement of motivation and satisfaction of employees in company. Achieving that is a big contribution for pursuing the company vision. KEYWORDS - Systemization of working posts; - Analysis of work; - Organization structure; - Scheme for analysis of working post.

5 KAZALO 1. UVOD Predstavitev problema Predstavitev podjetja Predpostavke in omejitve Metode dela TEORETIČNE OSNOVE Organiziranost podjetja Sistemizacija delovnih mest Elementi v opisu delovnega mesta Postopek izdelave sistemizacije delovnih mest Analiza dela Metode za analizo dela OBSTOJEČE STANJE Predstavitev podjetja Verudela d.o.o Pravno-organizacijska oblika in dejavnost podjetja Dosedanji in predvideni nadaljnji razvoj podjetja Poslanstvo in vizija podjetja Organizacijska struktura podjetja Analiza obstoječega stanja SISTEMIZACIJA DELOVNIH MEST Določitev ciljev in vsebinskega okvira sistemizacije Metoda zbiranja podatkov Shema za analizo delovnih mest Pogoji za zasedbo delovnega mesta Prosta in nova delovna mesta... 31

6 5. AKT O SISTEMIZACIJI DELOVNIH MEST PODJETJA VERUDELA D.O.O ZAKLJUČEK LITERATURA IN VIRI PRILOGE KAZALO SLIK KAZALO TABEL... 60

7 1. UVOD 1.1. PREDSTAVITEV PROBLEMA Podjetje je v času ustanovitve oziroma pri prvi zaposlitvi delavca že pripravilo okvirno organizacijo in sistemizacijo del, katera pa zgolj zadovoljuje potrebe pri razvrstitvi delavcev v tarifne skupine ter vsebuje povsem posplošeno obliko opisa delovnega mesta. Podjetje se s podrobnimi opisi del in nalog, opisi delovnih izkušenj, z delom povezanih odgovornosti, fizičnimi in umskimi napori, vplivi okolja in podobno pravzaprav ni ukvarjalo. Z rastjo podjetja, odpiranjem novih maloprodajnih enot ter sočasno s povečanim prilivom novih delavcev v podjetje, je postala ustrezna sistemizacija dela oziroma delovnih mest očitno potrebna in koristna. Glede na to, da sem v podjetju tudi sama zaposlena - ter v moj obseg dela spada tudi kadrovsko področje - nameravam s to diplomsko nalogo prispevati k ureditvi organizacije in sistemizacije delovnih mest PREDSTAVITEV PODJETJA Firma: VERUDELA, posredništvo in trgovina, d.o.o. Sedež: Anžurjeva ulica 2d, 1260 Ljubljana-Polje Dejavnost: Trgovina na drobno z oblačili, Leto ustanovitve: 2003 Število poslovnih enot: 13 Podjetje je nosilec franšize za italijanski blagovni znamki Calzedonia in Intimissimi za področje Slovenije, zato njegov prodajni program sestavljajo izključno izdelki omenjenih blagovnih znamk, in sicer nogavice, spodnje perilo in kopalke. Od ustanovitve leta 2003 do leta 2006 je podjetje odprlo trinajst poslovnih enot osem Calzedonij in pet Intimissimi po vsej Sloveniji. Podjetje ima, s postopnim zaposlovanjem, zaposlenih 23 oseb, za dodatno pomoč pa podjetje najema študente. Na podlagi določil franšizodajalca je izgled in način dela v trgovini točno predpisan. V ta namen so trije delavci podjetja na sedežu franšizodajalca opravili strokovno usposabljanje ter tako pridobili pravico do samostojnega opravljanja dela ter možnosti usposabljanja za delo drugih zaposlenih. Maja Repe: Analiza in sistemizacija delovnih mest stran 7

8 1.3. PREDPOSTAVKE IN OMEJITVE Izhajajoč iz dosedanje dinamike širjenja in rasti ter ciljev podjetja lahko predpostavimo, da se organizacijska struktura in delovna mesta dolgoročno ne bodo pomembno spremenili. Zato lahko sklepamo, da bo imela izvedena sistemizacija in analiza delovnih mest imela za podjetje trajnejšo vrednost, morda bodo občasno potrebni manjši popravki oziroma spremembe METODE DELA 1. Analiza obstoječega stanja, pregled internih aktov, ugotavljanje primernosti. 2. Na osnovi dejanskega stanja oblikovanje organizacijske strukture, razvid obstoječih delovnih mest. 3. Na osnovi nadaljnjega razvoja podjetja ugotavljanje možnosti za odpiranje novih delovnih mest. 4. Izdelava sheme oz. metode za analizo delovnih mest. 5. Pridobivanje podatkov o delovnih mestih iz lastnih izkušenj, na osnovi intervjujev z delavci, vodji enot, direktorjem. 6. Analiza in ureditev pridobljenih podatkov. 7. Preverjanje in upoštevanje zakonskih zahtev za zasedbo delovnih mest pri oblikovanju pogojev. 8. Priprava Pravilnika o sistemizaciji delovnih mest. Maja Repe: Analiza in sistemizacija delovnih mest stran 8

9 2. TEORETIČNE OSNOVE 2.1. ORGANIZIRANOST PODJETJA Ljudje smo v organizacijah hkrati cilj in sredstvo. Ni organizacije, ki bi dolgoročno uspevala, ne da bi zadovoljevala potrebe in želje ljudi, in ni organizacije, ki bi mogla delovati brez ljudi. Organiziranje pomeni vzpostavljanje razmerij in struktur (tehnične, komunikacijske, motivacijske in oblastnoavtoritativne), v katerih bo organizacija (podjetje) poslovala na najuspešnejši način (Ivanuša-Bezjak M., 2006; 30). Ključni element organizacije je naloga. Za dosego postavljenih ciljev podjetja je treba izvesti določene naloge, ki izhajajo iz tehnične delitve dela. Naloga ima vedno določen pomen; sledi ciljem in jo lahko opredelimo kot človekovo ciljno in namensko delovanje. Nosilec naloge je človek, ki pri opravljanju naloge vstopa v odnose z drugimi. Za izvedbo določene naloge so potrebni znanje, sposobnosti in psihične ter fizične lastnosti. Sredstva podpirajo opravljanje naloge. Med sredstva uvrščamo vse materialne in nematerialne pripomočke, ki pomagajo pri doseganju cilja. Prvi pogoj za izvedbo posamezne naloge so informacije, saj z njimi razumemo sporočilo, ki ga mora nosilec naloge prejeti, da lahko opravi svojo nalogo (Ivanuša-Bezjak M., 2006; 30). Medsebojno usklajevanje vseh tvorcev v poslovanju podjetja terja vzpostavljanje nekaterih trajnih oblik povezav. Te so zajete v strukturi organizacije, ki določa pravila in način izvajanja nalog. Predstavlja tudi urejenost, ubranost in stabilnost organizacije. Neustrezna struktura organizacije je lahko zavora, ki preprečuje hitrejše prilagajanje podjetja zahtevam okolja (Ivanuša-Bezjak M., 2006; 30). Vsak delovni proces v podjetju mora potekati organizirano in po smiselnem vrstnem in tehnološkem redu. Prvi korak pri vzpostavitvi in kreiranju (ali reorganizaciji) je organizacijska shema podjetja (Ivanuša-Bezjak M., 2006; 31) SISTEMIZACIJA DELOVNIH MEST Sistemizacija delovnih mest je organizacijsko-kadrovski akt, ki naj bi omogočal popoln pregled vseh organizacijskih in kadrovskih podatkov, potrebnih za vodenje kadrovskih postopkov in urejanje plač. Sistemizacija delovnih mest kot organizacijsko-kadrovski dokument z izbrano zasnovo za oblikovanje delovnih mest in izbranimi podatki za opis delovnih mest daje temelje za: Maja Repe: Analiza in sistemizacija delovnih mest stran 9

10 - organiziranje ter delitev dela in delovnih procesov; - načrtovanje in izvajanje kadrovske politike; - izobraževanje, kadrovanje in zaposlovanje delavcev; - načrtovanje razvoja ter napredovanje delavcev; - določanje osnovnih plač, ki izhajajo iz zahtevnosti delovnih mest; - določanje in razmejevanje pristojnosti in odgovornosti; - določanje potrebnega števila izvajalcev; - urejanja varstva pri delu in drugo (Hari I., 2001;11). Namen uporabe sistemizacije delovnih mest narekuje tudi njeno vsebino. Vsebovati mora naslednje podatke (Kejžar I., 2005; 51-56): a) organizacijske podatke, kot je položaj ter vloga in naloge delovnega mesta v organizacijski strukturi, pristojnosti, odgovornosti in komunikacije v organizacijskem razporedu; b) kadrovske podatke, kot je strokovnost in osebnostne zahteve zaposlenih; c) delovno-pravne podatke, to so pogoji za varnost in zdravje delavcev, delovni čas, zaposlitveni pogoji in drugo. Sistemizacijo delovnih mest kot organizacijsko kadrovski akt oziroma dokument navadno predstavimo v treh sestavnih delih (Kejžar I., 2005; 51-56): - pravilniku o organizaciji in sistemizaciji - opisih delovnih mest in - prilogah k sistemizaciji. Pravilnik o organizaciji in sistemizaciji delovnih mest daje vpogled v organizacijsko zgradbo združbe, oziroma podjetja, vrste in položaj delovnih mest v organizacijskem sestavu, določa sestavine opisov delovnih mest, ustanovitev in ukinitev delovnih mest ter zajema pravna določila razporeditve, pogoje in obveznosti zaposlenih za zasedbo delovnih mest. Sestavni deli pravilnika so navadno sheme organizacijskih enot in delovnih mest (Kejžar I., 2005; 51-56). Opisi delovnih mest predstavljajo delovna mesta s tremi vrstami podatkov: A. Podatki za identifikacijo delovnega mesta kot so: naziv delovnega mesta, organizacijska enota v katerega spada, šifra delovnega mesta. B. Organizacijsko tehnični podatki delovnega mesta: osnovne (in dodatne) naloge delovnega mesta, cilj in vloga delovnega mesta, čas trajanja aktivnosti delovnega mesta, organizacijske povezave in komunikacije, organizacijske pristojnosti (pooblastila, kompetence), odgovornosti (strokovna, organizacijska, materialna), sredstva in predmeti za delo (delovna sredstva in materiali), osnove za delo (dokumentacija, navodila), delovni pogoji, v katerih se opravlja delo (vplivi delovnega okolja in delovanje psihosocialnih razmer), organizacija delovnega časa, napori pri delu (fizični, umski, napor čutil v odnosih z ljudmi). Maja Repe: Analiza in sistemizacija delovnih mest stran 10

11 C. Kadrovski podatki: poklic (vrsta in stopnja strokovne izobrazbe), funkcionalna znanja (zahtevana, zaželena), delovne izkušnje, telesne dejavnosti, psihofizične sposobnosti, osebnostne zahteve (lastnosti, poteze), druge osebne značilnosti delavca za delo (dopustna invalidnost, ipd.). Podatki, ki jih organizacija sprejme v opis delovnega mesta, so stvar njene odločitve glede na cilje, postavljene za njeno uporabo. Vsakokratna delovna zakonodaja daje le osnovno zahtevo po splošnem aktu, ki opredeljuje podlage za zaposlovanje kadrov (Kejžar I., 2005; 51-56). Tretji sestavni del sistemizacije delovnih mest so priloge k sistemizaciji. Te so lahko različne, npr. seznam števila zaposlenih na delovnih mestih (za plansko obdobje), spisek delovnih mest s tarifnimi količniki itd. (Kejžar I., 2005; 51-56) Elementi v opisu delovnega mesta Podatki za identifikacijo Vsi tisti podatki, ki opredeljujejo in določajo pripadnost vsakega opravila, omogočajo organizacijsko ali drugačno razvrstitev opravila ter ga označujejo, so podatki za identifikacijo. Najpomembnejši podatek za identifikacijo je naziv opravila. Pri oblikovanju se je treba prizadevati, da naziv označuje bistvene značilnosti aktivnosti, ki se izvajajo v okviru opravila, in da je čim krajši. Razen naziva spadata med podatke za identifikacijo še organizacijska opredelitev opravila in šifra. Sistemizacija dela mora določiti organizacijsko pripadnost vsakemu opravilu, pri čemer se pogosto dogaja, da enako opravilo izvajajo v dveh ali več organizacijskih enotah. Šifra omogoča smotrno organizacijsko razvrstitev opravil in je podlaga za računalniško obravnavanje podatkov o opravilih in nato o delovnih področjih. (Uhan. S., 1996; 59-60) Opis aktivnosti S tehnološkega in organizacijskega vidika je opis aktivnosti najpomembnejši del podatkov o vsakem opravilu. Opis aktivnosti mora dati temeljit odgovor na vprašanja: kaj delamo, kako delamo, s čim delamo. Maja Repe: Analiza in sistemizacija delovnih mest stran 11

12 Celotno besedilo opisa aktivnosti mora biti čim bolj natančno in stvarno predstaviti tehnologijo in organiziranost dela oziroma konkretnega opravila, da je na tej podlagi mogoče opredeliti vse delovne, socialne in materialne razsežnosti, s katerimi je soočen delavec pri opravljanju posameznega dela (opravila). (Uhan. S., 1996; 60-61) Podatki o usposobljenosti Sposobnosti potencialnega nosilca delovnega mesta oziroma delovnega področja so njegovo znanje, zmožnosti, interesi, motivi vedenja. Dejstvo je, da se ljudje razlikujejo po svojih psihofizičnih in osebnostih lastnostih, kar seveda pomembno vpliva na izbor, vedenje in uspeh pri delu. (Kejžar I., 2005; 51-56) Podatki o zahtevani strokovni in delovni usposobljenosti morajo biti natančno obdelani in vsebovati zahtevo o stopnji in smeri najprimernejše strokovne usposobljenosti delavca. Določen mora biti tudi podatek o možni izbiri tako smeri kot tudi stopnje zahtevane strokovne usposobljenosti. (Uhan. S., 1996; 61) Podatek o delovni usposobljenosti je za kadrovanje izjemno pomemben. Za vsako opravilo je treba ugotoviti in v sistemizaciji dela opredeliti ne le, koliko prakse (delovnih izkušenj) je potrebno delavcu za razporeditev na določeno opravilo, ampak tudi, kakšne morajo biti te delovne izkušnje po vsebini. (Uhan S., 1996; 61) Podatki o odgovornosti Podatki o odgovornosti, ki je povezana z opravljanjem opravil, so pomembni za presojanje ustreznosti delavca za opravljanje posameznega opravila. (Uhan. S., 1996; 61) Z opredelitvijo odgovornosti je poudarjena pomembnost dela in s tem obveza sodelavca za izkazane dosežke in posledice dela. S tem pa je pogojena moč in tehtnost sodelavca na delovnem mestu. Odgovornost lahko razčlenimo na strokovno, organizacijsko, materialno. (Kejžar I., 2005; 51-56) Podatki o obremenitvah Fizični pogoji delovnega okolja Ta kriterij ugotavlja stopnjo neugodja ali škodljivosti, nevarnosti in neugodnih fizičnih pogojev delovnega okolja. To so razsvetljava, vlaga, ropot, vibracije, umazanija, prah, temperatura, toplota, zračenje, elektromagnetno sevanje, klimatski pogoji, nošenje bolj ali manj neudobnega zaščitnega oblačila itd. Pogoje moramo upoštevati pri ugotavljanju telesne zmogljivosti, ki jo narekuje delo, in vpliva na potrebno telesno razvitost (moč, konstitucijo) ter telesno Maja Repe: Analiza in sistemizacija delovnih mest stran 12

13 zdravje. Pri določanju telesnih zahtev in pogojev dela moramo upoštevati zakon o varnosti in zdravju pri delu. (Kejžar I., 2005; 51-56) Psiho-socialno okolje Ta kriterij je namenjen ocenitvi psihične obremenitve človeka v psiho-socialnem okolju in s tem povezanim ugotavljanjem osebne trdnosti. Gre za dogodke in pojave, ki ogrožajo človeka in so zanj lahko nevarni in usodni. Spoznavanje pojavnosti problematičnega in nevarnega dogajanja zajema oceno možnosti soočenja s psihičnimi obremenitvami, ki jih prinašajo srečanja s frustracijami, konflikti, stresi, krizami in katastrofami. Težišče ocene je na ugotavljanju: - količine in moči obremenjujočih psiho-socialnih vplivov okolja, - možnosti duševne in telesne prizadetosti, - premagovanju stresnih situacij, usmerjenih v obvladovanje problemov ali usmerjenega čustvovanja. (Kejžar I., 2005; 51-56) Podatki za ugotavljanje zahtevnosti dela Ti podatki morajo biti vsebovani v sistemizaciji dela na način, da bomo lahko razvrstili vsa opravila po vsaki zahtevi, skupini zahtev ali po vseh zahtevah metod(ologij)e skupaj. Zato je pomemben predvsem izbor metode oziroma ocenjevalnega modela za ugotavljanje zahtevnosti del. (Uhan. S., 1996; 63) Postopek izdelave sistemizacije delovnih mest Kejžar je v članku Metodologija izdelave sistemizacije delovnih mest v podporo razvoja kadrov (2005) v poglavjih Priprava na izdelavo sistemizacije delovnih mest ter Postopek priprave sistemizacije nazorno prikazal postopek izdelave, kar v celoti povzemam: Izdelava sistemizacije delovnih mest je zahtevna organizacijska naloga, ki narekuje temeljito preučitev njenih namenov, vsebin, postopkov in organizacijskih okoliščin ter pripravo izvajalcev in zaposlenih, ki bodo pri tem sodelovali. Bolj določeno, priprava na izdelavo sistemizacije vsebuje naslednje postopke: 1. Odločitev za izdelavo sistemizacije Potreba po izdelavi sistemizacije obstaja v vsaki organizaciji. Določa jo tudi zakon o delovnih razmerjih kot splošni akt, ki ga mora imeti organizacija za urejanje zaposlovanja. O njeni izdelavi določa vodstvo organizacije, pobudo za to pa lahko da tudi svet delavcev. 2. Presoja organiziranosti organizacije Za izdelavo sistemizacije je potrebno, da so delovna mesta organizacijsko utrjena. To pa je možno le, če je organizacija urejena, to se pravi, da je njen Maja Repe: Analiza in sistemizacija delovnih mest stran 13

14 sestav postavljen in so odrejene organizacijske pristojnosti, odgovornosti in medsebojne povezave med njenimi deli. Če to ni rešeno, potem je treba najprej urediti splošno organiziranost in se po tem lotiti sistemizacije. 3. Določitev ciljev in vsebinskega okvira sistemizacije Organizacija mora pred začetkom izdelave sistemizacije razjasniti in določiti, za kakšne namene bo uporabila sistemizacijo. Ta ne rabi le kot podlaga za temeljne kadrovske postopke kot je zaposlovanje, izobraževanje in napredovanje, pač pa tudi kot osnova za vrednotenje dela, kot podlago za izgradnjo sistema razvoja kadrov in za druge namene. Glede na to se je že pred izdelavo sistemizacije treba odločiti za bolj ali manj podrobne podatke v opisu delovnih mest oziroma sploh za vrsto potrebnih sestavin v sistemizaciji. 4. Načrt izvedbe Pred začetkom operativne izpeljave naloge je treba izdelati načrt izvedbe. Ta mora upoštevati več dejavnikov. Proučiti je treba organizacijo z vidika njenega razvoja ali sprememb. Upoštevati je treba velikost in organizacijsko razčlenjenost podjetja oziroma ustanove ter glede na to določiti število izvajalcev pri izdelavi sistemizacije. Preveriti je potrebno organizacijske podlage za izdelavo opisov delovnih mest oziroma se odločiti za način njihove izvedbe. Če izberemo opisovalce delovnih mest v organizacijskih enotah, je treba te tudi instruirati za enoten način izvedbe opisov. V podjetjih, kjer obstajajo težki pogoji dela, je računati tudi na meritve delovnih pogojev. Načrt izvedbe sistemizacije narekuje tudi imenovanje strokovne komisije, ki razrešuje vsa odprta vprašanja v zvezi z njeno izdelavo. Izvedba tako pomembne naloge zahteva tudi, da zaposlene informiramo o poteku te naloge, ter jih v posameznih fazah postopka tudi vključimo v sodelovanje. Dobra priprava na izdelavo sistemizacije delovnih mest prispeva k organizirani in smotrni izpeljavi načrta, prepreči nepotrebne zaplete in omogoča kar najhitreje končati zastavljeno nalogo Analiziranje in opisovanje delovnih mest Z analizo delovnega mesta iščemo, ugotavljamo in želimo napisati njegovo funkcioniranje, gledano kot nek sistem ali del sistema: vloga in položaj zaposleni naloge delovna sredstva. Obstajajo številne metode analiziranja delovnih mest, ki imajo glede na njihov namen različno vrednost. Vsaka metoda ima svoja pravila, pogoje, sredstva vrednotenja, šibke točke, svoje omejitve. Zaradi obsežnosti in zahtevnosti analiziranja dela je le ta podrobneje opisana v poglavju Maja Repe: Analiza in sistemizacija delovnih mest stran 14

15 5.2. Kritična analiza in organizacijska revizija delovnih mest Izdelani opisi in zbrani podatki o delovnih mestih navadno predstavljajo posnetek stanja obstoječe organizacije. Za to pa ni gotovo, da je tudi v redu postavljena oziroma je najustreznejša. V sistemiziranju dela je potrebno kritično presoditi organizacijsko strukturo delovnih mest. To je postopek, ki je ključnega pomena za oblikovanje smotrne organiziranosti dela, za utemeljitev postavitve delovnega mesta v procesu, za njegovo ekonomično organiziranost in za njegovo komunikacijsko povezanost z drugimi mesti v procesu. V kritični presoji opisov delovnih mest preverjamo in utemeljujemo urejenost delovnih nalog, organizacijskih pristojnosti in odgovornosti ter organizacijske povezave in komunikacije Določanje kadrovskih podatkov v sistemizaciji Kadrovski podatki v sistemizaciji so sestavine delovnega mesta, določene z vidika delavca, ki uresničuje njegovo vlogo oziroma izvaja proces dela, pri čemer troši svoje fizične in umske zmogljivosti, se osebnostno razvija in stremi k vnašanju novosti v delo. Kadrovski elementi delovnega mesta so predvsem zahtevana znanja in izkušnje, osebnostne lastnosti in dinamika osebnosti. Pri zahtevah po znanju v opisu delovnega mesta določamo strokovno izobrazbo oziroma poklic, pri funkcionalnih znanjih ugotavljamo obvezna oziroma optimalna ali zaželena znanja, pri delovnih izkušnjah opredeljujemo vrsto in obseg poprejšnjih izkušenj pred vstopom na delovno mesto. Kadrovske zahteve po znanju in izkušnjah v opisu delovnega mesta zapolnjujemo še z določanjem osebnostnih lastnosti oziroma zmožnosti, ki naj bi jih delavec imel. V nekaterih organizacijah poizkušajo zahtevana znanja in lastnosti nadomestiti s tako imenovanimi kompetencami, ki predstavljajo uresničevanje znanja sposobnosti pri delu Organizacijsko-kadrovsko utrjevanje delovnih mest Izdelane opise delovnih mest je smiselno prediskutirati z ljudmi, ki zasedajo zadeva delovna mesta. Ti nam morejo sugerirati določene popravke in dopolnitve opisov. Bolj pomembno od tega pa je, da obravnavamo opise, ki pridejo v sistemizacijo z ljudmi, katere to zadeva. To omogoča lažje uresničevanje same sistemizacije Oblikovanje celotne sistemizacije Po vseh zbranih podatkih in pripombah je treba sistemizacijo vsebinsko in metodološko dokončno oblikovati, izdelati pravilnik o organizaciji in sistemizaciji ter vse skupaj povezati v celoto. Maja Repe: Analiza in sistemizacija delovnih mest stran 15

16 5.6. Obravnavanje sistemizacije Procedura nastajanja in sprejemanja sistemizacije, prav tako pa tudi zakonodaja narekujeta, da sistemizacijo obravnavajo delavska predstavništva pred njenim sprejetjem Sprejemanje sistemizacije Sistemizacijo delovnih mest v podjetju oziroma v organizaciji sprejema za to pooblaščeni poslovodni organ, upravni odbor ali svet, odvisno od vrste organiziranja oziroma lastništva združbe Stalno izpopolnjevanje sistemizacije V organizaciji je potrebno zagotoviti stalno spremljanje sprememb, ki zadevajo organizacijo, procese dela oziroma delovna mesta in beležiti pojave, ki vplivajo na spremembo zahtev v sistemizaciji. Te je treba obdobno uradno potrditi oziroma sprejeti, kot to velja za samo sprejemanje sistemizacije. Kakovostno narejena sistemizacija, ki jo je mogoče izdelati le z upoštevanjem vseh potrebnih korakov izdelave in metodičnimi postopki, je dobra podlaga za uspešno izvajanje kadrovskih procesov, tudi tistih, ki so zahtevnejši kot je izgradnja sistema razvoja in motiviranja kadrov ANALIZA DELA Delovni proces, s katerim se uresničujejo organizacijski cilji, je sestavljen iz številnih podprocesov, delovnih nalog in opravil. Čeprav se oblikuje na podlagi premisleka in ciljnega usmerjanja posameznikov v organizaciji, nikakor v svojih podrobnostih ni razviden sam po sebi, niti ga miselno v celoti ne obvlada katerikoli član organizacije. To velja za vodje posameznih organizacijskih enot in za zaposlene v oddelkih za kadrovske vire. Celo samozaposleni, ki sam proizvaja nek izdelek, se nenehno ukvarja z vprašanji ustreznosti in z možnimi izboljšavami delovnih postopkov. V organizacijah, v katerih je delo razdeljeno med večje število zaposlenih, je ta problem toliko bolj zapleten. Zato je za vpogled v delovne procese potrebna analiza dela. Analiza dela je proces določanja tistih značilnosti dela, ki so nujne za njegovo uspešno opravljanje in proces ugotavljanja razmer, v katerih delo poteka. Je vsak sistematičen postopek pridobivanja podrobnih in objektivnih informacij o delu, delovnih nalogah ali delovnih vlogah, ki se ali se bodo izvajale. (Svetlik I., 2002; 104) Maja Repe: Analiza in sistemizacija delovnih mest stran 16

17 NAMEN ANALIZE DELA Zakaj neko delovno mesto sploh obstaja? Kakšnim fizičnim in mentalnim dejavnostim je delavec podvržen? Kdaj naj bi bilo delo izvedeno? Kje naj bi bilo delo izvedeno? Kako naj delavec naredi delo? Kakšne kvalifikacije so potrebne za izvedbo dela? Kakšni do delovni pogoji na delovnem mestu (kot npr. temperatura, svetloba, moteči vonji in hrup)? Kakšni stroji ali oprema so potrebni na delovnem mestu? Kaj sestavlja uspešno delovanje? Tabela 1: Vprašanja, na katera odgovarja analiza dela (Vukovič G., Miglič G., 2006;20) Metode za analizo dela Ne obstaja predpis, niti ne obstaja enotni vzorec, ki bi predpisoval način zbiranja podatkov in vsebino analize dela. Odločitev ter presoja o tem je prepuščena delodajalcu. Za zbiranje podatkov o delu si mora delodajalec v prvi vrsti pripraviti shemo oziroma seznam podatkov, ki jih želi pridobiti o delu. Okvirno sheme za analizo dela delimo v tri skupine (Belčič F., 2002; 81): usmerjene na delo (job-oriented); te poudarjajo podatke o nalogah in dolžnostih, ki morajo biti opravljene; usmerjene na delavca (worker-oriented), ki poudarjajo podatke o tem, kaj mora delavec storiti, da bodo naloge in dolžnosti opravljene; usmerjene na delavčeve lastnosti (attribute-oriented), ki poudarjajo podatke, kakšne lastnosti naj ima delavec, da bo lahko opravil naloge in dolžnosti. Večina shem sicer kombinira vse tri vidike, vendar so kakor je razvidno že iz delitve poudarki različni. Skratka, shem je (zelo) veliko, ni ene in najboljše. Zato mora delodajalec izbirati, najpogosteje s kombiniranjem različnih shem, ki jih ustrezno prilagodi in/ali nadgradi glede na svoje potrebe in možnosti za izvedbo, saj zlasti bolj zahtevne ni mogoče korektno izpolniti brez sodelovanja specialistov (tehnologa, zdravnika-specialista za medicino dela, univ. dipl. psihologa ipd.). (Belčič F., 2002; 81): Za pridobitev podatkov za analizo dela prav tako obstaja vrsto metod, v nadaljevanju bomo opisali nekaj najpomembnejših. Maja Repe: Analiza in sistemizacija delovnih mest stran 17

18 Opazovanje Opazovanje delavca pri njegovem delu je najpriročnejša in najpogosteje uporabljena metoda. Običajno opazovalec vnaprej pripravi opomnik oziroma seznam reči, na katere mora biti med opazovanjem pozoren. Opazuje lahko neposredno in pri tem zapisuje posamezne delovne naloge in operacije, njihovo zaporedje in trajanje. Vendar pa težko oceni pomen in težavnost posamezne naloge. Zato je opazovanje običajno kombinirano s spraševanjem delavcev, ki lahko o svojem delu povedo tisto, kar ni neposredno vidno. (Svetlik I., 2002; ) Intervju Intervju ali pogovor z zaposlenim je lahko strukturiran ali nestrukturiran. Strukturiran intervju poteka na podlagi vnaprej pripravljenih vprašanj, na katera želi analitik dobiti odgovore. V primerjavi z vprašalnikom vsebuje strukturiran intervju pretežno odprta vprašanja, ki ob odgovoru dopuščajo in pogosto tudi zahtevajo postavljati dodatna vprašanja. Ne glede na to pa ima spraševalec pred sabo bistvena vprašanja, na katera išče odgovore in jih uporablja kot oporne točke za vodenje pogovora. Strukturiran intervju pride v poštev v različnih okoliščinah, ko gre za že ustaljena dela, manj pa za dela, ki se šele oblikujejo. (Svetlik I., 2002; ) Analitik dela se mora pripraviti tudi za nestrukturiran intervju tako, da na primer pregleda obstoječi opis dela in opazuje delavca pri delu. Sicer pa pogovor teče o delu prosto brez vnaprej pripravljenih vprašanj. Primeren je za dobre poznavalce dela, ki si želijo pridobiti dodatne informacije. (Svetlik I., 2002; ) Vprašalnik Vprašalniki so običajno sestavljeni iz vnaprej pripravljenih zaprtih vprašanj, na katera odgovarjajo zaposleni na analiziranih delovnih mestih ali njihovi predpostavljeni. Zlasti so primerni v okoliščinah, ko na enakih delovnih mestih dela večje število delavcev. Vprašalnike lahko oblikujemo posebej za svojo organizacijo ali pa uporabimo splošne, ki jih vsebujejo priročniki ali jih ponujajo svetovalne agencije. Zbiranje informacij z vprašalnikom je razmeroma nezahtevno, vendar pa je potrebno precej časa in znanja za pripravo dobrega vprašalnika. Prednost vprašalnika je, da omogoča zanesljivo primerjavo med različnimi delovnimi mesti, vendar pa ni vedno zadosti občutljiv za posebnosti na posameznih delovnih mestih. Organizacija za raznovrstna dela lahko uporabljajo različne vprašalnike, vendar pa za podobna dela vedno uporabljajo enake. (Svetlik I., 2002; ) Maja Repe: Analiza in sistemizacija delovnih mest stran 18

19 Dnevnik dela Dnevnike pišejo delavci na analiziranih delovnih mestih. To je oblika samoopazovanja. Nastanejo tako, da delavci v vnaprej določenih časovnih presledkih, na primer vsako uro ali vsake pol delovnega dne zapisujejo, kaj so delali. Druga možnost je, da zapišejo, kaj so delali vsakokrat, ko spremenijo svojo dejavnost. Na tak način večino potrebnih informacij za analizo dela zberejo delavci sami. Zato jih tudi ne marajo preveč, ker jim jemljejo dragoceni čas. Precej časa pa za analizo zbranih podatkov potrebujejo tudi analitiki dela. (Svetlik I., 2002; ) Študij dokumentacije, tehnoloških oziroma delovnih postopkov, predpisov, navodil in podobno Pogosto uporabljena metoda, na osnovi katere lahko analitik pridobi zlasti začetne in sorazmerno objektivizirane informacije o tem, kaj mora delavec delati; opisujejo tedaj bolj normativno kakor dejansko stanje, vendar je tudi to zelo pomembno, v nekaterih primerih namreč zaradi narave dela med zahtevanim in dejanskim sploh ne more biti posebnih razlik. (Belčič F., 2002; 82) Lastno opravljanje dela Izjemno zanimiva metoda, pogosto najbolj verodostojna, saj analitik naloge in dolžnosti doživlja na lastni koži. Seveda pa je uporabnost metode (močno) omejena, saj je težko pričakovati, da bi analitik mogel na ta način spoznavati več delovnih mest. (Belčič F., 2002; 82) Maja Repe: Analiza in sistemizacija delovnih mest stran 19

20 3. OBSTOJEČE STANJE 3.1. PREDSTAVITEV PODJETJA VERUDELA D.O.O. Podjetje Verudela d.o.o. je bilo ustanovljeno konec leta 2003 ter s pridobitvijo franšizne pravice za blagovni znamki INTIMISSIMI in CALZEDONIA na področju Slovenije takoj tudi odprlo svojo prvo maloprodajno enoto v Ljubljani. Prodajni program pod blagovno znamko Intimissimi zajema spodnje perilo z dodatki, prodajni program pod blagovno znamko Calzedonia pa nogavice ter kopalni program. Zaradi izjemnosti in stalnosti ponudbe, ki jo dopolnjuje oblikovna dovršenost prodajaln in usmerjanje na popolnost v odnosu do kupca ter ob podpori različnih reklamnih akcij (revije, jumbo plakati, radio), je podjetje že takoj zabeležilo visoko rast, čemur so sledila odprtja novih maloprodajnih enot v večini večjih mest v Sloveniji. Danes uspešno posluje s trinajstimi maloprodajnimi enotami, v naslednjem letu pa načrtuje odprtje še dveh enot. V podjetju je zaposlenih 23 oseb, za občasno in dodatno pomoč pa podjetje najema študentsko delo PRAVNO-ORGANIZACIJSKA OBLIKA IN DEJAVNOST PODJETJA Pravno-organizacijska oblika podjetja je družba z omejeno odgovornostjo. Podjetje se ukvarja izključno le z eno vrsto dejavnosti, to je trgovina na drobno z oblačili. Po kriterijih Zakona o gospodarskih družbah (ZGD-1) 55. člen, spada podjetje med majhna podjetja DOSEDANJI IN PREDVIDENI NADALJNJI RAZVOJ PODJETJA S pridružitvijo skupini Calzedonia, ki s svojo strategijo že od leta 1986 uspešno prodira v svet, je podjetje postavilo temelje svoje dejavnosti. S pridružitvijo skupini, kjer ni ničesar prepuščeno naključju, kjer imajo franšizne enote možnosti za profesionalno in ekonomsko rast, za ustvarjanje svojega posla ter se navsezadnje počutiti varno, saj v ozadju matično podjetje neprestano skrbi za doseganje rezultatov uspeha, je podjetje Verudela d.o.o. od ustanovitve leta 2003 do danes v večjih mestih v Sloveniji odprlo 13 maloprodajnih enot, od tega pet enot Intimissimi Maja Repe: Analiza in sistemizacija delovnih mest stran 20

21 ter osem enot Calzedonia. V vseh enotah trži v skladu s franšizo prodajni program skupine Calzedonia, spodje perilo in dodatki pod blagovno znamko INTIMISSIMI ter nogavice ter kopalni program pod blagovno znamko CALZEDONIA. Enote se nahajajo v mestnih jedrih v Ljubljani in Mariboru, trgovskih centrih Mercator v Ljubljani, Domžalah, Celju in Kopru ter trgovskih centrih City Park v Celju in Europark v Mariboru. V marcu naslednjega leta podjetje odpira še dve enoti v trgovskem centru Supernova v Ljubljani. V letu 2006 je podjetje z enajstimi enotami ustvarilo 2,5 mio EUR prihodkov od prodaje, v letošnjem letu pa s trinajstimi enota načrtuje 4,0 mio EUR prihodkov od prodaje. Plan podjetja je v naslednjih dveh letih obstoječim enotam pridružiti še okrog 10 enot na odličnih lokacijah ter ustvariti cca. 8 mio EUR prihodkov od prodaje POSLANSTVO IN VIZIJA PODJETJA Da lahko postane najboljše na svojem področju, si je podjetje zadalo jasno vizijo doseganje in izboljševanje rezultatov na vseh ravneh poslovanja. Cilj, h kateremu stremi podjetje, sta kupec in njegovo zadovoljstvo. Zavedajo se, da je kupec vedno zahtevnejši in se temu tudi prilagajajo. Zadovoljen kupec pomeni tudi najboljšo reklamo. Hkrati pa vizijo podjetja oblikuje tudi skrb za zaposlene, saj se zavedajo, da brez zadovoljnih in motiviranih sodelavcev doseganje in izboljševanje rezultatov ne bi bilo mogoče ORGANIZACIJSKA STRUKTURA PODJETJA Obliko organizacijske strukture smo povzeli po obstoječem stanju in je nastala na osnovi delovnih procesov, potrebnih za celovito in učinkovito poslovanje podjetja. Osnovni princip oblikovanja organizacijske strukture podjetja torej sloni na delitvi dela in izhaja iz dejavnosti podjetja. Dejavnost podjetja tako razčlenjujemo na sektorje, te na delovne enote, delovne enote pa na delovna mesta, v okviru katerih so združena dela. Dela delovnega mesta so najbolj razčlenjeni elementi delovnega procesa oziroma aktivnosti, pri katerih delavec uporablja svoje telesne in umske sposobnosti, spretnosti in znanja, metode dela in delovna sredstva, ki so opredeljena z opisom delovnega mesta. Maja Repe: Analiza in sistemizacija delovnih mest stran 21

22 Z delovnim mestom združujemo dela, ki so praviloma sorodna in za opravljanje le teh se lahko delavec izobražuje po rednem programu izobraževanja za poklic. Delovna enota je prostorsko določena organizacijska enota z enim ali več delovnimi mesti in z enim ali več delavci. Oblikovanje delovne enote narekuje potreba po združevanju različnih delovnih mest za opravljanje posameznih ali več sorodnih delov spremljajočega delovnega procesa. Sektor je organizacijska enota podjetja, v katerem se združuje več po dejavnosti sorodnih delovnih enot. Sektor vodi direktor ali delavec, ki koordinira in usmerja dejavnost sektorja, tako da le-ta dosega ali služi za doseganje ciljev in smotrov podjetja. Če je v podjetju oblikovanih več sektorjev, delo med sektorji podjetja koordinira in njihovo delo vodi direktor. V upravno-računovodskem sektorju se izvaja upravna in finančno-računovodska dejavnost. V maloprodajnem sektorju se izvaja maloprodajna dejavnost. Oba sektorja vodi direktor kot poslovodni organ. Maja Repe: Analiza in sistemizacija delovnih mest stran 22

23 ½ LASTNIK DIREKTOR ½ LASTNIK UPRAVNO - RAČUNOVODSKI SEKTOR MALOPRODAJNI SEKTOR POSLOVNI SEKRETAR KOORDINATOR NABAVE IN PRODAJE MALOPRODAJNA ENOTA POSLOVODJA PRODAJALEC Slika 1: Organizacijska shema podjetja 3.6. ANALIZA OBSTOJEČEGA STANJA Podjetje je v začetku poslovanja usmerilo vso svojo pozornost in energijo v postavitev sistema maloprodaje v skladu s franšizno pogodbo. Poudarek je bil predvsem na iskanju ustreznih lokacij, prodaji, marketingu ter ustrezni usposobljenosti kadra za trženje prodajnega programa. Kadrovski postopki so se izvajali le kot zakonska obveza. Ker si organizacijski okvir maloprodajne enote lahko začrtamo kar v mislih (TRGOVSKI PODLOVODJA PRODAJALEC), kadrovski postopki res niso predstavljali kakšne večje obveznosti. Tako je podjetje že pri prvi zaposlitvi delavca pripravilo okvirno organizacijo in sistemizacijo del, katera pa zgolj zadovoljuje potrebe pri razvrstitvi delavcev v tarifne skupine ter vsebuje povsem posplošeno obliko opisa delovnega mesta, medtem ko se podjetje s podrobnimi opisi del in nalog, opisi delovnih izkušenj, z Maja Repe: Analiza in sistemizacija delovnih mest stran 23

24 delom povezanih odgovornosti, fizičnimi in umskimi napori, vplivi okolja ni ukvarjalo. Vendar pa se je s razširitvijo povečal tudi obseg zaposlenih ter s tem posledično tudi zahteva po ustreznejši ter predvsem uporabnejši sistemizaciji del. V shemi (tabela 1) so prikazani obstoječi opisi del in nalog po posameznih delovnih mestih v podjetju. Razvidno je, da so podatki pomanjkljivi, ne dajejo niti osnovne slike delovnega mesta, iz praktičnega vidika je ta shema popolnoma neuporabna. 1. DIREKTOR DRUŽBE Razvrščeno v tarifno skupino IX.- izjemno zahtevno delovno mesto Ustrezna strokovna izobrazba. Strokovna usposobljenost za vodenje družbe. Vodenje in organiziranje dela družbe skladno z veljavnimi zakoni in veljavnimi predpisi ter poslovnimi cilji. 2. KOORDINATOR NABAVE IN PRODAJE Razvrščeno v tarifno skupino VI.- zelo zahtevno delovno mesto Ustrezna strokovna izobrazba komercialne ali ekonomske smeri. Aktivno znanje italijanskega jezika, uporaba računalniških programov. Vozniški izpit B kategorije. Delo zahteva samostojnost. Zbiranje in posredovanje naročil, zagotavljanje optimalnosti zalog v skladu z potrebami prodaje po posameznih enotah, usklajevanje prodajnih enot novim zahtevam in prodajnim pogojem, poročanje o ugotovitvah in zahtevah kupcev, priprava vračil blaga dobavitelju, ostala dela in naloge. 3. POSLOVODJA MALOPRODAJNE ENOTE Razvrščeno v tarifno skupino V.- bolj zahtevno delovno mesto Ustrezna strokovna izobrazba komercialne ali ekonomske smeri. Načrtovanje, usmerjanje in usklajevanje maloprodajnih dejavnosti v družbi, načrtovanje in organiziranje programov Maja Repe: Analiza in sistemizacija delovnih mest stran 24

25 maloprodaje, skrb za ustrezno zalogo blaga v maloprodajni trgovini, prilagajanje ponudbe izdelkov željam kupcev, vodenje vseh potrebnih evidenc in dokumentov, skrb za nemoten potek dela v maloprodajni trgovini, razporeditev in izdelava plana delovnih ur in izrabe letnega dopusta za enoto, ostala dela in naloge. 4. PRODAJALEC V MALOPRODAJI Razvrščeno v tarifno skupino IV.- zahtevno delovno mesto Ustrezna strokovna izobrazba trgovske smeri. Nameščanje izdelkov na prodajne police in na razstavne prostore, pomoč kupcem pri njihovih odločitvah, seznanjanje kupcev z načinom pravilne uporabe in vzdrževanja izdelkov, opremljanje izdelkov z deklaracijami, skrb za snažnost in red v trgovini, ostala dela in naloge. 5. POSLOVNI SEKRETAR Razvrščeno v tarifno skupino VI.- zelo zahtevno delovno mesto Ustrezna strokovna izobrazba ekonomske smeri. Vozniški izpit B kategorije. Načrtovanje administrativne korespondence in osnutkov, vodenje terminskih planov, pregledovanje zahtev za sestanke, razporejanje in organiziranje sestankov, pomoč vodstvenim delavcem, pisanje zapisnikov, pisanje in odgovarjanje na poslovna pisma ter na razne druge dopise, skrb za prejeto in izdano pošto, skrb za nemoteno in pravilno sodelovanje z računovodskim servisom, ostala podobna dela in naloge. Tabela 2: Obstoječa sistemizacija dela v podjetju Maja Repe: Analiza in sistemizacija delovnih mest stran 25

26 4. SISTEMIZACIJA DELOVNIH MEST 4.1. DOLOČITEV CILJEV IN VSEBINSKEGA OKVIRA SISTEMIZACIJE Cilji prenove sistemizacije delovnih mest v podjetju Verudela d.o.o. so: o zagotoviti ustrezno podlago za kadrovske postopke o z opisom del in nalog podati jasno sliko aktivnosti delovnega mesta o opredeliti delovno mesto v skladu s predpisi o varstvu pri delu o določiti pogoje za zasedbo delovnega mesta o ovrednotiti delovna mesta z razvrstitvijo v tarifne razrede METODA ZBIRANJA PODATKOV Za zbiranje podatkov smo uporabili različne metode, in sicer kombinacijo vprašalnika, intervjuja, lastnega opravljanja dela ter opazovanja, pri čemer je vsak delavec z izpolnitvijo vprašalnika podal informacije o svojih nalogah in opravilih, ki jih opravlja znotraj svojega delovnega mesta, nepopolni ali nejasni podatki so se dopolnjevali s pomočjo intervjuja, dokončno analizo pa so dopolnili nadrejeni na osnovi opazovanj in ter lastnega opravljanja dela. Glede na sposobnosti opravljanja določenega dela smo določili minimalno izobrazbo za določena delovna mesta, medtem ko je minimalna izobrazba na delovnem mestu prodajalec in poslovodja prodajalne predpisana, in sicer na podlagi Zakona o trgovini (Uradni list RS, št. 18/93) in Pravilnika o minimalni stopnji izobrazbe oseb, ki opravljajo trgovinsko dejavnost (Uradni list RS, št. 28/93 in 57/93). Podatki o naporih in delovnem okolju so opredeljeni v skladu s predpisi o varstvu pri delu z oceno tveganja SHEMA ZA ANALIZO DELOVNIH MEST Shemo za analizo delovnih mest smo delno povzeli po shemi iz knjige Proces zaposlovanja kadrov (Belčič F., 2002; 235). Shema v osnovi je sicer dokaj obsežna, zato smo le to prilagodili glede na dejavnost in potrebe podjetja. Tako smo v okviru začrtanih ciljev zbrali in analizirali podatke o naslednjih kategorijah: Maja Repe: Analiza in sistemizacija delovnih mest stran 26

27 1. Osnovni podatki o delovnem mestu: Naziv delovnega mesta Šifra Organizacijska enota Neposredno nadrejeno delovno mesto Vodstveno delovno mesto Osnovne podatke o delovnem mestu smo pridobili iz organizacijske sheme podjetja. Le-to smo oblikovali po obstoječem stanju in je nastala na osnovi delovnih procesov, potrebnih za celovito in učinkovito poslovanje podjetja. Shema prikazuje strukturo delovnih mest ter povezavo med njimi, nivoje odločanja ter odgovornosti. Nazive delovnih mest smo poimenovali na osnovi njihove vsebinske značilnosti. Šifre delovnim mest nimajo vloge, neposredno nadrejeno in vodstveno delovno mesto smo povzeli iz organizacijske strukture podjetja. 2. Organizacijsko-tehnični podatki o delovnem mestu: Opis del, nalog in aktivnosti Osnove za delo Delovni čas, oblika Vrsta dela Delovno okolje Odgovornost Napori Na podlagi izpolnjenih vprašalnikov, intervjujev ter dokončne ocene nadrejenih smo oblikovali opise del in nalog delovnih mest. Opredelitev vsebine dela, nalog in aktivnosti je tako široka, da ne dopušča dvoma o vrsti dela, ne vsebuje pa postopkov dela. Delovno mesto praviloma sestavljajo naloge z enako poklicno oziroma zahtevnostno stopnjo. Med osnove za delo se šteje uporaba potrebnih pripomočkov, orodij, materiala za delo, uporaba predpisov, navodil. Med vrste dela smo opredelili pretežne vrste dela, npr. za tekočim trakom, hiter tempo dela, vsiljen ritem dela, monotono delo, delo brez posebnega sodelovanja z drugimi, skupinsko delo, delo s strankami, terensko delo, delo na domu, delo na daljavo, drugo. Podatke o osnovah za delo in vrsti dela smo pridobili iz vprašalnika. Delovno okolje smo opredelili glede na kraj pretežnega opravljanja dela, npr. v zaprtem, odprtem prostoru, na prostem, na višini, na premikajočih predmetih in podobno. Opredelili smo ekološke obremenitve, nevarnosti, tveganja oz. neugoden Maja Repe: Analiza in sistemizacija delovnih mest stran 27

28 vplive delovnega okolja, ki presegajo normalne vrednosti, opredelili obremenitve oziroma nevarnosti, ki so škodljive za zdravje in pojavljanje nezgod in poškodb pri delu ter opredelili potrebnost predhodnega in obdobnega zdravniškega pregleda. Podatke smo povzeli iz Ocene tveganja ter opravljenih meritev na delovnem mestu. Odgovornost smo opredelili s treh vidikov, in sicer: - izvajalska odgovornost, ki pomeni odgovornost za rezultate lastnega dela, in se opredeli glede na to, kolikšna je stopnja samostojnosti pri odločanju o načinih in postopkih z izvedbo del in nalog, kolikšna je možnost, da delo kontrolira nadrejeni delavec, kolikšna je možnost, da se odločitev odloži in predloži v presojo drugim ter kolikšna je možnost, da kljub skrbnemu in strokovnemu delu nastanejo negativne oziroma škodljive posledice odločitve oziroma ravnanja; - materialna odgovornost, ki se opredeli kot odgovornost za uporabe delovnih sredstev, predmetov dela in blaga ter - vodstvena odgovornost, ki se opredeli kot odgovornost za načrtovanje, organiziranje, usklajevanje in doseganje poslovnih ciljev ter rezultatov, varno delo, izbiro in razvoj sodelavcev ipd. Podatke o odgovornosti smo povzeli iz vprašalnikov, uskladili z intervjuji ter dokončno opredelili z vodstvom podjetja. Napore na delovnem mestu smo delno povzeli iz opisov del in nalog ter jih dopolnili s podatki iz Ocene tveganja. Med napore smo opredelili napor čutil, kjer smo opredelili napor vidnih funkcij, sluha, otipa, okusa, vonja, fizični napor, ki smo ga opredelili glede na delovni proces, ki lahko vključuje različne statične telesne aktivnosti in obremenitve v nenaravnem ali prisiljenem položaju, prisiljenem ritmu dela (dvigovanje in nošenje lažjih ali težjih bremen (do 10 in nad 10 kg), delo kleče, stoje ali sede). Pri opisih smo dodali povprečni čas trajanja obremenitve. Ter umski napor, ki smo ga opredelili glede na zahtevnost miselnih operacij, ki so potrebne za reševanje problemov, pri čemer smo upoštevali stopnjo programiranosti dela, kompleksnosti del in nalog ter stopnjo zahtevnosti pri stikih s strankami. 3. Kadrovski podatki o delovnem mestu: Stopnja izobrazbe in smer izobrazbe Šifra izobrazbe Šifra poklica Dodatna znanja ter veščine Delovne izkušnje Psihofizične lastnosti Stopnjo izobrazbe in smer izobrazbe smo opredelili alternativno ali okvirno, vendar tako, da zagotavlja minimalna a ustrezna znanja in sposobnosti za opravljanje del na delovnem mestu. Za delovni mesti Poslovodja prodajalne in Prodajalec pogoje Maja Repe: Analiza in sistemizacija delovnih mest stran 28

29 minimalne izobrazbe določa Pravilnik o minimalni stopnji izobrazbe oseb, ki opravljajo trgovinsko dejavnost (Uradni list RS, št. 28/93 in 57/93), pri čemer pogoj izpolnjujejo: - osebe, ki imajo dokončan najmanj izobraževalni program: Trgovski in živilski poslovodja, Ekonomsko komercialni tehnik, Aranžerski tehnik, Trgovska akademija ali Podjetniško poslovanje - osebe, ki imajo dokončano VI. ali VII. stopnjo, ne glede na smer - osebe, ki jim je bila priznana strokovna usposobljenost z internim aktom - osebe, ki imajo uspešno opravljen preizkus strokovne usposobljenosti za trgovskega poslovodjo pri Gospodarski zbornici Slovenije (GZS). Šifro izobrazbe smo opredelili iz Šifranta strokovne izobrazbe, šifro poklica pa iz Standardne klasifikacije poklicev. Zahteve po dodatnih znanjih in veščinah, kjer smo opredeljevali znanje slovenskega jezika, znanje tujih jezikov ter potrebe po drugih znanjih (usposobljenost za delo z računalnikom, vozniški izpit, strokovni izpit ) z ocenami osnovno in zahtevno, smo pridobili iz vprašalnika. Iz vprašalnika smo pridobili tudi podatke o zaželenih oz. potrebnih delovnih izkušnjah na delovnem mestu ter jih opredelili po dolžini in vrsti. Psihofizične lastnosti smo opredelili na osnovi podatkov iz vprašalnika ter intervjuja z vodstvenimi delavci. Med te smo šteli komunikativnost, vodstvene, organizacijske in pogajalske sposobnosti, sposobnost sprejemanja odgovornosti, sposobnost koncentracije, smisel za timsko delo in motiviranje, sposobnost dela z ljudmi, drugo. V shemi smo za posamezno delovno mesto opredelili tudi druge lastnosti oz. pogoje delovnega mesta. Tako smo določili potrebe po opravljanju in trajanju poskusnega dela za posamezna delovna mesta ter morebitne druge posebne pogoje za zasedbo delovnega mesta. 4. Podatki o plači in bonitetah: tarifni razred plačni razred dodatki k plači bonitete. Na osnovi 8. člena Kolektivne pogodbe dejavnosti trgovine Slovenije (Uradni list RS, št. 111/2006) smo delovna mesta razvrstili v tarifne razrede glede na zahtevnost dela: I. tarifni razred (enostavna dela). Pomožna in enostavna dela, za katera se pravilom na zahteva posebnih znanj. Maja Repe: Analiza in sistemizacija delovnih mest stran 29